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メールの適切な送信時間とは。早朝・深夜のメールは残業や仕事の持ち帰りを助長する原因になる

早朝・深夜のメールは残業や仕事の持ち帰りを助長する

たまに議論になる早朝や深夜のメール送信。

昔のことを考えれば、メールは時間を考えずに送信できる便利なものだったのですが、最近ではパソコンにメールを送っても携帯やスマホに転送している人が多いのです。

そして、メールを受信すれば当然音がなります。

メールの送信が迷惑と言うよりは、この着信音が迷惑。

なので「音を鳴らしたくなければ鳴らないようにしておけば良い」という意見もあります。

 

さて、ぼくが言いたいのはこの音の問題もそうなのですが、深夜早朝に仕事をしている人がいること。

そして、「こんな時間まで頑張っていますよ!」と言わんがばかりにメールを送ってくる人がいることです。

恐らく本人は気にならないのでしょうが、メールを受け取る側としては本当に迷惑。

その理由を説明します。

メールの適切な送信時間とは

メールの適切な送信時間は、人によってかなり間隔が違います。
細かい時間で見るときりがありませんが、大きく次の2つのにまとめることができます。

  • メールだから何時もいい
  • 音が鳴るから日中だけにするべき

 

つまり「早朝」や「深夜」のメールを「迷惑」だと感じる人が一定数いる、ということです。

それなのに「メールだから何時もでいい」と考え、早朝や深夜に送信すると、知らないうちに誰かに迷惑をかけている可能性があります。

ただし厄介なのは「早朝」や「深夜」の感覚が人によって違うことですよね。

ビジネスメールの送信時間

ビジネスメール送信時間を営業時間で考えると、「8時から18時」が妥当だといえます。

営業時間中にメールを送るからこそ、対応してもらえる可能性も高くなりますよね。

ですが営業時間では終わらない仕事もありますし、残業をしている方も大勢います。

そのことを考えると、20時までは問題ないはずです。

つまりビジネスメールの送信時間は、次のようになります。

  • 8時から20時

これ以外の時間帯は自宅にいる方が多いこと、寝ている方もいることを考慮して、迷惑にならないよう配慮することが大切です。

プライベートなメールの送信時間

プライベートの場合は相手との関係により異なります。

ですが音が鳴ることを考えるなら、電話と同じように扱うべきでしょう。

つまりプライベートでの適切な送信時間は、次のようになります。

  • 10時~20時

20時以降は寝ている方もいるので、迷惑にならないよう配慮しましょう。

「音が鳴らないようにすればいい」は間違い

メールの送信時間の話では、「音を鳴らないようにしろ」という意見も出ますが、この考え方は間違っています。

その理由は次の3つ。

  • メールの設定は持ち主の自由
  • 音が鳴るから迷惑だと感じる
  • メールが送られてこなければ音は鳴らない

「メールを送る」という行動をとる方がいると、受信側の携帯で音が鳴ります。つまりメールを送らなければ、音は鳴りません。

 

音を鳴らす行動をとっている側が、「迷惑なら鳴らないようにしろ」と言うのはおかしいと思いませんか?

なぜいつ送られてくるか分からない、それもたった一人のメールのために携帯の設定を変えないといけないのでしょう?

「私は自分の好きな時にメールを送りたい、あなたの都合など関係ない」とでも言いたいのでしょうか?

 

  • メールの利便性が失われる
  • メールはそういうもの

そう言う方もいますが、それはPC上でやり取りされていたときの話。

携帯電話やスマホを持つころが当たり前になり、それらで送受信ができる以上、相手に配慮する必要があります。

 

そもそも「迷惑なら鳴らないようにしろ」という意見は、「私は好きにメールが送りたいんだ!」という、周りに配慮できない身勝手な性格の表れではないでしょうか。

皆が使っている以上、迷惑をかけないように配慮することが大切です。

仕事のメールで実際にあった出来事

仕事上のメールで実際に早朝や深夜に送られてくることがあります。

ここからは実際の体験を紹介します。 

AM4時に仕事のメールを送ってくる上司

朝早くに起きて仕事をする方は意外と多いようですね。

会社から支給されたパソコンを使って、自宅で仕事をする。

それも時間や場所など関係なく、気持ちが向いたときに仕事を始めるのです。

 

これね。問題だと思いませんか?

 

会社に就職して働いていると勤務時間が決まっていますよね。

ましてや最近では、長時間労働や仕事の持ち帰りが社会問題として取り上げられています。

 

それなのに、上司が率先して早朝や深夜、しかも自宅で仕事をする。

「おれは、会社に出勤する前に一仕事するスタイルなんだ」

なんて、意味不明なことを自慢げに語りだす人さえいるのです。

上司が早朝仕事をすることで起きる弊害 

さて、上司が率先して早朝や深夜に自宅で仕事をするとどんな問題があるのでしょう。

 

まず、「仕事が終わらないなら自宅に帰ってでもやれ」と言う暗黙のプレッシャーがかかります。

次に、公私の区別をつけないことで、部下の気の休まる時間が無くなる危険性もあります。

 

この上司は部下が有休を申請している前日の夕方に「有休の次の日の予定早めに決めて連絡するように」と、頼むような人です。

遠回しに「有休をとるな」とでも言いたいのでしょうか。

そんなプレッシャーをかけてくる人が、早朝4時に自宅で仕事をやっていたら、部下はどう思うでしょう。

 

「そんな時間でも仕事をやらないといけないのか」

と、気分が滅入ってしまっても不思議ではありません。

「頑張っています」アピールで深夜にメールを送信する同僚

メールで「頑張っています」アピールをする人、いますよね。

時間を指定してメールを送ることで、こんな遅い時間まで頑張っていましたと暗にアピールするのです。

これもね。

さっきの上司の話と同じで、止めてほしい。

 

深夜0時に見積もりや会議の予定など、仕事のメールが送られてくると本当に驚きます。

 

一度あまりに遅い時間にメールが送られてきたので、心配になり会社に電話を入れましたが、誰も出ませんでした。

翌日深夜にメールが送られてきた理由を聞くと、「遅い時間にメールをおくれば頑張っていると思ってもらえるから」だそうで。

 

あまりにも自己中心的な理由に、心の底からあきれてしまいました。

深夜のメールは心配する人もいる

深夜にメールが送られてくると、次のようなことを心配してしまいます。

  • なぜ深夜0時まで仕事をしているのか?
  • 終わらないほどの業務を抱えているのか?
  • 何かトラブルにでも巻き込まれたのか?
  • 帰宅時間は何時になるのか?

深夜のメールは「何かあったのでは?」と、心配する人がいるということも考えてほしいものです。

深夜残業や仕事の持ち帰りが増える原因にもなりかねない

さて、上司が早朝や深夜のメールを積極的に活用したり、深夜に送られてくる部下からのメールを「頑張っている」と評価したりするのはかなり問題です。

とらえようによっては、自宅に戻っても仕事をやらないといけないと、勘違いする人も出てきます。

これが勘違いではなく、上司の狙いだとしたら本当に最悪です。

 

上司が朝早くから自宅で仕事をしていたら、「今日終わらなかったけど、持ち帰って明日の朝家でやろう」と考える部下が出ても不思議はありませんよね。

深夜にメールを送ることで評価されるのなら、同じように深夜にメールを送ろうとする人も出てくる可能性があります。

ましてや、夜遅くまで仕事をしていることが評価されるのなら、定時間内で頑張って終わらせる必要はありません。

 

わざとゆっくり仕事を進めて残業をすれば、「頑張っている」と思われますし残業代ももらえます。

そんな美味しい話はないと思いませんか?

「昔はこうだった」なんて関係ない、今に合わせた使い方をしてほしい

この手の話をすると「おれが若いころは」とか、「メールはそもそも使い方が」とか言い出す人が少なからずいます。

はっきり言いますが、もう使い方が変わってきています。

 

確かにメールができた当初は、時間を気にせずに送ることが出来て、受信した相手も気が付いたときに見ればよかったのです。

でも今は、メールが送られてきたらなるべく早く見ることを求められますし、携帯やスマホに転送され音が鳴るので、時間を気にせずに送ることも難しい。

 

昔は当たり前のようにメールに書いていた次の一文。

「お電話差し上げましたがつながりませんでしたので、メールで失礼いたします」

これをみて「メールで連絡が取れなかったら電話をしてくれ。電話が先なのは失礼だ」と言う人さえいるのです。

 

時間が流れれば道具の使い方も変わってくるということ。

 

深夜残業、早朝出勤、仕事の持ち帰りが当たり前だった時代もあったと思いますが、今は違いますよね。

ブラック企業が問題になり、長時間労働や仕事の持ち帰りが社会問題として取り上げられているのです。

 

そんな時代の流れに反して、本来管理するべき上司が率先して早朝や深夜にメールを送る。

自宅に持ち帰って仕事をするのは、いかがなものでしょうか。

最後に

メールやSNSは手軽に文章を送信できるため、送信時間も問題になりやすいのでしょう。

メールの送信時間でも書きましたが、問題は「受け取る側で音が鳴ること」です。

そして「送信する人」がいなければ、音はなりません。

また「音が嫌なら消せば良い」は、送信者の身勝手な意見です。

あなたが送信するから音が鳴る、ということを忘れないでください。

相手に配慮すれば、自然と送信して良い時間もわかるはずです。

 

ちなみにメールやSNSを「送ってこないでほしい」と、拒否することはできますし、あまりにしつこく送ってくるようであれば、法的処置をとることも可能です。

ですが受信者に「音を鳴らないようにしろ」と強制することはできません。

 

この違いを見ても「音が嫌なら消せ」は間違っていることがわかるはずです。

皆が使うものだからこそ、相手に配慮することが大切です。 

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