打ち合わせは事前準備がすべて! なんとなくは最悪だから!

打ち合わせは事前準備がすべて。
ここを怠ると、ものすごく無駄な時間を使うことになります。

下手をすると参加者に怒られることも!

なんでこんな話をするかというと、最近とても無駄な打ち合わせに参加したから。

その打ち合わせはこれといった目的もなく、だらだらと同じ議題について話をするだけのもの。
しかも打ち合わせの翌日に、すべてが白紙に戻る始末。

つまり!

打ち合わせした時間がすべて無駄になったわけです。

こんなふざけた結末を迎えないためにも、事前準備をしっかりすることが大切。

ということで、有意義な打ち合わせについて話していきますね。

スポンサーリンク

目的を明確にする

まず大切なのは、何のために打ち合わせを行うのか。
どういった問題を解決したいのか。

打ち合わせの目的を明確にすることです。

ここがはっきりしないと、打ち合わせをしても意味がありません。

つまり、何を決めたいのか、です。

目的がない打ち合わせは無駄

目的がない打ち合わせは無駄です。
目的がなければ、何を打ち合わせするのかわかりませんよね。

ついでに言うと、ふわっとした目的もNGです。

例えば、なぜ売り上げが伸びないのか、とかですね。

なぜ売り上げが伸びないのかなんて、理由は千差万別。
人によって違いますよね。

それを打ち合わせて、いったいどうするというのか…。

目的のない打ち合わせ。
ふわっとした目的の打ち合わせは、やるだけ時間の無駄です。

例えば、今月中にあと1000万円売るにはどうすればいいのか。

のように、明確な目的を決めましょう。

答えが決まっている打ち合わせも無駄

答えが決まっている打ち合わせも、やる必要がありません。
例えば、リーダーを決めるための打ち合わせ、とかですね。

きっとあの人がリーダーになる。
どうせあの人がリーダーになる。

そう思える打ち合わせと行い、思った通りの結果になった。

という打ち合わせに、意味があると思いますか?

答えが決まっているなら、メールか何かで周知すれば済むこと。

大切な時間を使ってまで、打ち合わせをする必要はありません。

目的は明確にするべし!

その打ち合わせで何を決めたいのか。
目的は明確にしないとダメ!

中途半端な打ち合わせは、開催するだけ時間の無駄です。

あと1千万円売るにはどうするのか。
利益を5%伸ばすには何をすればいいのか。

目的を明確にすれば、それにふさわしい意見をもらうことができます。

つまり!
打ち合わせは、目的がものすごく大切なんです。

ふわっとさせちゃだめですよ。

今月は売り上げが足りません、どうすればいいのか打ち合わせましょう。

こういった打ち合わせは論外です。

売り上げが800万円足りません。
あと2週間で800万円売り上げる、具体的な施策を打ち合わせましょう。

このくらいはっきりしたほうがいいんです。

目的は明確にしたほうが、よりよい意見を聞くことができます。

参加者を決める

打ち合わせの参加者は、厳選しないとダメです。

例えば、売り上げを達成する方法を打ち合わせるとします。
当然、営業は全員参加ですよね。

あとは、営業部の係長と部長にも、声をかけるべきかもしれません。

ただ、少し考えてみてください。

もし上司が、でかい声ですべてをまとめるタイプなら…。
声をかけないほうがいいんです。

なぜなら参加者が委縮して、意見が出なくなってしまうから。

あと800万円売る方法を考えましょう!
といったとき、うるさ型の部長が「気合が足りないんだ!」「お前らたるんでいるだろ!」

なんて言ったらどうなると思いますか?
みんな怖がって、何も言わなくなると思いませんか?

つまり、そういうことです。

必要以上に場を仕切る人。
いるだけで、ほかの人が意見を言いにくくなる人。

こういった人はいないほうがいい。

打ち合わせの参加者は、目的に応じて厳選することが大切です。

余計な人は呼ばない

これは声を大にして言いたい。
打ち合わせに必要のない人は呼ばないほうがいい!

というか、呼ぶな!

私の勤め先に、本当に無駄なことばか言う人がいるんです。
で、この人…

なぜか知らないけど、打ち合わせがあると参加するんですよね。

呼んではいないんですよ。
いないんですけど…、近くまで来て聞き耳を立て、いきなり「そうじゃないんだよ」とか言いながら参加してくるんです。

その結果。
まとまる話もまとまらなくなる。

こういう無駄な人がいると、打ち合わせが無駄に長くなり、そしてまとまらなくなります。

なので!
余計な人は呼ばないほうがいいんです。

資料を用意する

打合せに資料は必須!
たとえ急ぎの打ち合わせでも、必要最低限の資料は用意しましょう。

というかですね。
資料がないと、何について打ち合わせているのかわからなくなるんです。

売り上げについて打ち合わせるなら、売り上げに関する資料を。
客単価に関して打ち合わせるなら、それに対する資料を用意する。

これ、当たり前のことですからね。

打ち合わせなのに資料がない。

もし資料がなかったら…。
それはただの手抜き…ですよ。

どんな資料を用意するべきか

打合せだから! と、気合を入れる必要はありません。
必要最低限の内容が盛り込まれた資料があれば十分です。

気合を入れすぎて、10枚とか20枚とか資料を作っても、誰もみませんから。
というかですね。
打ち合わせの資料で3枚以上あったら引きます。

ぶっちゃけA4で1枚あれば十分。

必要最低限の内容を、A41枚にまとめて資料を作りましょう。

ちなみに、参加者の名前をすべて書く必要はありませんからね。
打ち合わせの場所とか、日時とかもいりません。

本当に必要なことをA4用紙1枚にまとめる。
それで充分です。

打ち合わせを仕切る

さて、最後に主催者の大切な仕事を言いますね。

それは、打ち合わせを仕切ること。
仕切る人がいないと、どんな打ち合わせも無駄な時間になります。

なぜなら、人は自分が思っていることを話すのが、大好きだから。
しかも、中身があるかどうかなんて関係ないからです。

ここを理解してください。

とにかく人は、しゃべりたい生き物なんです。

だから、仕切る人がいないとまとまらない。
声の大きい人に場が引きずられ、とんでもない打ち合わせになってしまいます。

余計なことをいう人を黙らせる。
必要な意見をくみ上げる。

そんな、仕切る役目があなたにあります。

ぶっちゃけ、ほかのどんなポイントよりも、仕切ることが大切だったりもするんです。

打ち合わせを開催するならちゃんと仕切る。
これがすごく大切です。

最後に

打ち合わせは目的が決まっていないと、無駄なものになりがちです。

特に適当に参加者を選ぶ。
必要のない人を読む
主催したのに仕切らない。

こういった打ち合わせは、カオスな場になりがち。

打ち合わせを開くなら、何について決めるのか目的を明確にすること。
そして、余計な人を呼ばないこと。

しっかりと仕切って、有意義な場になるよう努力することが大切。

中途半端な打ち合わせほど、無駄なものはありませんから。

タイトルとURLをコピーしました