読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

bunoshi

働き方を考えるブログ

時間がない、いつも忙しいと言う人の特徴と対策

働き方コラム 働き方コラム-効率化

時間がない、いつも忙しいと言う人の特徴と対策

あなたの周りにもいつも忙しそうに働いている人がいませんか?

いつも忙しそうにしている人は、「昨日は23時に帰った」と遅く帰った自慢や、口癖のように「忙しい」を連呼して忙しい自慢をする面倒臭い人、要領が悪くてどんどん仕事が溜ってしまう人もいます。

ここでは忙しい自慢をする人は端に置いておいて、要領が悪くて仕事が溜ってしまう人、自分では理由が分からないけどとにかく時間が足りないと言う人の特徴と、その対策を紹介します。

 

机の上が汚い

「机の乱れは心の乱れ」心が乱れていたらじごとに追われて時間が無くなるのは当然かもしれません。心の乱れとは関係なくても、汚れた机では必要な資料を探すのも一苦労。預かった書類は他の書類と紛れてどこかに言ってしまう。メモをとってもそのメモがどこにあるのか解らない等々。

机の上が汚いと、資料やメモを探すのに時間をとられます。たとえ探す時間が2分3分だとしても、毎回探していたら馬鹿にならない時間を無駄にしていることになります。スムーズに仕事を進めるには机の上も出来れば引き出しの中もきれいに整理しておきましょう。

机を整理するコツ

机を整理するのは意外と簡単、次の事を実践すればあっという間にきれいになります。

1.不要な物は捨てる

いつか使うかも。後で見るかも。とおもい、ついついどんな資料でも保管していませんか? この使わない資料が机の乱れる原因です。

片付けるには1年以上前のものと1年以内のものにわけ、1年以上前の資料はすべて捨てます。あ、でも保管期間が決まっている資料は捨てないようにしましょう。それ以外は捨てて問題ありません。

2.保管場所を決める

見積りなら「回答待ち」「受注」「失注」に分け、受注したら「回答待ち」から「受注」に移動。失注したら「回答待ち」から「失注」に移動させ、半年立ったらファイルにとじて保管します。

それ以外の書類は、履歴として残すべき物は専用のファイルを作り閉じる。「〇〇の案内」とか「メモ」については机の端に置き場所を決めておきます。保管した書類は3カ月、半年と期間を決めて確認し、不要な物は捨てるようにします。

整理整頓のコツは捨てること

整理するには捨てるしかありません。何でも取っておくとどんどん増えて行き、置き場を無くした書類が机の上にあふれて乱れていきます。机の上が汚い人を何人も見た事がありますが、物を捨てられない人が多いです。

いらないものは捨てましょう。これだけでかなりすっきりと片付きます。

 

自分で決めることができない

何をするにも誰かに相談しないと進められない、食事に行ってもメニューを決めるまで時間がかかる、出かける時も占いを頼りにしてしまう。とにかく自分で決めることができない人は、結果として時間が無くなっていきます。

優柔不断な人に多い気がしますが、悩んでいる時間がとにかく長い。悩む必要のない事までとにかく悩む。困ると人に相談してまた悩む。これだとどんどん時間が過ぎていきます。

性格を変えるのはなかなか難しいものですが、「やってみてダメならやりなおせば良い」と割り切って決断することも大切です。仕事でも失敗して悩み考えているより、一言謝って反省して気持を新たにした方が上手くいくことは沢山あります。

 

すべてを1人でこなそうとする

完璧主義者ほど1人でやろうとします。完璧を求めるあまり自分で仕事を増やしてしまったり、人に任せると8割の出来になるからとすべてを自分でやろうとしたり。

人を信用していないようにも見えますが、信用してないわけではなくて自分でやらないと、確認しないと気が済まないんですね。だから受注にも首を突っ込むし、生産にも口を出す。気にならなければ自分で手直しを始めて完璧にならないと出荷しない。そんな人がぼくも周りにも何人かいます。

不具合が起きると品質管理に任せることが出来ず、自分で調べ出して自分で報告書を作って自分で説明に行く。こんなことをやっていれば時間が足りなくなって当然です。それに何でもかんでもやってしまうと人の仕事を奪うことになりかねません。

任せるべきことは任せる。そう割り切ることが大切です。

 

自分の時間は自分で管理する

「時間が足りない」と言う人はまず「自分の時間は自分で管理する」事を考えましょう。仕事にかかる時間や食事の時間、入浴の時間や趣味の時間。1日24時間ある時間をどう使うかは自分で決める必要があります。だれもあなたのスケジュールを管理してくれません。

自分の時間が自分で管理する。時間が足りない! と言う前に管理出来ているかどうか見直しましょう。

 

出来ないことは出来ないと言う

「NO」と言えない日本人。と言う皮肉があるほど断れない人が大勢います。忙しくて仕方がないのに「断ったら嫌われる」とか「上司の言うことだから」とか「出来ないと言ったら能力がないと思われる」なんて余計な心配をして、「分かりました」と言っていませんか?

出来ないことは出来ないと相手に伝えるのもマナーです。何も言わずにひたすら仕事を引き受けたとしたら、時間が足りなくなったのは、何も言わなかったあなたに責任があります。もし、仕事量が多すぎで期限までに終わらない物が出てきてしまったら、周りの人にも迷惑をかけることになります。

出来ないことは出来ない。そうはっきり言うことも大切な仕事です。

 

仕事に優先順位をつける

仕事の量が多すぎて時間が足りなくなるのなら、優先順位を見直しましょう。

期日が近く時間がかかる仕事から進めるようにします。厄介なのは、数分で終わるような簡単な仕事が大量にあるときです。本来であればこの手の仕事は引き受けた時にすぐやるべきです。

もし簡単な仕事が溜ってしまったら、1時間に10分ずつ簡単な仕事を進める為の時間を作り、気分転換に片づけるようにしてみてはどうでしょう。1つの仕事に1時間以上集中するのは困難ですし、ちょっとだけ別の仕事をやるのも良い気分転換になります。

そして、溜りきった仕事の目処が付くまで新しい仕事は断るようにしてください。

 

最後に

あまりにも仕事の量が増えると「会社が悪い」とか「なんて自分だけ」とネガティブな感情が湧いてくるもの。1度ネガティブになるとやる気がどんどん無くなってさらに仕事が溜っていく。と言う悪循環に陥ります。

もしネガティブな感情が生まれてしまったらこう考えてください。

「仕事のできる人にしか依頼は来ない」

あの人に任せれば大丈夫。そう思うからあなたに仕事を頼むんです。そう思えばネガティブになる必要はありませんよね。

後は効率よく仕事を進めるだけ。机の上を片付けて、お願いするところは人に任せ、優先順位をつけて進めてください。出来ないことは出来ないと言うことも時には必要です。

時間がない!と嘆いても誰も時間を増やしてあげることは出来ませんから。

 


----- カテゴリ -----
転職 30代の転職 働き方コラム 派遣から正社員 ニートから正社員 転職サイト 転職エージェント 雑記

転職30代の転職派遣から正社員ニート・フリーターから正社員働き方コラム転職サイト転職エージェント雑記ブログ運営
免責事項

Presented by bunoshi