忙しい時間を空けてまで会議に参加したのに、何の意味もなかった。
だらだらと時間だけかかる会議に参加して、「これ、何の意味があるの？」と思っている方も多いはず。
ぼくも先日、開始5分前に議題が送られてくる会議に参加しましたが、本当に時間の無駄でした。
中身のある会議を行うには、最低限議題を事前に送付するべきです。
でないと、大勢の時間を無駄にすることになります。
ということで、この記事では会議の議題（アジェンダ）を、事前に送付する理由を説明します。
議題を事前に送付する理由
意義のある会議を行うには、最低限事前に議題を送付する必要があります。
逆に言えば、事前に議題のわからない会議は、開催するだけ無駄です。
準備をする時間できる
事前に議題を送る最大のメリットは、準備する時間が作れることです。
足りない知識を補える
準備する時間があれば、議題について足りない知識を補うことができます。
担当者に手順を確認したり、実績のある方に質問することもできるでしょう。
ぼくが今日参加した会議は、作業の問題点を洗い出し、改善しようというもの。
ですが議題が送られてきたのは、会議開始の3分前でした。
なので会議が始まってから、現在の作業手順を確認したり、だれがどの作業を行っているのか確認したりする人が多数出現。
結局現状確認だけで1時間以上の時間がとられてしまったのです。
事前に議題が送付されていれば、現状確認に時間を割く必要はありません。
つまり、会議当日までに足りない知識を補うことができるのです。
質問を用意できる
足りない知識を補うことができれば、問題を把握するための質問も用意できます。
用意できるというよりは、現状を把握したときに感じる矛盾や疑問を、質問として用意できるわけです。
質問が用意されていれば、会議はより内容に深いものになります。
考える時間ができる
議題を事前に送付することで得られる最大のメリットは、考える時間が取れることです。
会議直前…あるいは会議開始後に議題を提示されても、ほとんどの方は困ってしまいます。
そんな会議で意見や質問を求められても、話の出来る方はまずいないでしょう。
だから多くの会議は特定の人が話をするだけで、中身のないものになってしまうのです。
議題を事前に送付して参加者に考えてもらう。
たったこれだけのことで、会議が有意義で意味のあるものになるのです。
無駄な時間を省ける
そして議題を事前に送付することで、無駄な時間を省くことができます。
会議の内容によっては、電話一本…あるいは少し話しをするだけで解決することもあるのです。
というのも、先日ぼくが参加した会議はまさにこれでした。
電話でも対面でも何でもいいので、たった一言「この部分を重点的にやってくれ」と言ってくれれば、解決した話だったのです。
ですがこの結論に至るまで、現状把握で1時間、問題点の説明で1時間。
そして結果をまとめるのに30分の時間がかかりました。
本来なら10分もかからずに終わる内容…。
なのに事前に議題を送付しなかったことで、2時間半…いや、参加者全員で考えればとんでもない時間が無駄になったのです。
議題を事前に送付することは、無駄な時間を省くことにもつながります。
当日に議題がわかる会議は無駄
はっきり言いますが、当日に議題がわかる会議は無駄です。
そんな会議はやればやるほど時間を浪費していきます。
しかもほとんどの会議は、事前に議題のわからないものばかり。
おそらく担当者が「会議の日までに議題をまとめればいい」と勘違いしているからでしょう。
本来議題は会議の1週間以上前に連絡しておくもの。
当日に議題がわかる時点で、会議として成り立っていません。
つまり当日に議題がわかる会議は、やるだけ無駄なのです。
最後に
無駄な会議に参加していると、貴重な時間を浪費することになります。
そしてその無駄な時間は、参加者が増えるほど多くなっていくのです。
例えば無駄な時間が2時間あったとしたら…。
参加者が5人なら10時間。
10人なら20時間もの時間を無駄にしたことになります。
つまり、事前に議題のわからない会議は、ただ時間を垂れ流すだけでしかないのです。
なので会議を開催するときは、最低限事前に議題を連絡するようにしてください。
