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働き方を考えるブログ

仕事は先を見て優先順位を決めて進めないとどつぼにはまる

働き方コラム 働き方コラム-効率化

仕事は先を見て優先順位をつける

後2日後に大切なお客様がいらっしゃいます。取引先の中で売上金額がダントツで多い、お客様です。

当然、担当している部長も貼り切っています。特に今回は、新商品のプレゼンをしなければいけません。当然準備万端。だったらよかったんですけどね。

2日前になって「ぶのしが説明しろ」と、いきなり無茶ぶりをされました。お客様が来ることは1か月以上前から分かっていた事なのに、何故2日前・・・。

そんな訳で、仕事は先を見て段取りをきちんと組まないと、どつぼにはまるよと言う話です。

 

「まだ何日もある」と言う考え方は危険

前もって分かっていることなら事前に準備ができます。自分で出来ないことは人に依頼することも出来ますし、資料をそろえるとしても十分な時間が作れます。

「あと1か月もある」

こう思うからぎりぎりになって慌てることになるんです。そしてどうしようも無くなって「やっといて」と言う無茶を部下に指示することになります。あるいは「どうしよう」と慌てることになるでしょう。

指示した本人はこれで良いんですが、指示された部下はたまったものじゃありません。今回の例で言えば、1か月準備に時間を取れたはずなのに、部長が「あと1か月もある」と、のんきに過ごしてきたおかげで、「部下」がたった2日でプレゼンの準備をすることになっています。

仕事だからやりますが、納得いきませんよね。「お前が説明しろ」って話です。こうなると部下の心の中には「この上司は信用できない」と言う気持ちが生まれます。段取り一つも組めないんですから。

え? 忙しいから出来なかった?

1月前に一言言えば済む話です。忙しかったからは理由になりません。

自分で後回しにして自分の首を絞める分にはどうぞご自由に、甘く考えた結果ですから、存分に苦しんで恥をかいてください。そうすれば、「2度と失敗はしない!」と、強く思えます。

恥をかくことは最高の勉強です。

 

目先の仕事だけをこなすのは三流以下

二流も一流もどんな人かは知りませんが断言します。目の前にある仕事に追われて、目先の仕事しか見えない人は、絶対に成長しません。

ましてや目の前の仕事もこなせずに人に迷惑をかけるのは三流以下。論外です。

仕事はすぐやるのが溜めずに流すコツですが、忙しくなってきた時は優先順位をつける必要があります。

優先順位もつけず目先の仕事だけを追いかけていると、予想外に手のかかる仕事が出てきてどつぼにはまることになります。

 

優先順位の付け方

どんなに忙しくてもすべての仕事ざっと目を通します。ざっと見るだけなら5分もかかりません。期間が長くてもすぐやる必要があることや、人に手伝ってもらう事などを分けていきます。

そして大体の作業時間を見積ります。色々な仕事を経験していれば、時間を見積るのはそれほど難しい事じゃありません。

つぎに期日を確認します。明日までなのか、来週か来月かで全然違いますよね。

これをやらずに納期だけを見てとにかく時間がないものから処理していくと、前述の部長のようなことになります。納期があると言うことは、それだけ時間がかかるかもしれないと言う事です。

最優先は作業時間の見積もりが長く、期日が近いものです。

見積もり作業時間が30日で期日まで30日ならそれも最優先です。今からやらないと間に合わないんですから、当たり前ですよね。

次が人に手伝ってもらう必要があるものです。自分で見積った作業時間がそのまま他の人にあてはまるとは限りません。手伝ってもらう必要があるのなら、早めに依頼しましょう。

一番優先順位が低いのは、作業時間が短く、期日まで余裕があるものです。優先順位は低いんですが、この手の仕事は下手すると処理するのを忘れてしまいます。

時間をかけずに処理出来るんですから、空き時間が出来たらコツコツとやりましょう。ためるのはダメです。どんな簡単な仕事もたまると処理出来なくなります。

 

最後に

2日後のプレゼンを控え、明日は出来た資料を元に確認を行うそうです。「前日なら不備があっても直せる」そう言っていました。

自分で資料を作ったことがないのか、そんな短時間できるほど仕事が早いのか。2日で出来るなら自分でやってほしいですね。ぼくにはそんな短時間で資料を作る能力はありませんから。

今日は午後から急ピッチでプレゼン資料を作りました。説明の裏付けをを調べたり、パワーポイントを作ったり。もうどたばた騒ぎです。

「本当はこう作りたい!」

そんな思いもありますが、何しろ時間がない。とても満足のいく資料にはなりませんが、格好が付く程度には出来あがりそうです。

目先の仕事に追われるとこうなります。仕事は追われるより、追いかけるものです。

追われると追いかけるの違いは、「しなければならない。」と思うか「したい!やりたい!」と思うかです。

どっちが楽しいかなんて、考えなくても分かりますよね。

 


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