「仕事は優先順位をつけて進めるものだ」と、社会人なら一度は言われたことがありますよね。
そして優先順位の付け方は、次の順番になります。
- 緊急で重要度が高い
- 緊急じゃないが重要度は高い
- 緊急だけど重要度は低い
- 緊急じゃないし重要度も低い
この順番は優先順位の付け方としては、間違っていません。
むしろこれ以外の正解は探してもなかなか見つからないでしょう。
ただし問題点がひとつあります。
それは「仕事の重要度」がわかりにくいこと。
緊急かどうかは仕事の納期で判断することができます。
ですが「重要かどうか」は本人、あるいは指示した上司の主観で変わることが多い。
ぼく自身、上司から指示される仕事の納期はわかりますが、重要かどうかはわかりません。
念のため上司にどの仕事が優先かを確認しても、色々と言われて「全部最優先」に落ち着きます。
そんな経験、ありませんか？
この記事では仕事に優先順位を付ける方法について紹介します。
上司の気分に振り回されないためにも、ぜひ参考にしていただければ嬉しいです。
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仕事はどれも重要
当たり前のことですが、仕事である以上全て重要です。
やらなくていい仕事はありませんし、後回しにすれば自分の首を絞めることになります。
ましてや上司から指示された仕事を「重要な仕事でしょうか？」とは聞けません。
仮にそんな聞き方をすれば、「全部重要だ」といわれ、お叱りをうけることになるでしょう。
すべての仕事を自分で管理しているのなら、自分で判断して優先順位を付けることもできます。
ですがサラリーマンですから、指示された仕事はやるしかありません。
自分の仕事も、指示された仕事も、全て重要な仕事。
まずはこのことを理解してください。
重要かどうかで優先順位をつけるのは難しい
以上の理由から、重要かどうかで優先順位をつけることは、難しいことがわかります。
あなたの立場によっては、優先順位を付けることが不可能な場合もあります。
たとえば課長や部長、先輩から同時に仕事の指示を受けたとしたら。
部長だから最優先。
先輩だから後回し。
そんな対応はできませんよね。
仕事を指示した側にとっても、指示された側にとっても、全て重要な仕事です。
後回しにしたり、仕事を無視することはできません。
つまり重要かどうかで優先順位をつけることは、難しいのです。
優先順位は難易度と納期でつける
仕事に優先順位を付けるときは次の2点を確認します。
- 難易度
- 納期
その上で優先順位を付けると、次の順番になります。
- 納期が近く難しい仕事
- 納期が遠く難しい仕事
- 納期が近く簡単な仕事
- 納期が遠く簡単な仕事
ひとつずつ説明します。
納期が近く難しい仕事
難しい仕事は終わらせるまでに時間が掛かります。
ましてや納期が近いのなら、最優先で処理しないと、納期に間に合わないかもしれません。
そのため、納期が近く難しい仕事が最優先になります。
納期が遠く難しい仕事
先ほども書いたように、難しい仕事は終わらせるまでに時間が掛かります。
納期があるからと安心していては、後々時間が足りなくなるかもしれません。
切羽詰まって仕事を進めると、ミスをする可能性も高くなります。
なので、納期が遠くでも難しい仕事は優先的に進めていきます。
納期が近く簡単な仕事
簡単な仕事であれば処理するのに時間が掛かりません。
たとえ納期まで時間がないとしても、空き時間に進めていけば十分間に合うでしょう。
とはいえ呑気に構えていると、処理しきれなくなります。
ちょっとした隙間時間をつかい、効率よく処理してください。
納期が遠く簡単な仕事
納期まで時間がある簡単な仕事は、優先度が一番低くなります。
ですがこの仕事の厄介なところは、たまりやすいことです。
「簡単だから」と油断してはいけません。
隙間時間を使い効率よく処理するか、手の空いている人に指示をして、代わりに処理してもらいましょう。
「簡単な仕事」なら自分で処理する必要はありませんよね。
人を使うことも、効率よく仕事を進めるためには大切なことです。
優先順位で悩むより手を動かす
本当に忙しくなってから優先順位を付けても無意味です。
また優先順位で悩む人に、仕事の出来る人はいません。
優秀な人は優先順位で悩むことを「ムダ」だと理解しています。
また順番を付ける必要があるほど、多くの仕事を抱え込みません。
逆に優先順位をつけたいと言う人ほど、簡単に終わる仕事をためこんでいるものです。
つまり仕事を効率よく進めるためには、次の2点が大切です。
- 能力を超える量の仕事を引き受けない
- すぐ終わる仕事は、いますぐやる
仕事に優先順位を付けるだけでも時間が掛かります。
リストアップして、優先順位をつけ、ToDoリストを作成して、終わった仕事にチェックを付けて…。
まさに無駄な時間です。
そんなことをしている時間があるのなら、ひとつでも仕事を進めることが大切です。
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最後に
仕事に優先順を付けるのは簡単です。
納期と難しさでわければ、優先順位を付けることができます。
ですが根本的な問題は、優先順位にはありません。
能力を超える仕事を引き受けてしまう。
あるいは、簡単な仕事を後回しにしてしまうことが問題です。
仕事に順番を付けるだけでも時間が掛かります。
優先順位で悩むよりも、能力を超える量の仕事を引き受けないことが大切です。
