納期に間に合わない！
納期遅延は本来あってはならないことです。
というのも納期は「契約」と同じ。
一方的に破るのは、契約違反に当たります。
といっても、納期遅延は頻繁に起こるもの。
だからこそ納期調整を行う必要があるわけです。
納期調整は2種類あります。
- 納期を守るために仕入れ先に依頼する納期調整
- 取引先に納期が遅れることを連絡する納期調整
この記事では、納期調整メールのポイントと例文を紹介しています。
仕入れ先に送る納期調整メールのポイントと例文
まずは納期を守るために仕入れ先に依頼する、納期調整メールのポイントです。
仕入れ先に依頼する納期調整は1つ。
ズバリ！ 納期の前倒しです。
納期を前倒ししてもらえば、取引先の納期を守れるかもしれませんよね。
なのでまずやるべきなのは、仕入れ先への納期前倒し依頼です。
納期調整メールのポイント
納期の前倒しを依頼するときのポイントは次の５つ。
- 希望納期を伝える
- 納期前倒しの理由を伝える
- 検討をお願いする
- 必ず電話をする
- できれば会いに行く
簡単に説明しますね。
希望納期を伝える
まず前倒しした希望納期を伝えます。
これがないと仕入れ先も、前倒しの検討ができません。
納期前倒しの理由を伝える
当然前倒しを依頼する理由も伝えます。
何の理由もなく前倒しを依頼しても、断られるのが関の山です。
検討をお願いする
検討してほしいことも必ず書きましょう。
上から目線の態度だと、できる前倒しも「できない」と言われてしまいます。
こちらが一方的に依頼していることを忘れないでください。
必ず電話をする
メールだけで済ませるのは失礼です。
メールを送ったら、必ず電話でも依頼をしてください。
というのも、メールだけで依頼するよりも、前倒しを聞き入れてもらいやすくなるからです。
できれば会いに行く
できれば会いに行くとさらに効果的です。
メールの翌日に伺えば、前倒し以来の本気度が伝わります。
より前倒しを受け入れてもらいやすくなるでしょう。
納期調整メール例文
納期調整メールの例文です。
株式会社○○
▽▽様
いつも大変お世話になっております。
株式会社××の◇◇です。
制作をお願いしております下記製品で、納期の前倒しのご検討をお願いいたします。
品名：○○
品番：○○
数量：○○
納期：○○から1週間前倒し
客先のスケジュール変更により、全体的な納期前倒し依頼が来ております。
ご無理を申し上げますが、可能な限りご協力をお願いいたします。
後ほどお電話差し上げますので、ご相談させてください。
よろしくお願いいたします。
メールでは冒頭で結論を伝えましょう。
そして、どうしてその結論になったのか、理由を説明します。
だらだら書くのはNG。
簡潔にわかりやすく書いてください。
交渉のポイント
納期前倒し交渉のポイントは、相手が納得のいく落としどころを探ることです。
もし「無理だ」と言われても、簡単にあきらめないでください。
例えば……
- 納期を少しずつ変えてみる
- 数量を変えてみる
- 工程から落としどころを探る
……などです。
100個は無理でも10個ならできる。
明日は無理でも明後日ならできる、というのはよくある話。
断られてすぐにあきらめるのではなく、いろいろな方向から落としどころを探ってください。
お礼は電話か訪問
納期前倒しのお礼はメールではなく、電話が訪問で行うこと。
メールで「ありがとうございます」と伝えても、どこか軽い感じがします。
本当に感謝しているのなら、最低限電話をしましょう。
そしてあなたの言葉でお礼を伝えてください。
本来なら、直接訪問してお礼を言うべきです。
こちらの要望を受け入れていただいたのに、メールでお礼を済ませるのは失礼ですよ。
取引先に送る納期調整メールのポイントと例文
取引先に送る納期調整メールは、文面と内容に最大限気を付けないといけません。
というのも、取引先への納期調整メールは、間違いなく納期遅延の連絡になるからです。
つまり契約違反。
文面を間違えると、相手の怒りを買うことになるかもしれません。
納期調整メールのポイント
取引先に送る納期調整メールのポイントは次の5つ
- お詫びをする
- 納品日を伝える
- 遅延理由を伝える
簡単に説明します。
お詫びをする
こちらの都合で納期を変えてもらうわけですからお詫びは必須です。
とはいえお詫びばかりでは、かえって怒りを買ってしまいます。
適度にお詫びすることも大切です。
納品日を伝える
変更後の納品日を伝えます。
いつ納品するのかわからなければ、取引先も対処できません。
逆に言えば、変更後の納期がわからないのなら、連絡するべきではない、ということです。
遅延理由を伝える
納期の遅延理由も隠さずに伝えてください。
下手にうそをつくと、後々困ることになります。
どんなに恥ずかしい理由でも、隠さずに伝えることがチア説です。
納期調整メールの例文
納期調整メールの例文です。
株式会社○○
▽▽様
いつも大変お世話になっております。
株式会社××の◇◇です。
ご依頼いただいております○○の件でご連絡いたします。
大変申し訳ございません。
製品に不具合が発生いたしました。
恐れ入りますが、◇月◇日の納期を◇月◇日に延期させていただけませんでしょうか。
後ほどお電話差し上げますのでご相談させてください。
なお不具合の原因は現在調査中です。
わかり次第ご報告差し上げます。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。
納期調整メールのポイントは、余計なことは一切書かないです。
メールで終わりにしない
納期調整はメールで終わらせてはいけません。
というのも、メールは読んだ人によって、受ける印象が大きく変わるからです。
特に納期遅延の連絡は、書き方ひとつで大問題になる可能性があります。
その可能性をつぶすには、電話で説明するか、会って説明するしかありません。
なのでメールでは、納期が遅延する理由と対応可能な納品日。
そして詳細を説明するために電話する旨を書けば十分です。
あとはすぐに電話をするか出向くかして、詳細を説明しましょう。
交渉のポイント
納期遅延交渉のポイントは、相手をいかに説得するかです。
というのも普通の担当者は、納期遅延を受け入れません。
よほどスケジュールに余裕があるとか、もともと日程にさばを読んでいたら話は別です。
ですが普通の担当者はそんなことはしません。
たいていギリギリの日程でスケジュールを組んでいます。
だからこそ、納期遅延の交渉になかなか応じてくれないのです。
この担当者の壁を突破して納期遅延を受け入れてもらうのは、ひたすら時間をかけて説得するしかありません。
そのためにも……
- いわれた手段をすべて取る
- 何度でも連絡を入れる
……ことが大切。
要は本当に間に合わないとわかってもらうために、ひたすら説得しまくるという意味です。
お礼は電話か会って言う
納期遅延のお礼をメールで済ませてはいけません。
一方的に迷惑をかけているのに、メールを送っておしまいなんてありえない行為です。
最低でも電話をしましょう。
できれば時間を作ってもらい、会ってお礼を伝えてください。
それまでの一時しのぎでメールを使う分には構いません。
ただ個人的な意見ですが、お礼メールほどうざいものはありませんよ。
気持ちを伝えたいのであれば、最低限電話で伝えてください。
お礼メールの例文
お礼メールの例文です。
株式会社○○
▽▽様
いつも大変お世話になっております。
株式会社××の◇◇です。
この度は急なご依頼にも関わらず、快く納期を調整いただき誠にありがとうございます。
今後このようなことが起こらないよう、ご報告差し上げました対策をしっかりと行ってまいります。
ご変更いただきました〇月〇日の納期には、間違いなく納品いたします。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
今後ともどうぞ、よろしくお願いいたします。
最後に
納期調整のメールは、あくまでも一報を入れるためのツールです。
詳細や交渉は必ず電話が対面で行いましょう。
というもの、大切な依頼をメールで済まそうとするのは無理があるからです。
文章は読む人によって受ける印象が違います。
書き方ひとつで大問題に発展するのもよくある話です。
だからこそ、納期調整をメールだけで終わらせてはいけません。
必ず電話をする。
できればあって話をするようにしてください。
