bunoshi

転職と働き方を考えるブログ

仕事の優先順位の付け方。優先順位がつけられない人へ

仕事の優先順位

「仕事は優先順位をつけて進めるものだ」と、社会人なら一度は言われたことがありますよね。
そして優先順位の付け方は、次の順番になります。

  1. 緊急で重要度が高い
  2. 緊急じゃないが重要度は高い
  3. 緊急だけど重要度は低い
  4. 緊急じゃないし重要度も低い

この順番は優先順位の付け方としては、間違っていません。
むしろこれ以外の正解は探してもなかなか見つからないでしょう。

ただし問題点がひとつあります。

それは「仕事の重要度」がわかりにくいこと。

緊急かどうかは仕事の納期で判断することができます。
ですが「重要かどうか」は本人、あるいは指示した上司の主観で変わることが多い。

ぼく自身、上司から指示される仕事の納期はわかりますが、重要かどうかはわかりません。
念のため上司にどの仕事が優先かを確認しても、色々と言われて「全部最優先」に落ち着きます。

そんな経験、ありませんか?

この記事では仕事に優先順位を付ける方法について紹介します。
上司の気分に振り回されないためにも、ぜひ参考にしていただければ嬉しいです。

仕事はどれも重要

当たり前のことですが、仕事である以上全て重要です。
やらなくていい仕事はありませんし、後回しにすれば自分の首を絞めることになります。

ましてや上司から指示された仕事を「重要な仕事でしょうか?」とは聞けません。
仮にそんな聞き方をすれば、「全部重要だ」といわれ、お叱りをうけることになるでしょう。

すべての仕事を自分で管理しているのなら、自分で判断して優先順位を付けることもできます。
ですがサラリーマンですから、指示された仕事はやるしかありません。

自分の仕事も、指示された仕事も、全て重要な仕事。
まずはこのことを理解してください。

重要かどうかで優先順位をつけるのは難しい

以上の理由から、重要かどうかで優先順位をつけることは、難しいことがわかります。

あなたの立場によっては、優先順位を付けることが不可能な場合もあります。

たとえば課長や部長、先輩から同時に仕事の指示を受けたとしたら。

部長だから最優先。
先輩だから後回し。

そんな対応はできませんよね。

仕事を指示した側にとっても、指示された側にとっても、全て重要な仕事です。
後回しにしたり、仕事を無視することはできません。

つまり重要かどうかで優先順位をつけることは、難しいのです。

優先順位は難易度と納期でつける

仕事に優先順位を付けるときは次の2点を確認します。

  • 難易度
  • 納期

その上で優先順位を付けると、次の順番になります。

  1. 納期が近く難しい仕事
  2. 納期が遠く難しい仕事
  3. 納期が近く簡単な仕事
  4. 納期が遠く簡単な仕事

ひとつずつ説明します。

納期が近く難しい仕事

難しい仕事は終わらせるまでに時間が掛かります。
ましてや納期が近いのなら、最優先で処理しないと、納期に間に合わないかもしれません。

そのため、納期が近く難しい仕事が最優先になります。

納期が遠く難しい仕事

先ほども書いたように、難しい仕事は終わらせるまでに時間が掛かります。
納期があるからと安心していては、後々時間が足りなくなるかもしれません。

切羽詰まって仕事を進めると、ミスをする可能性も高くなります。

なので、納期が遠くでも難しい仕事は優先的に進めていきます。

納期が近く簡単な仕事

簡単な仕事であれば処理するのに時間が掛かりません。
たとえ納期まで時間がないとしても、空き時間に進めていけば十分間に合うでしょう。

とはいえ呑気に構えていると、処理しきれなくなります。
ちょっとした隙間時間をつかい、効率よく処理してください。

納期が遠く簡単な仕事

納期まで時間がある簡単な仕事は、優先度が一番低くなります。
ですがこの仕事の厄介なところは、たまりやすいことです。

「簡単だから」と油断してはいけません。

隙間時間を使い効率よく処理するか、手の空いている人に指示をして、代わりに処理してもらいましょう。
「簡単な仕事」なら自分で処理する必要はありませんよね。

人を使うことも、効率よく仕事を進めるためには大切なことです。

優先順位で悩むより手を動かす

本当に忙しくなってから優先順位を付けても無意味です。
また優先順位で悩む人に、仕事の出来る人はいません。

優秀な人は優先順位で悩むことを「ムダ」だと理解しています。
また順番を付ける必要があるほど、多くの仕事を抱え込みません。

逆に優先順位をつけたいと言う人ほど、簡単に終わる仕事をためこんでいるものです。

つまり仕事を効率よく進めるためには、次の2点が大切です。

  • 能力を超える量の仕事を引き受けない
  • すぐ終わる仕事は、いますぐやる

仕事に優先順位を付けるだけでも時間が掛かります。

リストアップして、優先順位をつけ、ToDoリストを作成して、終わった仕事にチェックを付けて…。

まさに無駄な時間です。
そんなことをしている時間があるのなら、ひとつでも仕事を進めることが大切です。

最後に

仕事に優先順を付けるのは簡単です。
納期と難しさでわければ、優先順位を付けることができます。

ですが根本的な問題は、優先順位にはありません。

能力を超える仕事を引き受けてしまう。
あるいは、簡単な仕事を後回しにしてしまうことが問題です。

仕事に順番を付けるだけでも時間が掛かります。
優先順位で悩むよりも、能力を超える量の仕事を引き受けないことが大切です。


免責事項 お問い合わせ

Presented by bunoshi