仕事のメールでのミスは、内容によってとんでもない事態を引き起こすことがあります。
誤字脱字やおかしな文面であれば、訂正メールを送ることで挽回できますが、送信先を間違えたら最悪です。
しかも意外と送信先を間違えて送っている人が多いんですよね。
仕事のメールのミスは、送信前に確認することで防ぐことができます。
この記事では仕事のメールでミスをしないために、送信前に確認することを紹介しています。
メールを送信する前に確認する６つのこと
メールを送信する前に確認するのは次の６つ。
「宛先・Cc/Bcc・宛名/敬称・添付ファイル・件名・内容」です。
数分で終わりますので、めんどうくさがらずに必ず確認しましょう。
宛先を間違えていないか
意外と宛先を間違えてメールを送ってくる人が多いんです。
宛先を間違えてメールを送ると、情報漏洩の原因になる可能性があります。
ぼくが経験した宛先間違いでは、競合に商品を発注するメールが送られてきたことがあります。
営業上の情報が筒抜けになってしまうのが、宛先間違いの怖さ。
メールを送信する前に、必ず確認してください。
Cc・Bccを間違えていないか
Cc/Bcc間違いも、意外と多いんです。
Bccで送る予定だったのをCcで送ってしまう方もいます。
Bccで送る方をCcに入れてしまうと、誰に送ったのが全てわかってしまいます。
とくにすべての取引先を対処にしたメールや、展示会などのお礼メールなどを間違えると最悪です。
どの会社に営業をかけているのか、どんな取引先があるのかが筒抜けになってしまうからです。
Cc/Bccは間違えないように、しっかり確認しましょう。
宛名・敬称を間違えていないか
相手の名前を間違えるのは、とても失礼なことです。
「斎藤/斉藤/齋藤」や「渡辺/渡邊/渡邉」など、間違えやすい漢字は特に注意しましょう。
また敬称にも注意が必要です。
さん・様・殿などを間違えないように、必ず確認してください。
必要なファイルを添付したか、間違えていないか
仕事のメールのミスで一番多いのが、ファイルの添付モレだと言えるほど、添付モレをする人が大勢います。
添付モレならまだしも、別のファイルを添付してしまう人もいますね。
ぼくの経験では、相見積もりの見積書を送付してきたり、「ご確認ください」の文言と共に、仕入れ先の見積書を送ってきた方もいました。
添付ファイルを間違えても営業情報が漏れてしまうので、十分注意してください。
件名は問題ないか
件名はメールの内容を分かりやすく示す必要があります。
特に注意したいのはメールを転送するときです。
内容にそぐわない件名になったり、Re:Re:Reと、転送をあらわす文字が多くなることがあります。
件名は見落としがちなので、きちんと確認しましょう。
内容に問題はないか
メールは書きっぱなしで送るのではなく、送信前に内容を確認することが大切。
- 必要な情報が網羅されているか
- 余計なことを書いていないか
- 分かりやすい言葉で書いてあるか
- 誤字・脱字はないか
情報が不足しているのに、余計なことが書いてあったら、印象が悪くなります。
送信前に必ず確認してください。
署名にチェック項目を入れるとミスを防げる
仕事のメールは書き終わった後、文章の下に署名を入れる方が多いはず。
なので署名の上か下に、メールのチェック項目を一覧で書いておくと、ミスをしづらくなります。
例えばこんな感じで…
―――メール送信前チェック項目―――
□ 宛先の確認
□ Cc・Bccの確認
□ 宛名・敬称の確認
□ 添付ファイルの確認
□ 件名の確認
□ 内容の確認
──―― 株式会社 ○○○○ ───
氏名： □□ ×××
〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: bunoshi＠kabusikikaisyamaru.×××
URL: http://shomeidesign.○○○/
───────────────────
…署名にチェック項目を追加すると、署名をするたびにチェック項目が表示されます。
メールのミスを防ぐ効果が期待できるので、ぜひ参考にしてください。
メールでミスをしたときの対応
万が一メールでミスをしたときは、すぐにお詫びと訂正のメールを送らないといけません。
例文
―――――――――――――――――――
件名：お詫びと訂正「〇〇〇の件」
先ほどお送りしたメールに間違いがございました。
訂正後のメールを送信いたしますので、下記ご確認をお願いいたします。
恐れ入りますが、先ほどのメールは削除をお願いいたします。
大変失礼いたしました。
＜正＞ ・・・・・・・
＜誤＞ ・・・・・・・
【訂正後のメール全文】
―――――――――――――――――――
間違えた箇所だけ訂正する方法もあります。
ですが一部を訂正するよりも全文を送信したほうが、受け取る側も分かりやすくなります。
そして大切なのは、「お詫びと訂正」のメールを送ったら、すぐに電話をすること。
相手に余計な手間を取らせているわけですから、電話でお詫びするのが筋です。
もし宛先を間違えたときはすぐに電話をして謝り、メールを削除してもらいましょう。
Ccを全て間違えたときは…。
送信先全てに電話でお詫びするしかありませんね…。
そして上司に必ず報告をしてください。
関連記事：仕事でミスった時の対処法とダメな対応
最後に
仕事のメールのミスは、送信前に確認することで防げます。
もし宛先やCc/Bcc、添付ファイルを間違えると情報が漏えいし、取り返しのつかない事態になることも…。
なので送信する前に必ず確認を行い、ミスしないようにしてください。
