仕事を依頼するときは「内容」と「期日」を確認しますよね。もし、その仕事が急ぎの内容で、期日までに間に合いそうにない時は「何日」までに「どこまで出来るか」を確認するはずです。
ところが、中には自分で「この日までに終わらせます」と言ったのに、やらない人がいます。「忘れていました」と、言い訳やお詫びを言う人はまだかわいい方で、中には「そんな指示は受けていない」と言いだす人もいます。
そんな「やる」と言った人とどう付き合えばいいのか。その方法を考えます。
数人で話をする
「やる」と言って「やらない」人は、本当に忘れている時と、証拠が残っていないのをいいことに、忘れたふりをしている時があります。
なので、仕事を指示をするときは、他の人が一緒にいて、話を聞いている場所で指示するようにしたらどうでしょう？
1対1だと、「聞いてません」と言う言い訳が通ってしまいます。下手をすれば、言った言わないの水かけ論となり、お互いに気分が悪くなってしまいます。
それなら同僚や上司が話を聞いているところで指示を出せば、「聞いていない」と言う言い訳は出来なくなるはずです。
でも、神経が太い人は、それでも「聞いていない」と言うかもしれませんが。
メモをとるように言う
仕事を指示される時は、メモをとるのが当たり前です。「やる」と言ったのに「やらない人」は、そもそも上辺だけで指示を聞いていて、その内容を理解していないことが多くあります。
なので、指示をしながら「今大切なことを話しているけど、メモをとらなくて大丈夫？」とメモをとるように施しましょう。
さすがに自分でメモをとれば、「聞いていない」と言う言い訳は出来なくなるはずです。
ただ、「やる」と言ったのに「やらない」くらいですから、そのメモを無くして「聞いていません」と言うかもしれませんが。
紙に書いて渡す
複数で話してもダメ、メモをとらせてもダメ。となれば、最初から仕事の内容を紙にまとめ、渡すのはどうでしょう。
紙の余白に、内容を理解したと言うサインをもらい、コピーをとってお互いに持っていれば、さすがに「聞いていない」と言われることは無くなります。
問題は、何故ここまでやらないといけないのか。
と言うことですね。
「やる」と言ったのに「やらない」のであれば、相手にするのも面倒になってくるはずです。
それでも、組織と言うのは簡単に人を解雇することができません。ただ飯を食べさせるくらいなら、ちょっと面倒でも、紙に内容をまとめて渡し、仕事をさせる方が良いのかもしれませんよ。
メールで再度伝える
メールを送付できる環境が整っているのなら、仕事を指示した後に、確認の為、メールを送るのも有効な手段です。
出来れば、CCで同僚や上司を入れておくと良いでしょう。ここでも1対1でメールを送ると、「見ていない」「聞いていない」と言った言い訳が始まります。
開封通知を受け取るようにしてもいいかもしれません。
または、メールを送った後に電話で、「さっき依頼した仕事の内容を、メールでも送ったので確認してください。」と伝えるのもいいでしょう。
ここまでやれば、さすがに逃げることができなくなり、やるはずです。
最後に
「やる」と言ったのに「やらない」人は、一体何を考えているんでしょうか。
それは、本当に忘れていた時もあれば、忘れたふりをすれば大丈夫だと思うこともあるようです。仕事の内容によっては、「できなかったと言えば大丈夫だろう」と甘い考えでいる人もいます。
とは言え、仕事が終わっていなくて困るのが自分自身なら、何とかして仕事をやってもらうか、諦めて一切相手をしないようにするか、どちらかしかありません。
「いつかまじめにやってくれるだろう」
そう思うのは考えが甘いです。一度楽をすることになれると、なかなか性格は変わりません。
「なんでここまでやらないといけないんだ」と思うかもしれませんが、自分の為だと割りきり、紙やメールで指示をした証拠を残すようにしましょう。
