短納期をメールで依頼するときの注意点

仕事の都合でどうしても、短納期を依頼せざるを得ないケースがありますよね。

短納期依頼は取引先に無理をお願いすることがほとんど。
なので、できれば会いに行くか、電話で依頼したほうがスムーズに話が進みます。

ですが仕事が忙しいときは、メールに頼ってしまうこともありますよね。
またメールを送ることで、認識の違いを無くすことができます。

とはいえ正直なところ、短納期を依頼するメールは書きづらいものです。
なぜなら書き方を間違えると、交渉する余地するらなくなってしまうから。

なので失礼に当たらないように、相手の気分を害さないように、最大限気を使って書く必要があります。

ですが企業によっては、相手の都合など一切関係なく短納期を依頼してくることがあります。
本当に腹立たしいくらい一方的に…。

ということでこの記事では、短納期をメールで依頼するときの「例文」と、注意すべきことを紹介しています。

交渉をスムーズに進めるためにも、ぜひ最後まで読んでください。

短納期を依頼するメール【例文】

まずはメールで短納期を依頼するときの例文を紹介します。
ポイントはなるべく相手に配慮して、文章を書くことです。

メールでだらだらと長い分を書いても相手には伝わりません。
なのでできるだけ簡潔に、要点だけを伝えるようにします。

そしてメールで連絡を入れたら、あとで必ず電話もすること。

なぜならこちらは依頼をする側。
本来であれば出向いてお願いするのが筋だからです。

要点をまとめてメールで連絡し、すぐに電話を入れて相談する。
最低限このくらいのことはするべきです。

納期前倒しをお願いするメール【例文】

次に納期の前倒しを依頼するメールです。

納期の前倒しもメール連絡だけでは不十分です。

必ず電話連絡も入れ、必要があれば会いに行くようにしましょう。

短納期の依頼でやってはいけないこと

短納期を依頼するメールでやってはいけないことがいくつかあります。

取引先にも都合がありますし、休日もあります。
それらを無視するような短納期依頼はするべきではありません。

というのもこちらの都合を完全に無視した依頼メールは、不愉快極まりないからです。

ということで、実際に送られてきた迷惑な短納期依頼を紹介します。

◆営業日を工期にすり替え、休日を無視した短納期メール
「標準工期は営業日で２０日になります」と連絡した後の返信メール。
「１月６日納期でお願いします。工期２０日ですと１２月１６日にお願いすれば間に合いますね」
休むな…ということですよね。

◆１２月２６日～１月４日まで正月休みの会社に送られてきた短納期メール
「お世話になります。１２月２５日に出図しますので、１月５日納期で製作をお願いします」
休むな…と言っていますよね。

◆４月２９日～５月６日まで連休の会社に送られてきたメール
「ちょうど５月３日はそちら方面に行っていますので、検査して頂けませんか？」
休みを無視して検査しろって、頭おかしいのかと思いませんか？

◆あからさまに「休むな」というメール
「まさか土日休んだりしていませんよね？　休んでいて間に合わないのは認められません。詳細日程を提出してください」
ここまでくると呆れて物も言えません。

下請けに納期短縮を依頼するとき、こちらが上だからと勘違いしている方が結構います。
「どうせ断れないだろう」と考え、傲慢になっているわけです。

短納期対応は取引先の協力がないと成り立ちません。
万が一断られたら、困るのは短納期を依頼した側です。

自分の都合だけを押し付ける連絡は避け、相手の都合を考慮しながら交渉していくことが大切です。

最後に

一部の企業で長時間労働が蔓延するのは、取引先が無茶な納期を要求してくるからです。

ひどい会社では「やらないなら二度と仕事を出さない」という脅しまでしてきます。
客先を失わないためにはやらざるを得ないのです。

何度も書きますが、短納期対応は取引先の協力がなければ成り立ちません。

間違っても自分の都合だけを押し付けるメールは、送るべきではないのです。

相手の都合も考え、お互いWin-Winの関係になることが大切です。
短納期メールを送るときは、失礼がないか十分に注意してください。

メールのマナーについてもっと知りたい方は、こちらの記事が参考になるはず。
➣メールの適切な送信時間とは

また、メールの書き方やマナーについて詳しく知りたい方は、こちらの本を読んでみてください。
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