仕事を複雑にしたがる人、いますよね。
担当者が自分の仕事を複雑に考えてしまっているのなら、注意やアドバイスをすることで何とかなります。
問題なのは管理職など「権限を持っている人」が、仕事を複雑にしてしまうとき。
すごく対処に困ります。
いや、なまじっか権限を持っているだけに、対処できないことも多いのです。
ということで、この記事ではわざわざ仕事を複雑にしたがる人の特徴について書いています。
管理するために管理項目を増やす
管理職がやりがちな複雑化で多いのが、自分で管理するために、管理項目を増やしていくことです。
例えば、まず工程を管理するために「工程表」を作成します。
つぎに「工程表を機能させるため」に、やるべき作業を連絡する「作業連絡書」を作ります。
そしてさらに「作業連絡書を見ているかどうか」を確認するために、「連絡書チェックリスト」を作る、といった具合です。
この3つの書類以外に、作業内容を伝える「作業指示書」や受発注の連絡をする「社内伝票」もありました。
ほかにも、ミスが起こるたびにチェックリストを作っていき、最後には3重も4重もチェックしないといけない、という状況になったこともあります。
管理するために管理項目を増やし、そのたびに新しい書類を作り出す。
そんな管理者を、今まで経験した会社すべてで見たことがあります。
現場を理解していないのに変えたがる
管理職が変わったときに起こりがちなのが、仕事の流れを理解していないのに変えたがることです。
現場を理解していない方が何かを変えようとすると、「A⇒B⇒C」で流れていたものが、「A⇒A1⇒A2⇒B⇒B1⇒C⇒C1⇒C2」と、どんどん複雑化していきます。
あるいは「俺のやり方はこうだ！」と、剛腕をふるって大混乱を巻き起こす方もいますよね。
自分以外は仕事ができないと思い込んでいる
仕事の流れを理解せずに何かを変えようとする方は、得てして「自分以外は仕事ができない」と思い込んでいます。
「自分以外は仕事ができない」から「俺がやるしかない」と思い込み、「こうやるように」と一方的な改悪が起こるのです。
「自分は仕事ができる」と思い込んでいる方の口癖は、「ふつうは…」が多い気がします。
「ふつうはこういう流れだから」「ふつうはこうやるから」と、相手をちょっと小ばかにしながら改悪を連発するのです。
「複雑な仕事＝レベルが高い」と勘違いしている
不思議なもので、仕事を複雑にすると頭を使うからか、仕事をやった気分になれるんですよね。
しかもいろいろなことを考えないといけないので、「複雑な仕事＝レベルが高い」と思い込んでいる方も多いのです。
例えば商品の見積を取らないといけない場合、見積もり依頼をメールかFAXで送ればいいだけですよね。
それなのに、過去の履歴を調べだし、見積書のフォームを新たに作り、以前の担当者にヒアリングを行い…と、無駄に複雑化していく方がいます。
ぼくも依然「A社に手配がかかっているようなので、納期を電話で確認します」と上司に伝えたところ、「いや、まずは履歴のチェックからだ、あそこの棚の書類と、下の棚の書類と、このフォルダの中と、こっちのフォルダの中、このシステムを調べてくれ」と、言われたことがあります。
電話で聞けば2分で終わるのに…と思いながら、言われた通りチェックしたら2時間もかかりました。
意外と複雑なことを好んでやりたがる人は多いようです。
正確さを求めるがあまり複雑になることも
「もっと正確にできるのでないか」という思いから、仕事を複雑にしてしまう方もいます。
例えば製品の受発注。
発注書で製品を手配して納品書で検品を行うのが一般的な流れです。
ですがより正確さを求めるために…。
発注書で手配をしたらコピーを取り、発注書のコピーをもとにPCに発注履歴を入力。
納品時はまず納品書と発注書（コピー）の数があっているかを確認。
次に納品書と製品があっているのかを確認。
あっていれば受領書にサインを行い、納品書と発注書（コピー）を取り、PCの発注履歴と突合。
数に間違いがなければ納品書をもとに仕訳伝票を発行する。
…というやり方をする会社もあります。
確かに何回もチェックしているので、間違いは減りますよね。
ですがやるべきことが多いため、逆に間違いが起こる可能性もあります。
コピーを取り忘れるとか、納品書と発注書の突合を忘れるとか、です。
最後に
どんな会社にも、わざわざ仕事を複雑にしたがる人はいるものです。
ほとんどの場合、本人に悪気はありません。
真剣に仕事と向き合い、できるだけミスを抑えたいという思いから、仕事が複雑になってしまうことがほとんどです。
とはいえ仕事を複雑にしても、メリットはほとんどありません。
なので、どうしても複雑化を止めたいのであれば、この言葉を送ってみてください。
「バカな奴は単純なことを複雑に考える。普通の奴は複雑なことを複雑に考える。賢い奴は複雑なことを単純に考える。」
