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仕事を早く終わらせる8つのコツ

仕事を早く終わらせる

ふっと集中力が途切れて何をやっても気力がなくなる。20歳のころからの変なクセですが、毎年まるで波のように無気力になる時期があります。

集中して張りつめていた糸が切れたようなあの無気力感。それが今また訪れています。

こんな時は少しでも早く仕事を終わらせて家に帰りたい。そして、好きなことに没頭したいのです。

と言うことで、仕事を早く終わらせるにはどうすれば良いのか、実践しているコツを紹介します

 

タスク管理はメールを使う

まず、その日やるべきことを一目で把握できるようにします。

ぼくは営業なので、社内で処理する仕事は必ずお客からのメールで始まります。つまり、メールの管理がきちんとできていればタスク管理は必要ないのです。

メールでタスク管理する方法は簡単。処理が終わったメールを取引先ごとに分けた受信ボックスへ移動させていくだけ。

メール管理の方法

こうすることで、受信フォルダを見ればどんな仕事が残っているのか一目でわかります。

社内から依頼される仕事も、口頭や書類で指示を受けても必ずメールでも入れてもらうようにしています。

処理が終わっていない仕事が何なのか、受信ボックスに残っているメールの量で把握できますし、仕事を付箋やToDoリストに転記する必要が無くなるのが利点ですね。

 

すぐにやる

仕事は指示された、依頼があった時すぐに取りかかることが大切です。

「あとでやろう」「まだ記事まで時間がある」

などと考えてしまうとひたすら仕事が増え続けます。

量を増えてしまうと焦りがうまれ、思うように仕事が進まなくなりますから、ためないようにすることが大切です。

 

時間を決める

1つの仕事にかける時間を決めておきましょう。

10分なら10分。2時間なら2時間と、決めた時間内に終わらせることが大切。

時間を決めずに仕事をしていると、つい無駄話をしたり、関係のない仕事に手を付けたりしてしまいます。

最初からきっちりと決めることは難しいですが、数をこなせば高い精度で管理できるようになります。

 

二度手間を防ぐ

仕事を指示されたとき、分からないことや曖昧なことはその場で確認し、ゴールも確認しておきます。

共通の認識とするために、指示を受けた内容と期日はメールで返信しておきましょう。

こうすることで、認識違いや勘違いを防ぐことができ、二度手間を減らすことが出来ます。

 

すぐ聞く

仕事を進める中で分からないことが出てきたら、一人で考えずすぐに確認することも大切。

自分で考えることも大切ですが、考えてばかりいては仕事が進まなくなります。

指示を出した人や優秀な社員に確認して、効率よく仕事を進めましょう。

 

人の手を借りる

言い方を変えると「仕事を人にふる」です。

1人で仕事を抱え込むとどうしても終わらなくなることがあります。簡単な事務処理や誰でも出来る雑務は手の空いている人に任せましょう。

また、自分が得意でないことも誰かに手伝ってもらうことで早く進むようになります。

管理職でなくても適材適所を意識して、人の手を借りることは大切なことです。

 

休むときは休む!仕事にメリハリを付ける

働きっぱなしだと疲れます。たまに休憩時間を潰してまで働いている人がいますが、休まずに働いても仕事が早く終わることはありません。

昼休憩や10分休憩など、休めるときは必ず休む!これが意外と効きます。お昼に10分ほど寝るとさらに効果的。

仕事を早く終わらせるにはやる時はやる、休むときは休む。このメリハリが大切です。

 

1つの仕事に集中する

1つの仕事に集中し、余計な情報が入ってこないようにしています。

例えばAと言う仕事をしているときに、Bと言う仕事の話をすると、Aの仕事に戻った時Bの話をする前の集中力まで高めるのに意外と時間がかかります。関心ごとが違う方向に向いてしまうからですね。

Aの仕事をやっているときは、そのことだけをやっていた方が早く終わります。

今取り組んでいる仕事に集中しているときは、たとえお客さんからの電話でも後でかけ直すようにし、集中力を切らさないようにしましょう。

 

まとめ

仕事を早く終わらせるコツは次の8つ。

  1. メールでタスク管理する
  2. すぐにやる
  3. 時間を決める
  4. 二度手間を防ぐ
  5. すぐ聞く
  6. 人の手を借りる
  7. 休むときは休む
  8. 1つの仕事に集中する

聞いてみると当たり前のことですが、実践するとなると意外と難しい。まずは出来ることから1つずつでも試してみてください。

きっと、効果が実感できますよ。


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