「明日10時から、○○について打ち合わせをします」
そういわれたので参加した会議は、とにかくひどいものでした。
何のために集まったのかもよくわからず、会議がスタート。
そして、何のためなのか分からない話し合いが続く。
しかも、各々が思ったことを適当に話すものだから、まとまりもない。
なんでこう、無駄な会議や打ち合わせをやりたがるのか。
そんな風に思ったわけです。
無駄な会議には本当に出たくない。
参加するとしても、できるだけ短い時間で終わらせてほしい。
ほかにも仕事がありますし。
その会議だけに時間を使うわけにはいきませんから。
じゃぁ、どうやったら短い時間で、中身のある会議ができるのか。
月並みな言い方ですが、会議も段取りが大切。
つまり、事前準備がきちんとできていれば、短い時間でも中身のある会議ができるんです。
会議の事前準備とは
さっきも言いましたが、会議は事前準備が大切。
で、会議の準備で必要なのは次の4つです。
・目的を決める
・話し合うことを決める
・参加者を決める
・時間を決める
この4つが決まれば、会議は8割がたうまくいきます。
ひとつずつ説明しますね。
会議の目的を決める
まず、会議の目的を決めます。
ここでいう目的は、会議で何を決めたいのか、です。
目的がなければ会議を開いちゃいけません。
それこそ、無駄に時間を使うことになります。
会議で何を決めたいのか。
どんな問題を解決したいのか。
会議を開く前に目的を決めましょう。
話し合うことを決める
会議の目的が決まったら、次は話し合うことを決めます。
例えば、今月の売り上げを達成することが目的なら、そのために何を話し合うべきか決める、ということです。
営業のエリアとか、特売の話とか。
今抱えている案件の確認とか、今月の売り上げ見込みとか。
目的が決まれば話し合うことも決まりますよね。
それを会議の前に決めておきます。
話し合うことが決まっていないと、それぞれが勝手なことをしゃべりだすもの。
何について話し合うのか。
これを決めるのは、ものすごく大切です。
できるだけ項目も絞る
話し合うことを決めるときは、できるだけ項目を絞る…というか、減らすこと。
あれも話したい。
これも話したい。
なんて考えて、項目だけ増やしても無駄です。
本当に必要なことだけに絞り込む。
これが大切。
話し合う項目は、少なければ少ないほどいいと思ってください。
10も20もあったら、おかしいですよ。
参加者を決める
次に決めるのが、会議の参加者。
誰に参加してもらうのかって、めちゃくちゃ大切なんですよ。
ポイントは、できるだけ絞りこむこと。
つまり、人数が少なくなるように厳選することです。
なぜか。
会議は参加者が多いと、無駄に時間がかかるからです。
しかも、多ければ多いほど、話を聞かない人が増えます。
だからできるだけ人数を絞ること。
必要な人だけ参加すればいいんです。
そうだな。
理想は10人以内かな。
3人寄れば文殊の知恵
なんていうくらいですから、ぶっちゃけ3人いれば十分な気もしますけどね。
参加者はできるだけ絞りこむほうがいい。
これは、覚えておいてください。
うるさい奴は外す
これは個人的な意見です。
グダグダうるさいだけで、何の足しにもならないご意見番は呼ぶ必要ありません。
邪魔なだけです。
私の会社にもいるんですよね。
「本当は…」とか、「俺は…」とか、どうでもいいことをだらだら話したがる人が。
こういう人は、呼ばないほうがいい。
無駄に会議が長引くだけです。
ただちやほやされたいだけの、話したがりですから除外しましょう。
参加させると会議の時間が伸びるだけじゃなく、決まるものも決まらなくなりますよ。
時間を決める
会議は時間を決めて進めるのが鉄則。
できれば30分以内。
長くても1時間以内を目安にしてください。
これは、話し合うことをきちんと決めておけば、十分達成できる時間です。
時間をかけてだらだら話しても、何も決まりません。
サクッと決めてサクッと終らせる。
そのくらいの気持ちで十分です。
決まったことを確認する
さて、最後にやるのがこれ。
会議で決まったことを、全員で確認します。
これね。
やらないとだめです。
というのは、話を聞いてなかったり、聞いていたけどメモを取っていなかったりする人がいるからです。
なので、会議の最後に必ず決まったことを確認すること。
これ、忘れないでくださいね。
議事録はその日のうちに配布する
もう言っておきますね。
会議の議事録は、その日のうちに配布してください。
メールでも紙でも構いません。
大切なのは、その日のうちに配布すること。
時間がたてばたつほど、みんな忘れてしまうものです。
だからこそ、その日のうちに配布することが大切。
忘れる前に思い出させるんです。
ちょっと大変かもしれませんが、議事録の配布は早いほうがいい。
配布が遅れると会議のことを忘れる人が増えるだけ、ですから。
なんとなくやる会議は最悪
さて、会議のやり方を話したところで、最悪な会議について話しますね。
会議で最悪なこと。
それはね…。
なんとなく会議をやるいことです。
これ、迷惑極まりないうえに、いろいろな視点から見ても最悪ですよ・
人が動けばコストがかかる
まず覚えてほしいのは、人が動けばコストがかかる、ということ。
これもね、意識していない人多いんです。
仕事の時間は常にコストがかかっています。
電気代しかり、人件費しかり、家賃しかり。
つまり、誰かに何かをやらせれば、その分お金がかかるんですよ。
人にかかるコストって、見えませんよね。
特に同じ会社の人だと、コストなんて全く意識しないはずです。
でも、でもね。
本当は、人を動かすとコストがかかるんですよ。
会議に参加させても同じ。
そうだな。
具体的に言うと、平均して1人当たり1時間6千円のコストがかかります。
会社員ならね。
それに付随して、止めた仕事のコストもかかりますよね。
つまり、たった1人。
たった1人を会議に参加させただけで、何万円っていうコストがかかるんです。
だ・か・ら！
無駄な会議は開いちゃダメ。
人が動けばコストがかかる。
当たり前の話なんで、ぜひ覚えてください。
最後に
さて、まとめます。
まず会議は事前準備が大切だよ、って話。
仕事は段取り八分って言いますが、これは会議も同じです。
で、会議は次の4つを事前に決めることが大切。
・目的を決める
・話し合うことを決める
・参加者を決める
・時間を決める
そして会議が終わったら、決めた内容を全員で確認すること。
あと、覚えてほしいのが人が動けばコストがかかる、ということ。
誰かが1時間会議に参加すれば、1万円以上のコストがかかります。
これが部長とかだと、もっと高くなるんですよね。
つまり、タダじゃないんだよって話。
人を動かせばコスト（お金）がかかる。
これさ、サラリーマンが見落としがちな視点なんですよ。
でもね。
絶対に知っていたほうがいいんです。
人を動かせばコスト…つまりお金がかかる。
ここを意識すれば、無駄な会議をやってはいけないと思える…はず！
ということで、無駄な会議には出たくない！ でした。
