自分のペースで仕事を進めるには、できない仕事ややりたくない仕事を断ることも大切なこと。
ですがいざ断ろうと思っても、なかなか難しいものですよね。
嫌われたらどうしよう、断ったら迷惑かな…などと考えてしまい、なかなか断れない方も多いはず。
そこでこの記事では、仕事を断るちょっとしたコツを紹介。
悪い印象を与えずに断ることができますから、ぜひ参考にしてください。
仕事を断るのは相手のためでもある
まず知っておいてほしいのは、仕事を断るのは相手のためでもある、ということ。
なぜならきっぱりと断ることで、相手も次の手段を検討できるからです。
これはやりたくないと思う仕事でも同じ。
いやいや仕事を引き受けて中途半端な結果を出すくらいなら、初めから断ったほうがましです。
中途半端に検討すると余計嫌われる
仕事を断るときに、「ワンクッション入れたほうがいい」という方もいますが、はっきり言って逆効果です。
例えば新しい仕事を頼みたいときに、相手が「少し考えます」とか「持ち帰って検討します」と言ったらどう思いますか？
きっと「やってくれるかもしれない」「検討する余地があるなら期待していいかな」と、期待する気持ちが生まれますよね。
でも「検討した結果、本件はお断りいたします」と言われたら？
ぼくなら「断るなら検討するとか言うな！」と、結構マジで腹が立ちます。
つまりできない仕事に「できるかもしれない」という含みを持たせると、相手に余計な期待をさせてしまうわけです。
そして検討した結果「できません」だと、期待していた分相手の落胆も大きくなり、必要以上に悪い印象を与えてしまいます。
無駄に引き受けると相手に迷惑がかかる
また、すでにキャパオーバーしているのに新しい仕事を引き受けるは、絶対にやめるべきです。
なぜなら期日までに仕事が終わらなければ、相手にも大きな迷惑がかかるから。
おそらくほとんどの方は、「間に合わないなら引き受けないでくれ」「最初にできないと言ってくれればいいのに」と、思うことでしょう。
相手のためを思って引き受けたのに、印象が悪くなる。
しかも相手に迷惑を掛けてしまうとなれば、本末転倒としか言えません。
つまり、できない仕事を無理に引き受けると、相手に余計な迷惑をかけてしまうのです。
仕事を断るのは相手のためでもある
この段落簡単にまとめると、できない仕事ややりたくない仕事を中途半端に検討したり、無理に引き受けたりすると、相手に迷惑がかかるということ。
つまり、早い段階で仕事を断るのは、自分のためだけではなく、相手のためでもあるのです。
断るタイミングが早ければ早いほど、相手も次のアクションを起こしやすくなります。
無駄に検討する時間を取らなくていいので、あなたの仕事にも影響が出ません。
だから、できない仕事ややりたくない仕事を断るのは、自分のためだけではなく、相手のためでもあるといえるのです。
仕事を断るちょっとしたコツ
ということで、相手のためにもできない仕事ややりたくない仕事はきっぱりと断りましょう。
ではどうやって断れば角が立たずにすむのか。
仕事を断るちょっとしたコツを紹介します。
よく聞いてください。
できない理由を明確に伝える
まず大切なのは、その仕事ができない理由を明確に伝えることです。
ポイントは「明確に」伝えること。
例えば…
今AとBの仕事を抱えています。
期日まで時間がないことと、毎日残業もしているため、新しい仕事に手が回りません。
…といった具合です。
ただ「できません！」といえば角が立ちます。
もちろん「やりたくありません！」なんて言えば喧嘩になります。
なので、仕事を断るときはできない理由を明確に伝えてください。
相手に配慮する
「できない理由を明確に伝える」といっても、自分の主張だけで断ると相手も気分が悪いもの。
なので、相手に配慮して断るようにしましょう。
例えば…
今AとBの仕事を抱えています。
期日まで時間がないことと、毎日残業もしているため、新しい仕事に手が回りません。
この状況で仕事を引き受けてしまえば、あなたに迷惑を掛けることになります。
なので、申し訳ありませんが、その仕事は引き受けられません。
…と、「あなたに迷惑を掛けたくない」という一言を添えます。
この一言を添えることで、自分のことだけじゃなくあなたのことも考えていますと、暗に伝えることができます。
これだけでもだいぶ印象が変わるものです。
代替え案を出す
相手に配慮した言葉をつけても、「断られた！」という印象を持つ方は多いもの。
少しでも印象をよくするために、代替え案を出すことも大切です。
例えば…
- 来週からでよければできます
- ほかにできる人を探しましょうか？
- 期日を伸ばしていただければできます。
…などですね。
ただ断るのではなく、代替え案を出すことでより印象が良くなります。
一言添えて断る
そして最も大切なことは、一言添えて断ること。
- せっかく声をかけていただいたのに申し訳ございません
- ご期待に沿えず申し訳ございません
自分が悪いわけではないのに「申し訳ございません」と言うのは抵抗があるかもしれません。
（というか、ぼくは言いたくありません…。）
ですが一言お詫びの言葉を添えるのは、良くも悪くも日本の文化です。
この一言があるかどうかで、印象が天と地ほど変わるのも事実。
なので仕事を断るときは、一言添えるようにしてください。
仕事を断る「例文」
仕事を断るコツを使った例文を紹介します。
いまは期日が8日までのA案件と、10日までのB案件を行っています。
情報収集や資料の作成、取引先との調整に時間がかかっていて、毎日残業をして何とか対応している状態です。
お話いただきました案件は期日まで時間がなく、どうしても今引き受けている案件と被ってしまいます。
この状態で新しい案件を引き受けてしまえば、手が回らずにあなたに迷惑をかけてしまうかもしれません。
なのでもし期日を15日まで伸ばしていただけるなら、9日から対応することはできます。
ですが伸ばすことができないのであれば、申し訳ございませんがお断りさせていただきます。
せっかく声をかけていただいたのに、ご希望に添えず申し訳ございません。
こんな感じになります。
断り方のニュアンスは、何となく伝わったでしょうか？
まとめ
さて、まとめます。
まず仕事を断るのは自分のためでもあり、相手のためでもある、ということ。
仕事を断ることで、余計な負担を強いられずに済みますし、相手も別の方法を検討することができます。
変に期待させるよりも、できないものはできないと断ったほうが、お互いのためです。
そして角を立てずに仕事を断るポイントは次の4つ。
- 理由を明確に伝える
- 相手に配慮する
- 代替え案を出す
- 一言添える
仕事を断りたいけどうまく断れない方は、ぜひ参考にしてください。
