短納期をメールで依頼するときの注意点

仕事の都合でどうしても、短納期を依頼せざるを得ないケースがありますよね。

短納期依頼は取引先に無理をお願いすることがほとんど。
なので、できれば会いに行くか、電話で依頼したほうがスムーズに話が進みます。

ですが仕事が忙しいときは、メールに頼ってしまうこともありますよね。
またメールを送ることで、認識の違いを無くすことができます。

とはいえ正直なところ、短納期を依頼するメールは書きづらいものです。
なぜなら書き方を間違えると、交渉する余地するらなくなってしまうから。

なので失礼に当たらないように、相手の気分を害さないように、最大限気を使って書く必要があります。

ですが企業によっては、相手の都合など一切関係なく短納期を依頼してくることがあります。
本当に腹立たしいくらい一方的に…。

ということでこの記事では、短納期をメールで依頼するときの「例文」と、注意すべきことを紹介しています。

交渉をスムーズに進めるためにも、ぜひ最後まで読んでください。

短納期を依頼するメール【例文】

まずはメールで短納期を依頼するときの例文を紹介します。
ポイントはなるべく相手に配慮して、文章を書くことです。

いつもお世話になっております。
〇〇会社の▲▲です。早速ですが、下記案件のご検討をお願いいたします。

品名:××××
品番:××××
数量:××××
納期:××××

本件受注確定案件で、納期は客先と調整済みです。
かなり短納期のため対応は難しいかと存じますが、これ以上遅らせることができません。

ご無理を申し上げ恐縮ではございますが、今後の受注もございますので、ご協力のほどお願い申し上げます。
後ほどお電話差し上げますので、対応についてご相談させてください。

よろしくお願いいたします。

メールでだらだらと長い分を書いても相手には伝わりません。
なのでできるだけ簡潔に、要点だけを伝えるようにします。

そしてメールで連絡を入れたら、あとで必ず電話もすること。

なぜならこちらは依頼をする側。
本来であれば出向いてお願いするのが筋だからです。

要点をまとめてメールで連絡し、すぐに電話を入れて相談する。
最低限このくらいのことはするべきです。

納期前倒しをお願いするメール【例文】

次に納期の前倒しを依頼するメールです。

いつもお世話になっております。
〇〇会社の▲▲です。

早速ですが、納期〇〇月〇〇日でお願いしております、×××の件です。
突然のお願いで恐縮ですが、納期を1週間早めて▲▲月▲▲日に納品していただくことは可能でしょうか。

理由は客先の組み立て日程が早まり、本商品だけが間に合わない状況となっているためです。

状況をご配慮いただき、納期を前押ししていただけると幸いでございます。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

納期の前倒しもメール連絡だけでは不十分です。

必ず電話連絡も入れ、必要があれば会いに行くようにしましょう。

短納期の依頼でやってはいけないこと

短納期を依頼するメールでやってはいけないことがいくつかあります。

  • 休日を無視しない
  • 相手の都合も考慮する
  • 物理的に不可能な依頼をしない

取引先にも都合がありますし、休日もあります。
それらを無視するような短納期依頼はするべきではありません。

というのもこちらの都合を完全に無視した依頼メールは、不愉快極まりないからです。

ということで、実際に送られてきた迷惑な短納期依頼を紹介します。

◆営業日を工期にすり替え、休日を無視した短納期メール
「標準工期は営業日で20日になります」と連絡した後の返信メール。
「1月6日納期でお願いします。工期20日ですと12月16日にお願いすれば間に合いますね」
休むな…ということですよね

◆12月26日~1月4日まで正月休みの会社に送られてきた短納期メール
「お世話になります。12月25日に出図しますので、1月5日納期で製作をお願いします」
休むな…と言っていますよね。

◆4月29日~5月6日まで連休の会社に送られてきたメール
「ちょうど5月3日はそちら方面に行っていますので、検査して頂けませんか?」
休みを無視して検査しろって、頭おかしいのかと思いませんか?

◆あからさまに「休むな」というメール
「まさか土日休んだりしていませんよね? 休んでいて間に合わないのは認められません。詳細日程を提出してください」
ここまでくると呆れて物も言えません。

下請けに納期短縮を依頼するとき、こちらが上だからと勘違いしている方が結構います。
「どうせ断れないだろう」と考え、傲慢になっているわけです。

短納期対応は取引先の協力がないと成り立ちません。
万が一断られたら、困るのは短納期を依頼した側です。

自分の都合だけを押し付ける連絡は避け、相手の都合を考慮しながら交渉していくことが大切です。

最後に

一部の企業で長時間労働が蔓延するのは、取引先が無茶な納期を要求してくるからです。

ひどい会社では「やらないなら二度と仕事を出さない」という脅しまでしてきます。
客先を失わないためにはやらざるを得ないのです。

何度も書きますが、短納期対応は取引先の協力がなければ成り立ちません。

間違っても自分の都合だけを押し付けるメールは、送るべきではないのです。

相手の都合も考え、お互いWin-Winの関係になることが大切です。
短納期メールを送るときは、失礼がないか十分に注意してください。

メールのマナーについてもっと知りたい方は、こちらの記事が参考になるはず。
メールの適切な送信時間とは

また、メールの書き方やマナーについて詳しく知りたい方は、こちらの本を読んでみてください。
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