仕事を教わるときは、必ずメモをとる。
これ、わざわざ教えることじゃなくて、知っていて当たり前のことだと思っていました。
入社初日には、筆記用具とメモ帳、あるいはノートや手帳を持っていく。
これも当たり前だと思っていたんです。
でも、そうじゃないんですよね。
世の中には、言わないと何もしない人がいる。
例えば、入社初日に手ぶらで出社する。
メモを一切取らず、教えたことを何度も聞いてくる。
こういう人が少なからず存在します。
中には、メモを取るよう指示しても全然できない人も…。
メモって、仕事を円滑に進めるために、ものすごく大切なものなんです。
メモがあるだけで、教育の負担が半分になる、といっても過言ではないくらいに大切。
逆に言うと、メモを取らない人はそれだけで「やる気のないやつ」だと思われます。
そして、メモを取らなかったことで生まれる質問が多いと、「仕事のできないやつ」に昇格してしまうのです。
作業手順はメモだけで理解できる
メモが最大の力を発揮するのが、作業手順を覚えるとき。
作業って、順番が決まっているじゃないですか。
例えば発注処理をする場合は、次のような順番で進むはずです。
- 見積もりを取る
- 価格の確認、交渉をする
- 発注書を発行する
パソコンを使うときも、電源を入れてパスワードを入力し、ソフトを立ち上げて該当するメニューを選び…。
といった具合で作業をします。
でね。
この流れが変わることはないんです。
発注する商品が変わっても、必ず同じ流れで作業をします。
つまり、1度メモを取れば、2度聞く必要はないんです。
手順を何度も聞くのはアホ
手順を何度も聞くのは、はっきり言ってアホです。
仕事ができる、できない、のレベルじゃありません。
仕事をする体制になっていないといえます。
なぜなら、1度メモを取ればわかる話だから。
料理だってレシピがあれば作れますよね。
作業だって、手順をメモっておけばできるんです。
細かい部分の質問はあると思いますよ。
でもね。
1度教わった手順を何度も聞くとか、ありえないんです。
メモを取らずに何度も手順を聞く。
これ、教える側からすると、ものすごく腹が立つことなんですよ。
勝手に進めるのはもっとアホ
世の中には理解していないことを勝手に進めるアホが結構いるんです。
例えば、会計ソフトを使った帳票の出力。
これも、手順を1度メモすれば、問題なくできる話です。
でもメモを取らない。
で、勝手に項目を指定して出力。
当然、トンチンカンな帳票が出てきます。
ここまで来てやっと質問してくるわけですが…。
この質問のいい方も、自分は正しくやったのにソフトが変な動きをする、という聞き方をしてきます。
メモを取らないだけでも結構ダメな奴。
なのに、勝手に進めてよくわからない結果を残す。
そして、さも自分は正しいことをしたかのように言ってくる。
ここまでくると、ガチで嫌われますよ。
メモを取れば後で確認できる
メモの最大の利点は、後で確認できること。
作業手順なら、メモがそのまま手順書になることです。
だからメモを取る。
仕事を覚えるために。
間違ったことをやらないためにメモを取るんです。
教わりながらメモ帳に書くだけですよ？
大した手間じゃありませんよね？
メモを取れば後で確認できるんです。
だから、ちゃんとメモを取りましょう。
メモを取るとミスが減る
メモを取るとミスも減ります。
頭の中だけで考えるのと、紙に書いて確認するのとでは、確認の度合いが違うから。
特に人は、話を聞いているつもりで聞いていないもの。
例えば友達の話を聞いているときも、つい「この後何を話そう」とか、「この話知ってる！ しゃべりたい！」とか、考えちゃいますよね。
頭の中で別のことを考えると、途端に友達の話が聞こえなくなるんです。
聞いているつもりでも聞いていない、という状態になるんですよ。
これは、仕事の指示でも同じ。
ふと疑問に思ったこと。
やりかけの仕事のこと。
心配ごと。
こんなことを考えた瞬間から、仕事の指示が聞こえなくなります。
すると、大切な部分を聞き逃してしまうわけです。
メモを取ると話に集中できる
ところが、メモを取ると違います。
メモを取るだけで、話に集中できるんです。
なぜなら、メモを取るためには、話をきちんと聞く必要があるから。
当たり前の話です。
話を聞き逃したら、メモだって取れません。
話に集中しないと、メモは取れないんです。
だから話に集中できます。
というか、メモを取るために集中するしかないんです。
わからないことはその場で聞ける
メモを取れば、わからないことはその場で確認できます。
やるべきことがメモに書いてありますから、疑問点もすぐにわかります。
知らない作業があるかどうかも、メモを見ればわかりますよね？
つまり、メモを取るだけで、指示への理解度がものすごく高くなるんです。
結果、ミスが減る
メモを取るだけで、話に集中できます。
さらに、わからないことはその場で確認できます。
しかも、内容を確認しながら仕事を進められるのです。
結果としてミスも減ります。
メモを1枚とるだけで、ミスが減るんですよ。
これ、すごいことだと思いませんか？
まずメモをとれ、話はそれからだ！
ということで、メモを取りましょう。
仕事を教わるときは、話に集中するためにメモを取りましょう。
後で確認するためにメモを取るべきです。
そして、仕事の指示を受ける時も、必ずメモを取りましょう。
メモがあれば、あとから指示内容を確認できます。
取引先からの依頼もメモを取りましょう。
取引先だと、あとから確認することがものすごく困難になります。
ついでに言うと、信用を失います。
だからメモを取りましょう。
メモを取るなんて当たり前の話。
「しごと」の「し」の字の前にあるような内容。
学生アルバイトでも知っている内容です。
だから、仕事に来たのにメモ帳を持っていないなんて論外なんです。
まずメモを取れ！
話はそれからだ！
