仕事で多いミスはアテンションミス（うっかりミス）とケアレスミス（不注意によるミス）の2種類だと言われています。
「うっかり」と「不注意」がミスの原因ですから、作業者が人間である限り、ミスを完全になくすことはできません。
なのでミスを防ぐには、「ミスはするものだ」と考えて「予防」することが大切です。
具体的なミスの予防方法は次の５つ。
- メモを取る
- ToDoリストを作る
- 慌てて作業をしない
- 曖昧な部分は確認する
- 作業が終わったらチェックする
この記事では、うっかりミスと不注意によるミスを防ぐ５つの方法について、詳しく解説しています。
最後まで読んでいただけば、ミスを防ぐ具体的な方法を理解することができます。
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ミスをする理由
まずなぜミスをしてしまうのか、その理由を一覧で紹介します。
- 見落とし
- 見間違い
- 聞き間違い
- 思い込み
- 知識不足
- 経験への過信
- やり忘れ
- やり間違い
- 勘違い
- 確認もれ
ミスの例を上げると…
- 金庫のカギをかけ忘れる（やり忘れ・見落とし）
- 見積もりの金額を間違える（見落とし・やり間違え・経験への過信）
- 違う資料を送ってしまう（勘違い・聞き間違い・思い込み）
…などです。
一覧で見てみると、ちょっとした注意不足で起こるミスが多い、ということに気が付きます。
そして注意不足で起こるミスが多いからこそ、仕組みでミスを予防することが大切です。
では次に、ミスを防ぐ5つの方法を順番に説明します。
メモを取る
作業指示を受けたときに、必ずメモを取るようにします。
よく「メモは忘れるために取る」と言われますが、作業指示のメモは「忘れないために取る」ものです。
メモに書く項目は5W1Hが基本。
- Who…誰が（人物）
- What…何を（対象）
- When…いつまでに（日時）
- Where…どこに（場所）
- Why…なぜ（理由）
- How…どうする（方法）
最後にメモには必ず、指示を受けた場所と日時、指示を出した人物も書くようにしてください。
ToDoリストを作る
ToDoリストは別名「やることリスト」です。
日常の業務でやるべきことを全て書き出し、リストにして管理します。
終わった作業はチェックを入れて消していけば、仕事をを忘れることはありません。
初めてリストを作るのはちょっと大変ですが、一度作ってしまえばあとは簡単。
ToDoリストの更新作業も、10分ほどで終わらせることができます。
慌てて作業をしない
慌てて作業をすると、うっかりや不注意のミスを起こしやすくなります。
なので作業をするときは、十分に時間をとって行うようにしましょう。
作業に十分な時間を取るには、締め切りまでの時間と、作業にかかる時間を正確に把握することが大切。
もし作業時間が分からないのなら、なるべく早めに作業をするようにしてください。
曖昧な部分は確認する
仕事を進めるうえで分からないこと、曖昧なことは必ず確認します。
間違っても「分かったつもり」や「あいまいなまま」、仕事を進めてはいけません。
なぜなら上司が求める結果と、自分で考えた結果に相違ができてしまうからです。
結果が違っていれば、その仕事は終わったことになりません。
やり直す手間を考えると、事前に確認したほうが効率が良いものです。
だからこそ仕事を進める前に、あいまいな点は確認してください。
作業が終わったらチェックする
作業が終わったら不備やモレがないか、必ず確認をします。
できれば事前にチェックリストを作っておきましょう。
そして作業した場所を指差し、声に出して確認し、ミスがなければチェックリストにチェックを入れていきます。
指差しや声に出すことは、恥ずかしいと思うかもしれません。
ですがチェックする場所を指差しし、声に出すことでチェックの精度を格段に上げることができるのです。
参考：厚生労働省「指差呼称」
恥ずかしいかもしれませんが、ミスを防ぐことが目的なので、指差しを行い声に出して確認してください。
最後に
ミスは人が作業をしている限り、必ずどこかで起こります。
そのためミスは、「予防する」と言う考え方が大切です。
ミスを予防するための方法は次の5つ。
- メモを取る
- ToDoリストを作る
- 慌てて作業をしない
- 曖昧な部分は確認する
- 作業が終わったらチェックする
仕事のミスが多くて悩んでいる方は、ぜひ試してみてください。
