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働き方を考えるブログ

仕事の優先順位の付け方。優先順位がつけられない人へ

働き方コラム 働き方コラム-効率化

仕事の優先順位

仕事は優先順位をつけて進める。

そんな事を一度は言われたことがあるはず。

よく聞く優先順位の付け方を順番にすると、

 

  1. 緊急で重要度が高い
  2. 緊急じゃないが重要度は高い
  3. 緊急だけど重要度は低い
  4. 緊急じゃないし重要度も低い

 

と言う順番を聞きませんか?

確かに優先順位の付け方としては、間違っていません。むしろこれ以外の正解を探すのが難しいくらいです。

 

ただこの方法だとね。

 

緊急かどうかは仕事のしめ切りで分かるのですが、重要かどうかって良く解りませんよね。

ぼく自身、上司から指示される仕事の納期は分かりますが、重要かどうかってわからないのですよ。

 

「どれが重要ですか?」

 

と聞けば、あーでもないこーでもないと、色々言われて結局「全部重要」に落ち着くのですから。

 

そんな重要度が良く解らない仕事をこなしながら、毎日定時で帰宅しているぼくが、優先順位の付け方を紹介します。

 

仕事はどれも重要

これな。

仕事ってどれも大切だし、重要なのです。当たり前ですが。

やらなくていい事はなかなかありませんし、後回しにしていい仕事もありません。

 

ましてや相手は上司。

 

指示された仕事を「これどのくらい重要ですか?」などと聞けないでしょう?

そんな事を聞いたら「全部重要だ」といわれ、お叱りを受けるのがオチです。

 

全ての仕事を自分で受注あるいは企画して、自分でこなしているのなら、重要度で優先順位をつけることも出来ます。

全部自分で管理しているのだから、優先順位をつけるのもそう難しくないでしょう。

 

でもね。

サラリーマンはそうはいかない。

 

指示されたらやらないといけません。

上司に口答えするのも難しい。いや、出来ないでしょう。

 

重要かどうかで優先順位をつけるのは難しい

以上の理由から、重要かどうかで優先順位をつけるのはなかなか難しい。

立場によっては、不可能な場合もあります。

 

理由は簡単。

 

全部重要だから。

 

重要じゃない仕事を指示されるようなら、仕事の出来ない上司か、仕事の出来ない部下のどちらかでしょう。

玄関の掃除やトイレ掃除、コピーだって重要な仕事です。

 

なので重要かどうかで優先順位をつけるのは、難しいのです。

 

優先順位は簡単か簡単じゃないか、納期があるかないかで付ける

そんな訳で、優先順位をつける時に大切なのは、重要かどうかではありません。

 

全ての仕事は重要。

 

この考え方を基本として、その仕事にかかる時間、終わらせないといけない納期で優先順位をつけていきます。

優先順位は次のようになります。

 

  1. 納期が近く時間がかかる仕事
  2. 納期まで時間があるが、作業にも時間がかかる仕事

 

これなら分けるのも簡単でしょう?

 

ちなみに厄介なのは、簡単に終わらせることができる仕事。

簡単に終わるので、納期まで時間があるかどうかは問題になりません。

 

ただこの簡単に終わる仕事がたまってしまうと本当に厄介です。

そして、すぐ終わるだけに後回しにされ、たまりやすいのもこの手の仕事なのです。

 

悩む暇があるなら手を動かせ

本当に忙しくてどうしようも無くて、優先順位をつけたい。

と言う人に優秀な人はなかなかいません。

 

え? なぜかって?

 

優秀ですから、優先順位をつけたいと思う前に付けています。

 

優先順位をつけたいと言う人ほど、簡単に終わる仕事を溜めこんでいるものです。

あるいは、人が良くて何でもかんでも引き受けているか、どちらかでしょう。

 

なので、優先順位を付け効率よく仕事を勧める方法は

 

  1. 能力を超える量の仕事を引き受けない
  2. すぐ終わる仕事は、いますぐやる

 

これが大切。

 

やべー、仕事多すぎだよ。優先順位つけなきゃ。

 

そんな事やってる暇があるなら、手を動かしましょう。

優先順位を考えている間に、簡単な仕事なら5・6個出来たりもしますよ。

 

最後に

最後に毒を吐きましたが、優先順位の付け方は簡単です。

納期と仕事にかかる時間で決めればいいのです。

 

重要かどうかは問題じゃない。

そもそも重要じゃ無い仕事って一体何なのでしょう。

 

仕事は全て重要。

 

そう考えれば、何を優先で進めるべきか、分かりやすくなるはずです。

 


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