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転職、働き方を考えるブログ

机をきれいに整理する4つのコツ

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机の上が汚い人は仕事が出来ないと言われますが、はっきり言って机が汚いことと仕事が出来るかどうかは関係ありません。

汚くても仕事の出来る人はいるし、きれいでも仕事のできない人はいます。

ただ、仕事をする上で「片付いていた方が効率よく進む」ことは事実です。だから「机の上が汚い人は仕事が出来ない」と言われます。

この記事では、机をきれいに使うためのコツを紹介します

 

 

引き出しに入れるものは必要なものだけ

ぼくは引き出しの中に入れるものを最低限に抑えています。机の中に入れているものと言えば文房具と作業中の書類、あとは名刺ファイルくらいです。

不思議なもので引き出しがあるとつい中に何かを入れたくなります。何も入っていないのが恥ずかしいというか、仕事をしていないと思われそうというか。

ですが、ほとんどの人は引き出しにしまった書類を使いません。保管されているだけと言うケースがすごく多いのです。

使わない書類を机にしまっておいても意味がありませし、自分でも何をしまっているのか分からなくなります。

引き出しに入れるものは必要なものだけ。きれいに片付けるには、ある程度割り切ることも大切です。

 

置く場所を決めておく

置く場所を決めておくのはとても大切なこと。机を見なくてもどこに何を置いてあるのかが分かるくらいにしてください。

例えば

横幅の広い引き出しは処理中の仕事。

右側の一番上は文房具。

右側の一番下は営業の補足資料や会社案内、商品の資料、一時保管の見積書と名刺ファイル

机の上は真ん中にノートパソコン、左側に電話、右側は積み重ねられるトレーを3段おいて見積書を置く。下が失注、真ん中が提出済み、上が受注。

置く場所が決まっていれば片付けるのも楽になります。

ちなみに、真ん中の引き出しは入れるものが無くて、使っていませんでした。

 

使ったら片付けることを徹底する

パソコンがあることで、紙の資料を使うことが減ってきましたから、片付けも簡単なはず。

良く言われることですが、使ったら元の場所に戻すことが大切です。

この時、「あとで使うかも」「夕方使うかも」なんて考えてはいけません。

使ったらその都度戻すこと。例外を1つ作ると、全てが例外扱いになってあっという間に汚れてしまいます。

 

必要のないものは捨てる

書類は期限を区切って廃棄、もしくは保管箱に移動するようにします。

1ヶ月単位が良いですね。

もし、捨てていいかどうか迷うものがあるのなら、別ファイルに「日付」と「一時保管」とでも書いて机に入れておきましょう。

そうして1年後に使ったかどうかを確認してください。

全く使わなかったのなら、捨てても問題ない書類です。もし使ったのなら、必要な書類なので残しておくようにしてください。

 

保管期間が決まっている書類に注意

書類によっては保管期間が決まっているものもあります。

人事や労務、経理、税務、総務に関連した書類は保管期間が決まっていることが多いです。

また、社内で保管期間が定められていることもあります。

間違えて捨てないように、注意してくださいね。

参考「書類の保管期間

 

最大のコツは、習慣になるまで続けること

机の上をきれいに片付け、そして維持する最大のコツは、習慣になるまで続けることです。

1年に1回きれいにしたところで、その後が汚ければほとんど意味がありません。

使ったら戻す、帰る前に確認する。

この2つを徹底するだけで全然違ってきます。

妥協せず、習慣になるまで続けてください。

 


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