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働き方を考えるブログ

仕事の効率を上げるタスク管理ツールを3つ

働き方コラム 働き方コラム-効率化

 管理しようとすればするほど、管理することが目的になっていきます。管理しないのが一番の管理方法です。

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一番良いのは管理しない事!

なんですが、タスクにしろToDoにしろ管理しないと忘れることもあります。後で挽回出来れば良いんですが、忘れた事で取り返しのつかない事態になることも・・・。

と言わけで、誰でも簡単に出来てとっても便利なタスク管理のツールを紹介します。

 

メモと付箋

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タスク管理の王道はメモと付箋です。これに勝るツールは無いと言っても過言じゃありません。

どんな事でも基本が大切、まずはこの二つを使いこなしましょう。

使い方は簡単! 電話の伝言や、新しい仕事をメモるだけ! 誰でも出来ます。とは言えやみくもに書いても何の役にも立たないので、仕事の内容によって使い分けます。

 

メモの使い方

まずはメモ。基本はコピー用紙の裏紙を使います。わざわざ買うなんてもったいない! 会社に行けば裏紙が腐るほどあるはず。A4用紙の裏紙を見つけて1/4にカットして使います。

メモに書くのは伝言やすぐに対応しないといけない仕事。

しょせん裏紙ですから、お金がかかっていない紙は気が付くとどこかに無くなってしまいます。なので、メモにはすぐに対応する内容のみ書き込みます。

基本はメモ1枚に1つの用件です。2つも3つも書くとメモが捨てられなくなります。

 

付箋の使い方

付箋には期日まである程度時間がある仕事を書きます。注意してほしいのは優先順位で色分けしない事

期日までの日数や優先順位で色分けをすると、管理することが目的になります。それに、今日は期日まで1週間あっても明後日には5日になりますよね。毎日変わるものを基準に管理すると、毎日書き直さないといけません

すると、毎日付箋を書きなおすのが通常業務のような気がしてきます。

付箋には、期日と内容をサッと書いて、パソコンや手帳、カレンダーに貼っておく。

終わったらはがして捨てるだけにします。

 

手帳代わりにジョルテカレンダー

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アポイントの管理は手帳が向いています。向いているんですが、そんなにアポイントって取りますか? ルートセールスだとアポ関係なく回りませんか?

アポイントの管理はカレンダーに書きこむのが分かりやすい。でも、絶対量が少ないと手帳にカレンダーを入れるだけで結構な厚さになります。

そこでおすすめなのがジョルテカレンダー。

www.jorte.com

色々と連携出来ますし、パソコンとスマホで同期出来るのがとてもありがたい。スマホでToDoリストをカレンダーと並べて表示すれば、その日の大切な予定が簡単に分かります。

手帳も厚くしなくて済みますし、その分他の内容を書くことも出来ますよね。Googleカレンダーとも同期が取れるのもありがたい。iPhoneもAndroidもアプリがあるからすごく使いやすい。

アポイントの管理はジョルテカレンダーがお勧め。

予定が書き込まれたカレンダーを表示させるのはスマホのトップ画面。パスワードを解除した時に真っ先に目に入る場所です。

このアプリでToDo管理も出来ますが、アプリでToDo管理をしても間違いなく忘れますのでやめましょう。カレンダーで管理するのは、約束の日時と場所だけです。

 

ジョルテ - カレンダー&システム手帳

ジョルテ - カレンダー&システム手帳

 

 

 

付箋を貼るのが面倒になったらWindowsの付箋がお勧め

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Windows7以降かな? 標準のアプリとして付箋が入っているんですが、これがかなり便利です!

付箋の悩みは、ノリが弱くなってはがれてしまう事。でもアプリを使ってデスクトップに貼っておけばはがれる心配もない。

さらに付箋アプリはものすごく軽いので、動作を邪魔することもありません。

出社するとまずパソコンを立ち上げると思いますが、デスクトップ上に貼られるので必ず目に入ります。だからついうっかりを防ぐのに最適です。

無料でここまで使いやすアプリはなかなかありません。せっかく有るんですからぜひ使ってください。

 

メールでの依頼はメールソフトで管理

見積り依頼や調査依頼等々、取引先からメールで依頼が来ることも多いはず。もしメールの内容を付箋やメモに書きだして管理しているのなら、二度手間な上に受信したメールがあふれていて何が何だか分からなくなっているはず。

メールはメールソフト内で管理するのが一番簡単です。

まず、受信フォルダに五十音順にフォルダを新しく作ります。「あ行」「か行」と作っていけば10個フォルダが出来るはず。

さらに取引先ごとのフォルダを該当する行の中に作ります。例えばNECなら「あ行」の中です。

ここまで出来れば後は簡単。受信フォルダには未処理のメールだけを残すようにして、処理済みのメールを先ほど作った取引先ごとの該当するフォルダに移動します。

一度整理してしまえば受信フォルダの中には未処理のメールだけになるはずです。

これなら、メールを見るだけでどんなタスクが残っているのか一目で分かります。それに、受信メールを取引先ごとに分けることで、後追いもやりやすくなります。

整理するのにちょっと時間がかかりますが、便利なのでぜひ試してください。

 

最後に

管理しないのが一番の管理です。どうやれば簡単に分けられて作業モレが無くなるかを考えていくうちに、この形にたどり着きました。

タスク管理の方法もツールも、色々なものがあふれるほどあります。片っ端から試してみれば自分に合ったものも見つかるかもしれません。

でもそれは、仕事を効率的に進める方法ではなく、管理するための方法を探しているんですよね。

仕事をスムーズにこなすには、どうやれば管理しないで済むかを考えた方が楽です。

ToDoリストを作ることを勧める人もいますが、リストを作ってる時間があれば、仕事を進めることも出来ます。

毎日10分、ToDoリストを更新する時間を作る。

その10分でメールが何本処理できるか。考えてみてください。

仕事を管理するために、管理するソフトを入れて、それを管理するために毎日確認して・・・。こうなると本末転倒です。

 

究極の管理は管理しないこと。

仕事の効率を上げる一番の方法は、すぐやることです。

 

どうしてもリストにしないと分からないときは、あれもこれもと無理な量の仕事受けていないか、確認してみてはいかがでしょうか。

 


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