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短納期をメールで依頼するときの注意点

休むなメール

仕事の都合でどうしても短納期を依頼せざるを得ないケースがあります。

短納期を依頼するメールは書きづらいものです。
失礼に当たらないように、相手の気分を害さないように、最大限気を使って書く必要があります。

ですが企業によっては、相手の都合など一切関係なく短納期を依頼してくるものです。

この記事では短納期をメールで依頼するときの「例文」と、注意することを紹介しています。

短納期を依頼するメール【例文】

短納期を依頼するときの例文を紹介します。
ポイントはなるべく相手に配慮して、文章を書くことです。


いつもお世話になっております。
〇〇会社の▲▲です。

早速ですが、下記案件のご検討をお願いいたします。

品名:××××
品番:××××
数量:××××
納期:××××

本件受注確定案件で、納期は客先と調整済みです。
かなり短納期のため対応は難しいかと存じますが、これ以上遅らせることができません。

ご無理を申し上げ恐縮ではございますが、今後の受注もございますので、ご協力のほどお願い申し上げます。
後ほどお電話差し上げますので、対応についてご相談させてください。

よろしくお願いいたします。


だらだらと長い分を書いても相手には伝わりません。
要点をまとめてメールで連絡し、すぐに電話を入れ、できれば会いに行ってお願いすることが大切です。

納期前倒しをお願いするメール【例文】

次に納期の前倒しを依頼するメールです。


いつもお世話になっております。
〇〇会社の▲▲です。

早速ですが、納期〇〇月〇〇日でお願いしております、×××の件です。
突然のお願いで恐縮ですが、納期を1週間早めて▲▲月▲▲日に納品していただくことは可能でしょうか。

理由は客先の組み立て日程が早まり、本商品だけが間に合わない状況となっているためです。

状況をご配慮いただき、納期を前押ししていただけると幸いでございます。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。


納期の前倒しもメール連絡だけでは不十分です。
必ず電話連絡も入れ、必要があれば会いに行くようにしましょう。

短納期の依頼でやってはいけないこと

短納期を依頼するメールでやってはいけないことがいくつかあります。

  • 休日を無視しない
  • 相手の都合も考慮する
  • 物理的に不可能な依頼をしない

取引先にも都合がありますし、休日もあります。
それらを無視するような短納期依頼はするべきではありません。

実際に送られてきた迷惑な短納期依頼を紹介します。

◆営業日を工期にすり替え、休日を無視した短納期メール

「標準工期は営業日で20日になります」と連絡した後の返信メール。
「1月6日納期でお願いします。工期20日ですと12月16日にお願いすれば間に合いますね」

◆12月26日~1月4日まで正月休みの会社に送られてきた短納期メール

「お世話になります。12月25日に出図しますので、1月5日納期で製作をお願いします」

◆4月29日~5月6日まで連休の会社に送られてきたメール

「ちょうど5月3日はそちら方面に行っていますので、検査して頂けませんか?」

◆あからさまに「休むな」というメール

「まさか土日休んだりしていませんよね? 休んでいて間に合わないのは認められません。詳細日程を提出してください」

短納期対応は取引先の協力がないと成り立ちません。
自分の都合だけを押し付ける連絡は避け、相手の都合を考慮しながら交渉していくことが大切です。

最後に

一部の企業で長時間労働が蔓延するのは、取引先が無茶な納期を要求してくるからです。

ひどい会社では「やらないなら二度と仕事を出さない」という脅しまですることがあります。
客先を失わないためにはやらざるを得ないのです。

何度も書きますが、短納期対応は取引先の協力がなければ成り立ちません。
間違っても自分の都合だけを押し付けるメールは、送るべきではないのです。

相手の都合も考え、お互いWin-Winの関係になることが大切です。

短納期メールを送るときは、失礼がないか十分に注意してください。


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