「前任者から仕事を引き継いだけど、わからないことが多すぎる」と、悩む後任者は大勢います。
何しろ会社の約7割は、引継ぎ方法が決まっていませんし、約5割は作業マニュアルもないそうですから。
つまり、行き当たりばったりの引継ぎをされた上に、あとで確認しようと思っても確認するマニュアルすらない、という会社がメチャクチャ多いのです。
そこでこの記事では、後任者として引継ぎを受けるときの「コツ」を紹介します。
引継ぎの目的は「前任者と同じレベル」になること
引継ぎの目的は、前任者と同等かそれ以上のレベルで、前任者が担当していた仕事を行えるようになること、です。
なぜなら引継ぎは、前任者が異動や退職でいなくなる時に行われる作業だからです。
前任者の後任を育てないまま、前任者がいなくなってしまったら、仕事に穴が開いてしまいますよね。
仕事に穴が開いてしまえば、その職場で働く全員が困ることになります。
なので前任者がいるうちに、担当していた作業を後任者に引き継ぐ必要があるのです。
そして後任者には最低ラインとして、前任者と同じレベルで仕事が行えることが求められます。
「引継ぎに求める結果の差」が後任者を苦しめる
「引継ぎをしたけど仕事がわからない」で悩む理由は、後任と会社が考える「引継ぎの結果」に差があるからです。
はっきり言いますが、引継ぎだけで前任者と同じレベルの仕事ができるようにはなりません。
なぜなら前任者が今のレベルに達するまで、同じ仕事を何度も繰り返し行っているからです。
それなのにたった数日仕事を引き継いだだけで、前任者と同じレベルになれというのは無理があります。
ですが引継ぎを行うと「最低限前任者と同じレベル」が求められます。
つまり後任者が「一度聞いただけでは分からない」と思っていても、会社は「引継ぎをしたからできるはず」だと考えるのです。
この後任者と会社との間にある「引継ぎの結果の差」が、後任者を困らせることになります。
「引き継ぎをしたけど仕事がわからない」を防ぐ引継ぎのコツ
引継ぎが終わった後に仕事で困らないようにするには、引継ぎを受けるコツを守ることが大切。
引継ぎを受けるコツは2つ。
- 教わったことを明確にする
- 上司を巻き込む
この2つのコツを守れば、引継ぎが終わった後に困ることが減ります。
教わったことを明確にする
まず大切なことは、引継ぎで教わったことを明確にすることです。
「分からない」で終わらせない
引継ぎで教わったことを明確にするには、「分からない」で終わらせないことが大切。
少しでも疑問が残ったのなら、徹底的に前任者に質問をしましょう。
なぜなら前任者は引継ぎが終わるといなくなってしまいます。
いなくなってしまうと、わからないことを聞くことさえできなくなるのです。
なので、「分からない」ことは1つも残してはいけません。
もし明確な答えがない場合は、分からないことと引継ぎがなかったことを、ノートに書き記してください。
引き継がれたことをノートにまとめる
引継ぎで教わったことは、全てノートにまとめます。
ノートにまとめることで引継ぎのモレや疑問点を確認することができます。
何よりノートがあることで、不明点が出たときに見直すこともできるのです。
また、引き継がれていないことも、ノートを見れば確認できるようになります。
困ったときの連絡先を確認する
作業で分からないことがあったとき、誰に聞くべきなのかも確認してください。
そして教わった確認先は、「困ったときの連絡先」として、一覧にまとめましょう。
困ったときの連絡先があれば、前任者がいなくなったとしても、仕事で困ることは少なくなります。
引継ぎに上司を巻き込む
引継ぎは一人で聞くのではなく、上司を巻き込みます。
上司を巻き込む方法は、「報連相」を徹底して行うことです。
例えば「今日の引継ぎ内容は、ノートのここからここまでです」というように、引継ぎノートを見せながら報告する方法もあります。
また報告をするときに、「質問をしたけど解決しなかったこと」も伝えます。
つまり上司に引継ぎの進捗を逐一報告することで、完全に終わっているかどうかを理解してもらうのです。
当然引継ぎが完全ではないことも伝わりますから、「前任者と同じレベル」を求められることがなくなります。
すると前任者がいなくなった後で、仕事がわからなくて困ることも少なくなるのです。
最後に
「引き継ぎをしたけど仕事がわからない」を防ぐ引継ぎのコツを紹介しました。
そもそも…数日の引継ぎで仕事を全部覚えろ！ という方が無茶ですよね。
また引継ぎを、当事者だけに任せてしまう上司が多いことも、後任を苦しめる原因になっています。
なので後任として引継ぎを受けるときは、「教わったことを明確にする」「上司を巻き込む」ことが大切です。
つまり引継ぎの透明性を高めることで、後々自分が困らないようにする、ということです。
