仕事をスムーズに進めるための15個の知恵です。
それほど難しいことはやっていませんが、この方法を徹底することで年間４億程度の売上を上げています。
企画書は80％完成したら提出する
企画書・提案書は完成度80％で一度提出します。
理由は100％で提出すると、「指摘を受け入れにくい」「変更に時間がかかる」からです。
80％であれば指摘されても受け入れやすいですし、変更も短時間でできます。
自分では完璧だと思っても、上司から見ると指摘するべきか所がいくつかあるものです。
なので80％の完成度で一度提出し、上司の反応をみます。
キーマンには事前に根回しをする
社内で企画や提案を通すために、重要なのがキーマンへの根回しです。
事前に今考えていることに対して意見を求めておくと、後々やりやすくなります。
逆に相談をせずに話を進めると、すねてしまうこともあるので、キーマンには必ず根回しを行います。
日頃から相手の役に立つ
社内で人間関係を構築しておくと、普段の業務も進めやすくなります。
そのためには、依頼されたことは120％の力でこなし、情報も重要な人から報告するようにしていきます。
人は「重要感」を得られると、相手を信頼するようになるものです。
些細なことの積み重ねが、後々生きていきます。
上司に手柄を譲る
上司を味方につけると、色々な面で仕事が進めやすくなります。
そのために、上司に手柄を譲ることも大切です。
例えば100％決まっている案件でも、最後の一押しに上司を連れてき、話をしてもらう。
そして案件を上司にまとめてもらえば、そのまま手柄にしてもらうことができます。
腰巾着のようですが、こういった気遣いをすることで、上司の信頼を得られるものです。
メールでタスク管理を行う
ToDo管理やタスク管理用のツールが数多く出回っていますが、一番便利なのはメールソフトです。
受信したメールは、処理が終わったものから会社別のフォルダに、移動させます。
仕事の指示を受けたときも、上司に内容確認のメールを送っておき、処理が終わるまで受信フォルダに保存してます。
こうすることで受信フォルダには、「終わっていない仕事」だけが残ることになります。
わざわざ転記したり、ソフトを立ち上げたりする手間を考えると、メールでタスク管理を行う方が効率的です。
片付けは退社前だけ行う
机の上の片付けは退社直前に1回だけ行います。
なぜなら日中に使ったり片付けたりを繰り返していると、それだけで時間が取られるからです。
よく使うものは机の上に出しておく
筆記用具や電卓、クリップや書類などで、普段からよく使うものは机の上に出しておきます。
そうすることで、出したりしまったりの手間を省くことができ、効率が上がります。
引き出しの中は一時的に物をしまう
書類などを片付けるときは、会社が指定した場所に片付けます。
引き出しの中に書類などをしまう際は、一時的な保管場所だと決めておくことが大切です。
メールでの確認は「賛成なら返信不要」にする
会議の出欠確認や、企画に対する賛否をメールで確認するときは、出席、または賛成の場合は返信不要にします。
こうすることで片側の意見だけを集めることができ、集計が楽になります。
指示を受けたら復唱を期日の確認をおこなう
上司から仕事の指示を受けたら、内容の確認を必ず行います。
できればメールを使い、文章として残すことがたいせつです。
また期日も確認することが大切です。
受けた仕事は内容確認のメールを送る
お客様、あるいは上司から仕事を受けた場合は、内容を確認するメールを必ず送ります。
聞き間違いや勘違いを防ぐためにも、文章で残すことが大切です。
仕事の指示は口頭とメールで行う
部下や後輩に仕事を指示するときも、直接言うだけではなく、内容をまとめてメールを送付します。
聞き間違いや、「言った言わない」のやり取りは時間を大きくロスします。
履歴を文章で残すことが大切です。
人に仕事を任せる
人に任せられる仕事は、積極的に任せます。
一人でできる仕事量には、必ず限界があるものです。
無理をしても先に進みませんから、人に任せてしまうのも方法の一つです。
出来ないことは引き受けない
ときは仕事を断ることも大切です。
自分のキャパを超えた仕事量を抱え込んでも、苦しむのは自分だけです。
出来ないことは出来ないと、はっきり伝えることは、相手のためにもなります。
電話がつながりやすいのは10時15時17時
お客さんを電話で捕まえやすいのは、朝一・午後一・休憩明けです。
とくに10時と15時は、仕事がひと段落して席に戻ってくることが多い時間帯。
また17時は会議などを行っていても「いったん終わろうか」と、なりやすい時間です。
狙って電話をかけることで、相手を捕まえやすくなります。
最後に
仕事をスムーズに進める15個の知恵を紹介しました。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
