残業時間を管理するために、残業を申告制にしてルール化している会社が多いですよね。
でも、残業申請をルール化したことで、思わぬ弊害が起こることもあります。
ぼく自身、残業申告制の会社に転職したときに、思わぬ弊害に出会ったことがあるのです。
つまり、残業できる時間が限られているけど、全然仕事が終わらない…。
という状態になってしまったのです。
その経験を踏まえつつ、残業申請をルール化することで起こる弊害について紹介します。
残業をルール化する理由
残業をルール化するのは、概ね次の3つの理由があります。
- 無駄な人件費を削減するため
- 労働基準法に違反しないため
- 従業員の健康管理のため
会社としては、無駄な人件費は1円でも支払いたくないもの。
また再現なく残業を認めていると、人件費が高くなるだけではなく、労働基準法違反になる可能性も出てきます。
最悪のケースでは、従業員が過重労働で体調を崩してしまうこともあるのです。
これらの問題を防ぐために、どうしても残業をルール化する必要があります。
管理が難しい残業時間
多くの会社では、従業員が事前に残業を申請する方法を、ルールとして採用しています。
ですが残業申請をルール化しても、実際に残業時間を管理することは、すごく難しいのです。
上司や経営者が残業を推奨している
まず問題になるのが、会社が残業を歓迎しているケースです。
とくに「残業＝頑張っている」と考える経営者や上司が多い会社では、残業を歓迎する風潮があります。
会社が残業を歓迎しているわけですから、いくらルール化しても残業が減ることはありません。
上司が部下の仕事量を把握していない
次に問題になるのが、部下の仕事量を上司が把握できないケースです。
部下がどの程度忙しいのかわからないため、残業を申請されるとノーチェックで許可してしまいます。
そのため、残業申請をルール化しても、残業時間が減ることはありません。
残業をルール化することで起こる弊害
残業をルール化しすることで、起こる弊害もあります。
仕事が終わらない
残業申請のルール化で一番起こりやすい弊害が、仕事が終わらなくなることです。
例えば経理が人件費を把握するために、残業時間の上限を決めたとします。
当然残業時間の上限を超えた部分に関しては、残業の許可をもらうことができません。
すると当然、終わらない仕事が出てきます。
ぼくが経験した弊害はまさにこれで、残業時間の上限が決まっていることで、いつまでたっても仕事が終わらなくなってしまったのです。
原因はぼくのキャパを大幅に超える仕事があったこと。
上司に説明しても解決せず、あろうことか「なんで終わらないんだ！」と責められる事態に…。
仕事量と労働時間、従業員数を管理せず、残業だけを管理しようとすると、仕事が終わらなくなることもあるのです。
サービス残業が増える
残業をルール化することで起こるもう一つの弊害が、サービス残業です。
先ほどのぼくのように、残業時間内で仕事が終わらないと、とにかく終わらせるためにサービス残業を始めることになります。
周りから「なんで終わらないんだ！」と煽られれば、「何とかして終わらせなくては…」と、思ってしまうものです。
すると朝早く来て仕事を始めたり、残業申請の時間を超えてでも働こうとしたり、挙句の果てに自宅に持ち帰ってまで仕事をしようとし始めます。
残業を管理するには
残業を管理するには、残業だけをルール化しても意味がありません。
「残業を減らせ！」という号令だけでは、ほかの部分にしわ寄せがいくだけです。
大切なのは、まず仕事の量を管理すること。
仕事の量を管理するとは、期日までに仕事を終わらせるために、必要な作業時間を適切に見積もることです。
適切な作業時間を見積もることができれば、必要な人員も把握できます。
納期が適切かどうかも判断できますし、残業が必要かどうかもわかるはずです。
仕事の量と作業時間を管理できるようになって、初めて残業時間の管理ができるようになります。
大切なのは断る勇気
残業を管理するためには、仕事の量と作業時間を適切に管理する必要があるといいました。
おそらく「そんなの無理だ！客先の要望もあるし競合他社もある。無理をしないと存続できないんだよ！」と、思う方も多いでしょう。
ぼくも中小企業で働いていますから、仕事の量と作業時間を管理する難しさは、よく知っています。
日本では買う側が極端に強いため、ごり押しされたら従うしかない、という現実もあるはずです。
ですが1つだけ、仕事の量を管理する方法があります。
それは、むちゃな仕事を断ること。
かなり難しいことだと思いますが、むちゃな仕事を断ることができれば、仕事の量と作業時間を管理できるはずです。
