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仕事をスムーズに進める15個の知恵

仕事をスムーズに進める方法

仕事をスムーズに進めるための15個の知恵です。

それほど難しいことはやっていませんが、この方法を徹底することで年間4億程度の売上を上げています。

企画書は80%完成したら提出する

企画書・提案書は完成度80%で一度提出します。

理由は100%で提出すると、「指摘を受け入れにくい」「変更に時間がかかる」からです。

80%であれば指摘されても受け入れやすいですし、変更も短時間でできます。

自分では完璧だと思っても、上司から見ると指摘するべきか所がいくつかあるものです。

なので80%の完成度で一度提出し、上司の反応をみます。

キーマンには事前に根回しをする

社内で企画や提案を通すために、重要なのがキーマンへの根回しです。

事前に今考えていることに対して意見を求めておくと、後々やりやすくなります。

逆に相談をせずに話を進めると、すねてしまうこともあるので、キーマンには必ず根回しを行います。

日頃から相手の役に立つ

社内で人間関係を構築しておくと、普段の業務も進めやすくなります。

そのためには、依頼されたことは120%の力でこなし、情報も重要な人から報告するようにしていきます。

人は「重要感」を得られると、相手を信頼するようになるものです。

些細なことの積み重ねが、後々生きていきます。

上司に手柄を譲る

上司を味方につけると、色々な面で仕事が進めやすくなります。

そのために、上司に手柄を譲ることも大切です。

例えば100%決まっている案件でも、最後の一押しに上司を連れてき、話をしてもらう。

そして案件を上司にまとめてもらえば、そのまま手柄にしてもらうことができます。

腰巾着のようですが、こういった気遣いをすることで、上司の信頼を得られるものです。

メールでタスク管理を行う

ToDo管理やタスク管理用のツールが数多く出回っていますが、一番便利なのはメールソフトです。

受信したメールは、処理が終わったものから会社別のフォルダに、移動させます。

仕事の指示を受けたときも、上司に内容確認のメールを送っておき、処理が終わるまで受信フォルダに保存してます。

こうすることで受信フォルダには、「終わっていない仕事」だけが残ることになります。

わざわざ転記したり、ソフトを立ち上げたりする手間を考えると、メールでタスク管理を行う方が効率的です。

片付けは退社前だけ行う

机の上の片付けは退社直前に1回だけ行います。

なぜなら日中に使ったり片付けたりを繰り返していると、それだけで時間が取られるからです。

よく使うものは机の上に出しておく

筆記用具や電卓、クリップや書類などで、普段からよく使うものは机の上に出しておきます。

そうすることで、出したりしまったりの手間を省くことができ、効率が上がります。

引き出しの中は一時的に物をしまう

書類などを片付けるときは、会社が指定した場所に片付けます。

引き出しの中に書類などをしまう際は、一時的な保管場所だと決めておくことが大切です。

メールでの確認は「賛成なら返信不要」にする

会議の出欠確認や、企画に対する賛否をメールで確認するときは、出席、または賛成の場合は返信不要にします。

こうすることで片側の意見だけを集めることができ、集計が楽になります。

指示を受けたら復唱を期日の確認をおこなう

上司から仕事の指示を受けたら、内容の確認を必ず行います。

できればメールを使い、文章として残すことがたいせつです。

また期日も確認することが大切です。

受けた仕事は内容確認のメールを送る

お客様、あるいは上司から仕事を受けた場合は、内容を確認するメールを必ず送ります。

聞き間違いや勘違いを防ぐためにも、文章で残すことが大切です。

仕事の指示は口頭とメールで行う

部下や後輩に仕事を指示するときも、直接言うだけではなく、内容をまとめてメールを送付します。

聞き間違いや、「言った言わない」のやり取りは時間を大きくロスします。

履歴を文章で残すことが大切です。

人に仕事を任せる

人に任せられる仕事は、積極的に任せます。

一人でできる仕事量には、必ず限界があるものです。

無理をしても先に進みませんから、人に任せてしまうのも方法の一つです。

出来ないことは引き受けない

ときは仕事を断ることも大切です。

自分のキャパを超えた仕事量を抱え込んでも、苦しむのは自分だけです。

出来ないことは出来ないと、はっきり伝えることは、相手のためにもなります。

電話がつながりやすいのは10時15時17時

お客さんを電話で捕まえやすいのは、朝一・午後一・休憩明けです。

とくに10時と15時は、仕事がひと段落して席に戻ってくることが多い時間帯。

また17時は会議などを行っていても「いったん終わろうか」と、なりやすい時間です。

狙って電話をかけることで、相手を捕まえやすくなります。

最後に

仕事をスムーズに進める15個の知恵を紹介しました。

ぜひ参考にしてみてくださいね。


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