あなたの周りにも、いつも忙しそうに働いている人がいませんか？
いつも忙しそうにしている人って、鬱陶しいですよね。
「昨日は23時に帰った」と遅く帰った自慢を始める人。
口癖のように「忙しい忙しい」を連呼して、忙しい自慢をする人もいます。
要領が悪くて仕事が遅いだけなのに、「私は仕事ができる！」と勘違いしている人もいますよね。
仕事でミスをしても「ごめん、忙しくって」と、忙しさのせいにして反省しないことも多々あります。
この記事では、そんな鬱陶しい「常に忙しそうな人」の特徴と対処法を紹介します。
忙しくないのに忙しそうにしている人の対応に困っていたら、ぜひ最後まで読んでください。
机の上が汚い
常に忙しそうにしている人の机の上は、乱雑になっていることがほとんど。
「机の乱れは心の乱れ」というように、心が乱れていれば仕事に追われてしまい、時間が無くなるのは当然かもしれません。
心の乱れとは関係なくても、汚れた机では必要な資料を探すのも一苦労。
預かった書類は他の書類に紛れてわからなくなる。
メモをとってもそのメモがどこにあるのか解らないなどなど…。
机の上が汚いと、資料やメモを探すのに時間をとられます。
たとえ探す時間が2分3分だとしても、毎回探していたら馬鹿にならない時間を無駄にしていることになります。
スムーズに仕事を進めるには、机の上も出来れば引き出しの中もきれいに整理しておきましょう。
机の上を整理させるコツ
人の机の上を整理してもらうには、頭ごなしに怒っても意味がありません。
まず上司を巻き込み、みんなで一斉に整理整頓をしましょう。
理由は「見た目が悪い」「来客が来た時に目につく」など、なんでもOK。
ポイントは…
- 上司を巻き込む
- みんなで一斉にやる
- 完成形をわかりやすく指示する
…ことです。
そして必ず、手伝ってあげてください。
机を整理するコツ
机を整理するのは意外と簡単、次の事を実践すればあっという間にきれいになります。
１．不要な物は捨てる
いつか使うかも。
後で見るかも。
そんなことを考えて、ついどんな資料でも保管していませんか？
実は机が乱れる原因は、使わない書類や資料にあります。
片付けるには1年以上前のものと1年以内のものにわけ、1年以上前の資料はすべて捨てます。
あ、でも保管期間が決まっている資料は捨てないようにしましょう。
それ以外は捨てても問題ありません。
２．保管場所を決める
見積りなら「回答待ち」「受注」「失注」に分け、受注したら「回答待ち」から「受注」に移動。
失注したら「回答待ち」から「失注」に移動させ、半年立ったらファイルにとじて保管します。
それ以外の書類は、履歴として残すべき物は専用のファイルを作り閉じる。
「〇〇の案内」とか「メモ」については机の端に置き場所を決めておきます。
保管した書類は3カ月、半年と期間を決めて確認し、不要な物は捨てるようにします。
整理整頓のコツは捨てること
整理するには捨てるしかありません。
何でも取っておくとどんどん増えて行き、置き場を無くした書類が机の上にあふれて乱れていきます。
机の上が汚い人を何人も見た事がありますが、総じて物を捨てられない人が多いです。
いらないものは捨てましょう。
これだけでかなりすっきりと片付きます。
維持するコツは期間を決めて捨てること
机の上をきれいなまま維持するに、書類の保管期間を決めることです。
そして保管期間が過ぎたら捨てるようにします。
先ほども言いましたが、きれいにするには捨てるしかありません。
そして定期的に捨てるには、書類ごとに保管期間を決めるのが、手っ取り早いのでお勧めです。
自分で決めることができない
何をするにも誰かに相談しないと進められない。
食事に行ってもメニューを決めるまで時間がかかる。
出かける時も占いを頼りにしてしまう。
とにかく自分で決めることができない人は、結果として時間が無くなっていきます。
優柔不断な人に多い気がしますが、悩んでいる時間がとにかく長い。
悩む必要のない事までとにかく悩む。
困ると人に相談してまた悩む。
そして無駄に時間が過ぎていくのです。
性格を変えるのはなかなか難しいものですが、「やってみてダメならやりなおせば良い」と割り切って決断することも大切です。
仕事でも失敗して悩み考えているより、一言謝って反省して気持を新たにした方が上手くいくことは沢山あります。
マメに状況を確認する
考え込むことが多くて仕事がたまる人には、細かく声を変えてください。
そして悩んでいるようであれば、どういう形に仕上げるべきなのかを教えてあげるのです。
一人で悩んで時間を無駄にするよりは、周りが積極的に絡んで指示してあげたほうが、はるかに早く仕事が終わります。
すべてを1人でこなそうとする
完璧主義者ほど1人でやろうとします。
完璧を求めるあまり自分で仕事を増やしてしまったり、人に任せると8割の出来になるからとすべてを自分でやろうとしたり。
人を信用していないようにも見えますが、信用してないわけではなくて自分でやらないと、確認しないと気が済まないんですね。
だから受注にも首を突っ込むし、生産にも口を出す。
気にならなければ自分で手直しを始めて完璧にならないと出荷しない。
そんな人がぼくも周りにも何人かいます。
不具合が起きると品質管理に任せることが出来ず、自分で調べ出して自分で報告書を作って自分で説明に行く。
こんなことをやっていれば時間が足りなくなって当然です。
それに何でもかんでもやってしまうと人の仕事を奪うことになりかねません。
任せるべきことは任せる。そう割り切ることが大切です。
仕事を取り上げる
なんでも自分でやりたがる人には、仕事を取り上げることが効果的。
例えば不具合の報告書は品管に作らせる。
「信用できない」と言い出したら、「一人で仕事をしているわけではない」ことを説明し、きちんと注意してください。
そしてミスが起こった時も、管理するべき部署で完結させることが大切だということを、理解してもらうのです。
それでも自分でやりたがる場合は、減給などの処分を下すべきです。
自分の担当ではない仕事に手を出して、本来やるべき仕事に支障が出ているのですから、十分処分の対象になります。
自分の時間は自分で管理させる
「時間が足りない」と言う人には、「自分の時間は自分で管理する」ことを考えましょう。
仕事にかかる時間や食事の時間、入浴の時間や趣味の時間。
1日24時間ある時間をどう使うかは、自分で決める必要があります。
だれもあなたのスケジュールを管理してくれません。
「時間が足りない！」という人には、時間の管理ができているかどうかを考えさせるべきです。
時間の管理をさせるには
時間の管理をさせるには、毎日日報をつけさせるのが手っ取り早い。
まず1日のスケジュールを作ってもらいます。
そして1日が終わったら、実際にやった仕事と時間を書いてもらいます。
最後にスケジュールと実際の行動を比べてみてください。
あまりにスケジュールと乖離している場合は、時間の管理が下手だということです。
「忙しくて」は理由になりません。
スケジュールは忙しいことも念頭に置いて、作成するべきだからです。
出来ないことは出来ないという
「NO」と言えない日本人。と言う皮肉があるほど、断れない人が大勢います。
忙しくて仕方がないのに「断ったら嫌われる」とか、「上司の言うことだから」とか、「出来ないと言ったら能力がないと思われる」なんて余計な心配をして、「分かりました」と言っていませんか？
出来ないことは出来ないと相手に伝えるのもマナーです。
何も言わずにひたすら仕事を引き受けたとしたら、時間が足りなくなったのは、何も言わなかったあなたに責任があります。
もし、仕事量が多すぎで期限までに終わらない物が出てきてしまったら、周りの人にも迷惑をかけることになります。
出来ないことは出来ない。そうはっきり言うことも大切な仕事です。
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優先順位がつけられない
仕事の優先順位がつけられず、無駄に忙しくなっている人もいます。
優先順位がつけられないのは…
- どれを優先するべきかわからない
- いろいろな仕事に手を出している
…などの理由があります。
なので優先順位がつけられずに忙しくなっている人には、優先順位のつけ方を教えてあげましょう。
仕事に優先順位をつける
優先順位は次の順番でつけていきます。
- 期日が近く時間がかかる仕事
- 期日は遠いが時間がかかる仕事
- 期日が近く簡単な仕事
- 期日が遠い肝がんな仕事
仕事は「期日が近く時間がかかる仕事」から進めるようにします。
厄介なのは、数分で終わるような簡単な仕事が大量にあるときです。
本来であれば、この手の仕事は引き受けた時にすぐやるべきです。
ですがもし、簡単な仕事が溜ってしまったら、1時間に10分ずつ簡単な仕事を進める為の時間を作り、気分転換に片づけるようにしてみてはどうでしょう。
1つの仕事に1時間以上集中するのは困難ですし、ちょっとだけ別の仕事をやるのも良い気分転換になります。
大切なのは、溜まった仕事の目処が付くまでは、新しい仕事は断ることです。
関連記事：仕事の優先順位の付け方
最後に
あまりにも仕事の量が増えると「会社が悪い」とか「なんて自分だけ」とネガティブな感情が湧いてくるもの。
1度ネガティブになるとやる気がどんどん無くなってさらに仕事が溜っていく。と言う悪循環に陥ります。
もしネガティブな感情が生まれてしまったらこう考えてください。
「仕事のできる人にしか依頼は来ない」
あの人に任せれば大丈夫。そう思うからあなたに仕事を頼むんです。
そう思えばネガティブになる必要はありませんよね。
後は効率よく仕事を進めるだけ。
机の上を片付けて、お願いするところは人に任せ、優先順位をつけて進めてください。出来ないことは出来ないと言うことも時には必要です。
時間がない！と嘆いても誰も時間を増やしてあげることは出来ませんから。
