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転職、働き方を考えるブログ

業務の効率化とコーチング

業務の効率化とコーチング

コーチングは部下の育成について調べたときに良く見られる言葉です。

コーチングと対をなす言葉にティーチングがあります。

簡単に説明すると、コーチングは相手の内側から答えを導き、ティーチングは答えを直接教える方法のこと。

業務を効率化するには、コーチングとティーチングを使い分ける必要があります。

 

質問にはコーチングとティーチングを使い分ける

コーチングとティーチングには、どちらにもメリットとデメリットがあります。

大雑把に例えると、部下が「どうしましょう」と聞いてきたときに、「君ならどうする?」と答えるのがコーチング。

「こうやるんだよ」と教えるのがティーチングです。

コーチングのメリットは、部下自身に考えさせることで、自主性を育て、行動力を上げることが出来ます。

極端な話、教える側に経験や知識がなかったとしても答えにたどり着くことが出来るのです。

ただし、ある程度経験や実力のある部下でないとコーチングは使いづらい。

考える時間が長くなりすぎたち、そもそも経験不足で答えが分からなかったりするからです。

 

ティーチングのメリットは経験や実力のない部下には最適です。

部下にやり方を教え行動させることで、すぐに結果を得ることが出来ます。

デメリットは、ティーチングばかりだと困ったらすぐ聞きにくる、指示が出るまで動けない部下になってしまう可能性もあります。

また、上司の知識や経験の範囲内でしか対応できないのもデメリットです。

 

効率よく業務を回すには、コーチングとティーチングを使い分ける必要があります。

例えば期限まで時間がある仕事は、コーチングを使いながら部下に考えさせ、時間が無い仕事はやり方を指導しすぐ行動に移させるといった具合です。

 

効率化するには仕事を抱え込まずに相手に考えさせる

ある程度経験や実績のある部下なら、コーチングが効果的です。

例えば部下が仕事の相談に来た時に、「分かった、一旦あずかろう」と答えてはいけません。

上司が部下の仕事を預かったことで、回答するまで先に進まなくなってしまいます。

もしも、複数の部下から相談されすべてを上司が預かってしまったら、大変なことになりますよね。

 

また、仕事を預かるのが嫌ですべてに対して指示を出すのも考えものです。

部下が仕事の相談に来た時に、こうしろ、ああしろと解決策を示してくれる上司は、部下から見れば頼れる存在です。

何を質問しても答えてくれる上司を頼りにし、ちょっとした問題でも聞きに来てくれるでしょう。

ただし上司の仕事量は膨大なものになります。

部下が自ら考えることを放棄してしまう可能性もあるのです。

 

効率化するには、部下の仕事を預かったり、質問にすぐ答えたりせず「どうしたら良いと思う?」と聞いてみることです。

すぐに答えられない部下には、今置かれている環境を再度整理し「この場合はどうするべきだと思う?」と聞いてください。

要は部下に考えさせることが大切なのです。

そして、出た答えを尊重することで、部下も自信をもって仕事に取り組めるようになっていきます。

 

目指すところは、部下が報告・連絡・相談に来るときに、相談の答えを複数用意してくるようになること。

「こういう問題が起きていますが、どうしましょうか?」

ではなく

「こういう問題が起きています。私としては次の方法で動きたいと思っています」

と2つか3つの解決策を用意してくるということです。

解決策を持ってくる部下に成長すれば頼れる存在になりますし、逆に言えば相談に解決策を示せる部下は上司から評価されます。

 

質問に質問で返すこととコーチングは違う。悪い例。

実際にぼくが体験した話です。

すでに製作工程がオーバーフローしていて、新しい仕事が出来ないとき。

部長が新規で仕事を受注しました。

すると部長は部下に、納期と数量を伝え「よろしく」と指示を出します。

困った部下は「昨日報告差し上げましたように、すでに工程がいっぱいで新規品は作れません」

と進言。すると部長は、「分かった。どうすればいい?」と聞いてきます。

困った部下は「優先順位をつけ、今ある案件の納期を遅らせるか、断るしかありません」と答えました。

すると部長は「優先順位はすべて1番だ。出来ないのなら徹夜をすればいい。24時間稼働させろ」そう言いだします。

この会社は2交代でも3交代でもない、8時から17時に就業時間です。

24時間稼働するには、設備も人員もなにもそろっていません。当然部下は、

「24時間は物理的に無理です」と答えますよね。

すると部長は「俺はお前に課題を与えているんだ。どうやって納期までに作る気だ?」と言い出しました。

その後は何を言っても「じゃあどうするんだ」「どうやるんだ」「どうするんだ」の繰り返し。

 

実話です。

この商品は外部委託して作れるものでもありませんでした。

結局、部長は全従業員の半数から非難され、管理職全員に説得されて最後には悪態をつきながら仕事を断ったのですが…。

 

質問に質問で返すだけでは相手を困らせる

「どうして?」を5回言えば、大抵の人は回答できなくなります。

「どうする?」でも同じです。

上の例はかなり極端ですが、コーチングの意味を勘違いすると部下のやる気を削ぐことになります。

目指すところは自主的に考え行動できるようになってもらうことです。

そのためのサポートがコーチングと言う手法です。

もし部下が答えを出せずに困っているようなら、ティーチングに切り替えて次の3つ。

  • WHY(なぜそれをやるのか、何のためにやるのか)
  • WHAT(何をやるのか)
  • HOW(具体的に、どのようにやるのか)

を説明しましょう。

 

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