タスク管理に苦手意識を持っていませんか？
実はぼくも、長い間タスク管理をせずに仕事を進めてきました。
目の前にある仕事を終わらせることだけを考えていて、特に管理は必要ないと思っていたのです。
それにタスク（作業）を管理するって、なんだか難しい印象があったんですよね。
ですが仕事が増えてくると、後回しにした仕事を忘れたり、ほかの仕事が気になって集中できなかったり、といった問題が出てきます。
そこでぼくは仕事のモレを防ぐために、「メモに仕事をすべて書きだす」ことを始めました。
たったメモ紙1枚で、タスク管理ができたんです。
ということで、この記事では超簡単なタスク管理のやり方を紹介します。
タスク管理が必要な理由
タスク管理をする理由は、目の前の仕事に集中するためです。
なぜなら複数の仕事を抱えていると、仕事を忘れたり、次やるべきことに悩んだりと、たくさんの問題が起こります。
この問題を解決して、目の前の仕事に集中するために、タスク管理が必要なのです。
タスク管理をしないと起こる問題
ではタスク管理をしないとどんな問題が起こるのでしょうか。
ぼくが実際に経験した問題をふたつ紹介します。
後回しにした仕事を忘れる
ありがちな問題が、後回しにした仕事を忘れること、です。
仕事をしていると突発的な作業がよく起こります。
電話応対やメールの対応、上司や先輩からの突然の作業指示などです。
言われたときにすぐできればいいのですが、どうしても後回しにするしかない時もありますよね。
そして忙しさのあまり、後回しにした仕事を忘れてしまう…。
これ、だれでも一度は経験したことがあるはずです。
目の前の仕事に集中できない
仕事が増えてくると、目の前の仕事に集中できなくなります。
なぜなら今抱えている仕事の量が把握できずに、気持ちばかりが焦ってしまうからです。
気持ちが焦りだすと次第に機嫌も悪くなっていきます。
この仕事をいつまでに終わらせればいいのか。
今日も残業をしないといけないのか。
など、基本的なスケジュール管理もできなくなるのです。
その結果、目の前の仕事に集中できず、無駄な時間を使うことになります。
超簡単なタスク管理の方法
では本題でもある超簡単なタスク管理の方法を紹介します。
やり方は簡単。
- メモ紙に仕事を書き出す
- 書き出した仕事に優先順位をつける
- 終わった仕事を消していく
- 割込み仕事は都度追記する
- 新しいメモ紙でリストを更新する
たったこれだけです。
メモ紙に仕事を書き出す
まず今抱えている仕事を、メモ紙にすべて書き出します。
難しく考える必要はありません。
箇条書きで上から下に書いていくだけです。
ポイントは2つ
- できるだけ細かく書く
- 期日も書く
仕事はできるだけ細かい作業に落とし込んで書き出します。
そして書き出した作業の横に期日も付け加えてください。
期日は優先順位をつけるときに使います。
書き出した仕事に優先順位をつける
書き出した仕事の期日をもとに、優先順位をつけていきます。
優先順位は次の順番でつけるのが基本です。
- 期日が近くて時間のかかる仕事
- 期日が近くてすぐ終わる仕事
- 期日が遠くて時間がかかる仕事
- 期日が遠くてすぐ終わる仕事
つまり気持ちが焦る仕事（期日が近い仕事）から終わらせていく、ということです。
とくに期日が近くて時間がかかる仕事は、「これじゃ間に合わない！」と焦るもの。
なので期日が近くて時間がかかる仕事を最優先で終わらせましょう。
終わった仕事を消していく
終わった仕事は書き出したリストから消していきます。
消すときは横線を1本書くだけでOKです。
消し忘れると混乱する原因になるので、忘れずに消してください。
割込み仕事は追記する
新しく任された仕事はすぐに手を付けず、リストの一番下に追記していきます。
すぐに終わるからと、作業を止めて新しい仕事を始めてはいけません。
新しい仕事に手を付けると、今行っている仕事が中途半端になります。
すると複数の仕事が頭の中で交わることになり、効率が落ちてしまうのです。
そうならないためにも、割込み仕事はリストに追加だけして、手を付けないでください。
新しいメモ紙でリストを更新する
1日の終わりに仕事のリストを見直し、進み具合を確認します。
そして明日のために、新しいメモ紙でリストを更新してください。
この時追加された仕事を含めながら、優先順位を付けなおします。
あとは上から繰り返すだけで、十分なタスク管理ができます。
メモ紙1枚でタスク管理はできる
ぼくが行っているタスク管理の方法です。
タスク管理はメモ紙1枚あればできます。
ややこしいアプリやソフトを使う必要なないのです。
タスク管理の目的は、今抱えている仕事の状況を可視化し、モレや抜けをなくすこと。
仕事の状況さえわかれば、使うツールはメモでもノートでも何でもOK。
タスク管理に苦手意識を持っている方は、ぜひメモ紙1枚から始めてください。
