意義のある会議を行うには、人選がすごく大切。
というのも、僕が先日参加した会議は人選がめちゃくちゃで、会議と呼べるものではなかったからです。
人選がめちゃくちゃだと、会議の中身もめちゃくちゃになります。
下手をすると自分の意見だけを主張する人が現れ、意見がまとまらなくなってしまうのです。
会議に必要ない人
では最初に、ぼくが思う会議に必要のない人をまとめます。
- 発言しない人
- 自分の意見だけを主張する人
- 議題に関係のない人
- 人の話を聞かない人
- 否定しかしない人
簡単に説明しますね。
発言しない人
会議で発言しない人は、いないのと同じこと。
「内容を把握してほしい」という意図があるかもしれませんが、把握するだけなら議事録を配布すれば済む話。
会議は議題について建設的な意見を交わし、方向性を決める集まりです。
発言をしない時点で、いる意味がありません。
自分の意見だけを主張する人
自分の意見だけを強固に主張し続ける人は、はっきり言って邪魔です。
周りの意見に耳を傾けず、自分の意見に固執されてしまうと、話が進まなくなります。
こういった人は、会議で意見交換するのはなぜか。
なぜ会議が行われるのかを、理解していないといえるでしょう。
意見があるだけましですが、進行の妨げになるようなら邪魔でしかありません。
議題に関係のない人
よく見かけるのが「議題に関係のない人」を呼ぶ会議。
上司だからとか、参加したいといわれたからとかいう理由で、議題に関係のない人を参加させないこと。
なぜなら関係のない人は、現状を理解するために「今それを聞く？」という質問を繰り返すからです。
そして結果として何も意見を出さず、質問するだけで終わります。
関係ない人ですから、呼ぶ理由がありませんよね。
人の話を聞かない人
人の話を最後まで聞かない人がいると、建設的な意見交換はできません。
また人の話を最後まで聞かない人は、自分の意見だけを主張したり、人の意見を否定したりする人が多いのも特徴。
こういった人がいると、建設的な意見交換ができず、会議の意味がなくなります。
否定する人
人の意見を否定する人も会議には必要ありません。
「否定するならほかの意見を出せばいい」と考える方もいますが、そもそも意見を否定すること自体が間違いです。
会議では様々な意見を出し合って相談し、将来に向けた意思決定をする場です。
そして意見を否定する行為は、意見を出すなと言っているのと同じ。
つまり会議自体を否定しているようなものなのです。
そんな意見を否定する人は、会議に必要ありません。
会議に必要な人
では会議に必要な人とは、どんな人なのでしょうか。
ぼくが思う会議に必要な人は「いないと困る人」です。
というか「いないと困る人」以外は、呼ぶ必要ないと考えています。
例えば会議の参加者を考えたとき、次の3つにグループ分けをします。
- いないと困る人
- いたほうがいい人
- いなくていい人
この時会議に呼ぶかどうか悩むのが、必要ないかもしれないけどいたほうがいいかな、という2番の人です。
はっきり言って2番の「いたほうがいい人」が、会議にいなくても困ることはありません。
いたほうがいい人を呼ばない理由
なぜいたほうがいい人を会議に呼ばないのか。
それは「いたほうがいい人」は会議の議題に関心が薄く、発言をほとんどしません。
また「いたほうがいい人」を集めだすと、会議の人数がどんどん多くなっていきます。
発言の薄い人が大勢集まった会議では、建設的な意見交換が望めなくなります。
なのでいたほうがいい人は会議に呼びません。
いたほうがいい人を集めても無駄
先日ぼくが参加した会議では、いたほうがいい人を片っ端から参加させていました。
結果として20人ほど参加する会議になったのですが…。
会議で発言したのは20人のうち4人だけ。
しかも内容は議事録を読めば把握できるものばかり。
結果として16人分の時間を無駄にしてしまったのです。
いないと困る人だけで十分
無駄に人数の多い会議を何度も経験していると、本当に必要な人だけで行ったほうが良いことに気が付きます。
本当に必要な人だけで会議を行えば、人数も時間も最低限で済みます。
また建設的な意見が出やすくなり、会議の場が有意義なものになりやすいのです。
会議に必要なのは「いないと困る人」だけ。
ほかの方を会議に呼ぶ必要は一切ありません。
まとめ
さてまとめます。
まず会議に必要のない人は…
- 発言しない人
- 自分の意見だけを主張する人
- 議題に関係のない人
- 人の話を聞かない人
- 否定しかしない人
…です。
これらの人は会議の邪魔になることが多いので、呼ぶ必要はありません。
そして会議に必要な人は「いないと困る人」だけです。
会議は人選を間違えるとグダグダになります。
それを避けるためにも、人選はすごく需要なポイントです。
