退職届・退職願の基本的な書き方を紹介。
退職届・退職願の書き方が分からない時に、参考にしていただければ幸いです。
退職届・退職願の書き方
退職届・退職願を縦書きで書く場合の、一般的な文例です。
退職届の文例
退職届に書く一般的な文例
私儀、
一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。
令和〇年〇月〇日
営業部第二課
山田 太郎
株式会社×××
代表取締役社長 ▲▲▲様
①冒頭:「退職届」と書きます
②書き出し:一行目の下部に「私儀、」(「しぎ」または「わたくしぎ」と読む)と書きます。
意味は「わたくしごとで恐縮ですが」や「わたくしごとではありますが」です。
行の末尾に「私儀、」を書くのは、へりくだった印象を持たせるためです。
「私事、」(「しじ」「わたくしごと」と読む)でも間違いではありませんが、プライベートの意味合いが強くなるため、「私儀、」が一般的です。
③退職理由:自己都合で退職する場合は「一身上の都合により」と書きます。
ただし必ず「一身上の都合」と書く必要はなく、「このたび○年〇月〇日を持って退職いたします」でも問題ありません。
④退職日:退職届では、上司とすり合わせた日付を書くか、退職したい日を書きます。
⑤文末:退職届は報告なので「退職いたします」と書きます。
⑥提出日:退職届を提出する日を書きます。
④の退職日と書き方(和暦か西暦か)を統一するようにしてください。
⑦所属と氏名:正確な部署名とフルネームを行の下側に書いて、名前の下に押印します。
印鑑は、三文判か実印を押印(シャチハタはNG)してください。
⑧宛名:組織の最高執行者宛てにします。
会社名・役名とフルネームに敬称(「殿」か「様」)を付け、自分の名前より上に書いてください。
退職願の文例
退職願に書く一般的な文例
私儀、
一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
令和〇年〇月〇日
営業部第二課
山田 太郎
株式会社×××
代表取締役社長 ▲▲▲様
①冒頭:「退職願」と書きます。
②書き出し:一行目の下部に「私儀、」(「しぎ」または「わたくしぎ」と読む)と書きます。
③退職理由:自己都合で退職する場合は「一身上の都合により」と書きます。
ただし必ず「一身上の都合」と書く必要はなく、「このたび○年〇月〇日を持って退職いたしたく、お願い申し上げます。」でも問題ありません。
④退職日:退職願いは希望する日を書きます。
⑤文末:退職願いはお伺いを立てるため、「退職いたしたく、お願い申し上げます。」と書きます。
あるいは「退職したく、お願い申し上げます」でもOKです。
⑥提出日:退職願を提出する日を書きます。
④の退職日と書き方(和暦か西暦か)を統一するようにしてください。
⑦所属と氏名:正確な部署名とフルネームを行の下側に書いて、名前の下に押印します。
印鑑は、三文判か実印を押印(シャチハタはNG)してください。
⑧宛名:組織の最高執行者宛てにします。
会社名・役名とフルネームに敬称(「殿」か「様」)を付け、自分の名前より上に書いてください。
日付の書き方
日付は和暦と西暦が混ざらないようにすることが大切。
封筒に日付を書く場合は、特に注意してください。
注意点
会社都合の場合は退職届や退職願を提出する必要はありません。
どうしても提出する必要がある場合でも、退職理由が会社都合なら、「一身上の都合」とは書かないでください。
一身上の都合と書いてしまうと、「自己都合による退職」にされてしまう可能性があります。
なお会社都合の場合は絶対に、「退職願」を提出してはいけません。
関連記事:退職届に具体的な理由を書くケースとは
退職届・退職願は便箋に「手書き・縦書き」が一般的
退職届・退職願は、無地の便箋に手書き・縦書きで作成することが一般的です。
もし横書きを求められた場合は、こちら「退職届・退職願の横書きでの書き方」をご覧ください。
必要な道具
- 黒ボールペンまたは万年筆
- 白無地の便箋または用紙(A4かB5)
- 白無地の封筒(長形3号または長形4号)
封筒と用紙の関係は、
- B5用紙に長形4型の封筒
- A4用紙に長形3型の封筒
手書きで作成する場合は白無地の便箋を使います。
便箋がなければコピー用紙でも構いません。
罫線が入っている便箋を使う場合は、ビジネス用のシンプルなものを選んでください。
退職届・退職願は白用紙と考えている方も多いため、色付きや柄付きの用紙は避けた方が無難です。
パソコンで作成する場合も氏名は手書きが基本
パソコンで作成した退職届や退職願が認められる場合でも、氏名は手書きが基本です。
氏名を手書きすることで、間違いなく本人が書いたという証明になります。
退職届・退職願の封筒の書き方
退職届・退職願を入れる封筒の書き方です。
- 表面の中央に「退職届」または「退職願」を縦書きで書く
- 裏面の左下に自分の所属部署名と氏名を書く
退職届・退職願の封筒への入れ方
下画像の順番で、便箋の右上(オレンジ色の○)が上に来るように、便箋を3分の1におります。
封筒に入れるときはオレンジ色の丸が、封筒裏側の右上に来るように入れてください。
※オレンジ色の丸は目印として書いています。本来はありません。
封筒に入れたらノリで封をして、メ印を書きます。
退職届・退職願に理由を具体的に書くには
退職届や退職願に具体的な退職理由を書く場合は、③の退職理由「一身上の都合により」の「一身上」を退職理由に書換えます。
例
「結婚」の場合は、「結婚により退職いたします」
「出産」の場合は、「出産により退職いたします」
ただし、自己都合で退職する場合は具体的な理由を書かずに、「一身上の都合により退職いたします」とするのが一般的です。
会社都合の場合は「一身上の都合」とは書きません。
なぜなら「一身上の都合」とは「自分の身に関すること」つまり、「個人的なこと」という意味だからです。
会社都合で退職するのに、「一身上の都合(個人的な都合)により退職いたします」では、意味がおかしくなりますよね。
会社都合で退職する場合は、具体的な退職理由(解雇・倒産・業績悪化など)を書いてください。
会社によっては専用フォームがある
会社によっては、会社指定の退職届や退職願を、用意していることがあります。
もし指定用紙がある場合は、会社指定の用紙を使ってもいいでしょう。
会社指定の用紙があるかどうかは、社内規則を確認するか人事部に聞けば大体わかります。
ただ退職届のフォームがあるか聞くと、「辞めるの?」と突っ込まれてしまうことも。
なので専用フォームを確認するときは、退職の意思を上司に伝えてからにしてください。
最後に
退職届・退職願の一般的な書き方を紹介しました。
退職届・退職願の書き方が分からない時に、参考にしていただければ幸いです。