「きちんと説明したのに、なぜできないのか」
「こんなに細かく指示していたら、自分の仕事ができない」
そんな管理職のぼやきは、日本全国どの会社に行っても聞くことが出来るはず。
それだけ仕事の指示を出すのは難しいし、細かく指示を出したから部下が動くわけでもないのです。
この記事は上司と部下の中間にいるからこそ感じる部下が指示待ちになる5つの理由を書いています。
部下が指示待ちになってしまうのには、ほとんどの場合上司に原因があるものです。
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部下が指示待ちになる5つの理由
部下が指示待ちになる原因の多くは上司にあります。
その理由は、伝えるべきことを伝えない、仕事を途中で取り上げる、部下を馬鹿にするなどして、委縮させてしまうからです。
一度委縮した部下は自ら考えて行動しようとはしません。積極的に動けば同じように仕事を取り上げられるかもしれませんし、自らの判断で行動したら肝心な情報が抜けているかもしれないからです。
指示をしないと動かない部下が多いのなら、上司自身に原因がある可能性がとても高いのです。
次に、ぼくが見てきたとんでもない上司の話をします。
「なぜその仕事をやるのか」を説明してもらえない
なぜその仕事をやるのかを説明するのは大切なことです。
目的を理解することで、部下は自分で考えて行動することが出来ます。
目的が理解できずに仕事を進めると、上司の思惑とは違った方向に進むことになるのです。
「なぜその仕事をやるのか」とは少し違うかもしれませんが、こんな経験をしたことがあります。
部長の指示で営業部署の効率化を図るために、外回りの営業と社内事務とを分けるようにした時のこと。
ぼくは外回りを担当してほしいと言われたので、ほかの営業から客先を引き継ぎました。
当然「ほかの客先を引き継ぐように」と指示を受けています。
この時点では、「ぼくが担当する客先が増える」と思っていました。
なので、しっかり客先周りをしていこうと意気込んでいたのです。
それから数か月がたったある日のこと、部長にこういわれました。
「まだ担当として1社も任せていないけど、今後は任せていきたい」と。
正直愕然としましたね。
任されていると思っていたのに、実は一切任されていなかった。
それどころか、営業部署効率化の前は担当だった客先でさえ、担当じゃないと言われたのです。
「なぜやるのか」
この場合は「なぜ部署の効率化を図り、客先を引き継ぐのか」ですね。
きちんと説明することは大切なことです。
説明もないまま話を進め、途中で予想もしなかった内容を伝えられると、部下は一気にやる気をなくしますから。
仕事を最後まで任せてもらえない
仕事を一度任せたら最後まで任せる。
これ、すごく難しいのですよ。
上司は「進め方は間違っていないか」「何か問題は起きていないか」など、とにかく進捗状況が気になります。
だからとにかく口を出したくなる。
「今どうなっている」「あれはどんな感じだ」と、頻繁に聞いてしまうのです。
これは部下にとっても迷惑な話。
頻繁に聞かれることで仕事に集中できなくなりますし、次はいつ聞かれるのかと気が気じゃなくなります。
なので、「何のためにやるのか」を伝え「仕事のゴール」をはっきりさせたら、あとは期限と報告を入れる頻度を話しておきます。
「2週間に1回は報告すること、もし分からない事や問題が起きたらいつでもいいから言ってこい」
こうすることで、部下も仕事が進めやすくなります。
また、もし途中で問題が起きたとしても最後まで部下にやらせてください。
途中で仕事を取り上げてしまっては、部下としても面白くないですし、自信を無くすきっかけにもなりかねません。
それから、あまりに頻繁に進捗を聞き細かく指示を出すのもNGです。
部下が委縮してしまい、指示が出るまで何もしなくなる可能性もあります。
言ったことがコロコロ変わる
言ったことを言っていないと言ったり、数日たったら内容が変わったりするのは最悪です。
内容を変えるのであれば、なぜ変える必要があるのかをきちんと説明してください。
ぼくの体験ですが、客先で上司が「3週間あれば作れる」と言った商品を、「言ってしまったからには3週間で作らないといけない」と思い、必死に手配したことがあります。
電話する先々で「3週間は無理だ」と言われ、何件も断られました。
それでも何とかしようと製作条件や方法を色々考え、なんとか3週間で作れる目途が立った時のこと。
お客様が打ち合わせに来るということで、上司に製作方法や内容、日数を伝えたのです。
すると信じられない一言が。
「あの商品が3週間で作れるわけがないだろ」
そう言われました。
自分で「作れる」と言ったものを、いきなり「作れない」と言い出したのです。
もう上司に対して不信感しかありませんでしたね。
言ったことがコロコロ変わるのも、部下が委縮する原因になります。
指示を受け、行動したのに違うことを言い出す。
それを繰り返されれば怖くて自主的に動けなくなりますよね。
「知っているはず」で部下を馬鹿にする
ぼくの今までの体験で、この上司はどこまで人を馬鹿にするのだろうと思った一言があります。
それは、「私にとっては常識なので、言わなくてもわかると思った」と言う言葉です。
これを何回も何回も言われました。
当たり前のことですが、自分が常識だと思っていることでも相手にとっては非常識なことがあります。
あなたの普通は私の普通じゃない。
と言うことです。
「言わなくてもわかる」
「このくらいは知っているはず」
「この案件なら、こう動くのが常識」
こういった考え方は間違っています。家族でも、親子でさえも言わないと伝わりません。
ましてや赤の他人である部下が、言っていないことを理解しているわけがないのです。
ちなみに先ほどの言葉は、指示を受け行動したら「そうじゃない」と言われたので「昨日指示を受けました」と反論したら言われた一言です。
「何のためにやるのか」も、やっぱりきちんと伝えないとダメですよね。
部下の顔をつぶす
今まで営業として働いてきて、この「顔をつぶす」行為をする上司が一番嫌いでした。
上で書いた指示を受けその通りに行動したら、上司の考えと異なっていた件でも、見事に顔をつぶされました。
前日に上司より「話の仕方を変えて先に進めるように」と指示を受け、その通りに進めました。
もちろん、発生するリスクや進め方を報告し了承を得た上で進めたのです。
社内に進め方を展開し、客先の了承も得て、取引先にも連絡を入れました。
その直後のことです。
「なぜそんな進め方をするのか？」
「なぜリスクがあるのか？」
「そんなやり方をするのなら今すぐ止めろ」
そう上司から指示が入りました。
挙句の果てに「おれが全部連絡する」と言い出したのです。
しかも指示は、メールを社内へ向けて一斉送信してきました。
前の日の指示を受け、進め方を報告したことについてなぜ突然止めろと言い出したのか、ぼくは全く理解できませんでしたね。
しかもあろうことか、社内へメールを一斉送信して「止めろ」と言う。
この結果、一瞬にしてぼくは「上司を無視して勝手に進めるやつ」になりました。
下手をするとこの先社内に向けて何を言っても「上司の許可は取ってあるのか」と聞かれてしまいます。
つまり、発言に力が無くなるのです。
さらにさらに、客先へも納得できないと電話すると言い出したのです。
そんな電話を入れられたら、客先に対してのぼくの信用もなくなります。
ぼくが「進めます」と了承を得た直後に上司が「止めます」と連絡するのですから。
ありえない話です。
こんなことをやっていると、部下は完全に自信を無くしきちんとした指示が出るまで動けなくなります。
了承を得てもよくいつ覆されるとなっては、仕事なんて出来たものじゃありません。
そしてこのやり取りがあった直後に「私にとっては常識だった」と言い出したのだから始末が悪い。
幸いかどうかは分かりませんが、社内の人はぼくと上司のやり取りを聞いていたので「昨日と言っていることが違う」ことを理解してくれました。
部下の顔をつぶす行為は、やってはいけない事です。
最後に
言ったことがコロコロ変わったり、顔をつぶすようなことをすれば部下は委縮してしまいます。
「私にとっては常識」などと部下を馬鹿にすれば、自主的に動こうという気持ちが無くなるものです。
全て上司が悪いとは言いませんが、もし思い当たる節があるのなら考えを改める必要があります。
所詮上司と部下は他人同士、そして対等な人間です。
馬鹿にしたり、顔をつぶしたり、適当に対応すれば、指示があるまで動かなくなるのは自然なことだと思いませんか？
