「今まで使っていたシステムを新しいものに変更します。数回に分けて説明会を実施しますので都合のよい日に来てください。」そう案内をいただきましたので、今日ある企業のシステム説明会に行ってきました。
率直な感想は、説明会の資料をメールで送付してもらえれば参加する必要はなかったかな。です。
なぜ、参加する必要がなかったと思うのか
理由は簡単。パワーポイントに書かれている文字を読み上げるだけの説明会だからです。まるで電気製品の説明書を資料として配られ、その内容をただ読み上げているだけのような内容。
読み上げるだけであれば、資料をメールで配布していただければ、「各自で読み対応をお願いします。」で済むはずです。全国からサプライヤーを集めて説明するのであれば、それなりの理由と内容が必要ではないでしょうか。
私は会場まで3時間半の時間をかけて移動しました。説明会の時間を含めれば丸1日かかることになります。それだけの時間をかけているのに資料を読み上げるだけでは、何のために来たんだろうと考えてしまいます。
プレゼンでもありがちな読むだけの説明
システム説明会ですからある程度は仕方がないと考えていますが、希望としてはシステムを変更する理由、変更することによって得られるメリット、今後の展望など。資料では解らない熱い気持ちの部分を聞きたかったなと思っています。また、サプライヤー全員を集める必要があったのかどうか。なぜ招集をかけたのかの説明も欲しいと思いました。
同じようなことがプレゼンでもよく見られます。私もプレゼンは四苦八苦しながら行っていますので偉そうなことは言えませんが、少なくともパワーポイントに書かれている文字を読み上げるだけのプレゼンは、面白味がなく、何を伝えたいのかが解りにくいものだと思っています。
なぜ読み上げるプレゼンがだめなのか。理由は簡単です。説明する前に資料を読み終わってしまうから。今資料で読んだ内容をプレゼンで聞かせられても集中できるわけがありません。そんな内容なら、資料を配布して読んでくださいで十分です。
プレゼンの目的は、プレゼンを聞いた方に行動を起こしてもらうこと。資料を読むだけの説明で、「よし！やろう！」と思う方が一体どの程度いるのでしょうか。
説明会にかかっている費用も考えてほしい
これは完全な希望ですが、たとえば片道3時間以上かけて移動し、丸1日その説明会に費やしたとします。移動の電車、タクシー代だけでも2万円近くかかります。人件費を含めれば1人5～7万円くらいでしょうか？200人集めれば1000～1400万円の費用がかかっていることになります。
それだけの費用をかけてまで実施する必要があるのかどうか。もちろんこの金額は各サプライヤーが個々に負担しますので、目には見えません。ですが、1回の説明会を開くのにそれだけの金額がかかっていて、会場の準備などを含めればもっと高額な費用がかかっているということを認識したうえで、本当に必要なのか考える必要があると思います。
少なくとも、資料を読み上げるだけであれば、集める必要はないのではないでしょうか？会場の手配、資料の作成、参加日時の集計など、かなりの人手がかかっていることは容易に想像できます。はたしてそれだけの手間をかけてまで実施する必要があるのか。事前検討は必ず行うべきではないでしょうか。
すべての行動に費用が発生しているという考えかた
プレゼンも同じで、忙しい中集まっていただき説明する機会をもらっているという側面が必ずあります。そこには費用と言う考え方が必ず付いて回ります。
毎日の営業活動も同じです。誰かに会い、説明を聞いてもらうということは取引先の人の時間をもらっている、つまり、そこに費用が発生していることになります。
何でも金額で考えてしまうのは悪い癖かもしれませんが、仕事中にひとりひとりがとるどんな些細な行動にも、必ず費用が発生していると考える事は、決して悪いことではないと思っています。
余談ですが、1年間で稼ぎたいと思っている金額を稼ぐには、1時間当たりいくら稼げばよいのかを把握するのが近道だと言います。たとえば年収1000万円稼ぐには1時間いくら稼げばよいか計算してみると、足りない分を稼ぐには今、何をすべきかが明確になる。かもしれません。
