自分の能力を超える量の仕事がある。
あるいはイレギュラー（ミスやクレームなど）が発生し、思ったように仕事が進められないなど、色々な理由から、仕事が終わらなくて困ることがあります。
仕事が終わらないとき、ほとんどの人は残業をしてでも終わらせようとしますよね。
任されたからには頑張りたい。
仕事ができない奴だと思われたくないなどの気持ちも、人を頼れない原因になっているようです。
ですが、頑張っても終わらない量の仕事を続けていると、肉体的にも精神的にもつらくなってしまうもの。
どこかで仕事量を調整しないと、あなたの体がもちません。
そこでこの記事では、毎月100時間以上の残業を10時間以下に減らした経験を元に、仕事が終わらない時の対処法を紹介しています。
大切なのは終わらない原因を明確にすること
仕事が終わらない時に大切なことは、仕事が終わらない原因を明確にすることです。
原因が明確になれば、対応を考えることができます。
上司やお客さんと相談して、終わる仕事量に調整することもできるでしょう。
ですが「仕事が終わらない」と悩んでいる方ほど、原因を把握していないことが多いようです。
ではどうやって仕事が終わらない原因を明確にすればいいのか、その方法を紹介します。
仕事以外に原因を持っていかない
仕事が終わらない原因を明確にするとき、やってはいけないことが、仕事以外に原因を持っていくことです。
例えば…
- 人手不足
- 作業量が多い
- 作業スピードが遅い
…などですが、人手不足などは仕事が終わらない原因になりません。
なぜなら、「人手不足」「作業量」などを原因に上げても、対処のしようがないからです。
「人が少ないから終わりません！」と上司に言っても、いきなり人は増えませんし、上司としても「募集しているから」としか言えないのです。
仕事が終わらない原因は「時間」と「作業」で探す
仕事が終わらない原因を明確にするときは、「時間」と「作業」で考えます。
仕事に必要な作業を細分化する
まず仕事に必要な作業を細分化します。
市場調査、ゴールの設定、企画書の作成、会場の手配など、仕事を進めるための作業を一覧で書き出してください。
仕事に必要な作業時間を見積もる
次に仕事に必要な作業時間を見積もります。
正確な時間を出すことは不可能なので、経験からざっくりと時間を見積もってください。
仕事の「作業」「時間」「期限」を一覧にする
仕事の「作業」と「時間」を明確にしたら、「期限」を追加して一覧表にします。
一覧表は縦軸が「仕事」、横軸が「時間」です。
スケジュール表を作るイメージで、時間に作業を割り当ててください。
表にすると原因が明確になる
任されている仕事を一覧にすることで、仕事が終わらない原因が明確になります。
例えば…
- 作業が重複している
- 仕事の期限が短い
- 会議などで時間が取られる
…などですね。
整理した内容を元に上司と相談
仕事が終わらない原因が明確になったところで、上司に対応を相談します。
相談は一覧表を元に進めてください。
そして、仕事が終わらない原因を無くすために、対処法を提案することが大切です。
例えば…
- 期限を延ばせる仕事がないか
- 重複する作業を誰かに回してもらえないか
- 簡単な仕事はほかの人に任せてもらえないか
…などです。
仕事が終わらない原因が明確になれば、上司も対応を考えやすくなります。
また期限に仕事が間に合わなければ上司も困るため、何かしらの対応を取ってもらえるはずです。
仕事が終わらないのを自分の責任にしない
仕事が終わらない人を見ると、「仕事が終わらないのは自分の責任」だと、考えている方が多いようです。
任された仕事に責任を持つことは、すごく大切なことです。
ですが、仕事が終わらない時に責任を問われるのは、「会社」だということを忘れないでください。
つまり「期限までに仕事が終わらない」＝「無責任な会社」だと考えられてしまうのです。
であれば、「終わらないのは自分の責任」だと考えて仕事を抱え込むのではなく、状況を上司に説明して、早めに対応を取るべきなのです。
常に上司と仕事の進行状況を共有する
上司の仕事はマネジメントをすること。
つまりチームや部署の状況を把握し、仕事を滞りなく進めて利益を出すことです。
上司がマネジメントを行うには、任されたチームの状況を把握しないといけません。
逆に言えば、上司に状況を把握してもらえば、仕事をスムーズに進めるために、助けてもらえるのです。
任された仕事をきちんと終わらせたいのであれば、常に上司と仕事の進行状況を共有しましょう。
「一人で終わらせないのは恥ずかしい」と思うかもしれません。
ですが上司としては、期日までに仕事が終わらない方が問題なのです。
だからこそ、上司と仕事の進行状況を常に共有するようにしてください。
上司と情報を共有することで、結果として仕事を進めやすくなり、結果も出しやすくなります。
最後に
仕事が終わらない時は、堂々と上司を頼ってください。
と言ってもただ「終わりません」と報告しても、上司としては困ってしまいます。
上司を頼るときは、何が原因でどうすれば終わるのか、「報告」と「提案」を同時に行うことが大切。
期限ぎりぎりになってから「終わらない…どうしよう…」と焦るよりも、早めに対応を取った方がスムーズに仕事が進みますよ。
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