分ければ分かる! 困ったら分解して考えよう

こんにちは、ぶのしです。

仕事が急に忙しくなり、8年続いた定時退社ができなくなりました。
残業も続いていて、ちょっと疲れ気味です。

なぜ、定時退社ができなくなったのか。

理由は簡単で、新人教育+既存の仕事+新しい仕事=残業 に、なっているから。
つまり、仕事量がめちゃくちゃ増えたんですね。

私は残業が大嫌いなので、一日でも早くこの状況を何とかしたいんです。

そんな時に役立つのが、分けて考えること。
分解思考っていうのかな?
これが、問題解決にめちゃくちゃ役に立つんです。

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分ければ分かる! 困ったら要素に分解して考えよう

さて、分解するとはどういうことか。

今の私は仕事が忙しくて残業が続いています。
それこそ目が回るほどの忙しさで、身も心もくたくたになっているんです。

あなたもそんな経験ありませんか?

あまりにも残業が多くて、できれば減らしたい! と思ったことがきっとあるはずです。

でね。
残業を減らしたいと思ったとき、どういった行動をとりますか?

仕事が忙しいとあきらめるのか。
人が足りないからだと会社を責めるのか。
あるいは、頑張って働いて残業を減らすのか。

ちなみに私は、残業が増えた原因を探します。
そのために、仕事を要素で分解していくんです。

仕事を分解するとどうなるのか

仕事を分解するとどうなるのか。

私の仕事を分解すると、こんな感じになります。

・新人教育 2時間
・工程管理 3時間
・発注書の確認 1時間
・問い合わせ対応 1時間
・メール作業 0.5時間
・外注の手配 1時間
・打合せ 1時間
・図面の確認 1時間

どうでしょう。
仕事を分解して内訳をみれば、何に時間を取られているのか一目瞭然ですよね。

残業が増えたのは忙しいからだ!

そう考えるよりも、対策を取りやすくなります。

さて、さらに時間を取られている仕事を分解していきます。

問題を見つけたらさらに分解する

今回は工程管理に3時間も取られています。
なので、工程管理を分解していきます。

・手配書の確認 0.5時間
・仮日程の作成 0.5時間
・現場の負荷確認 1時間
・仮日程の修正 0.5時間
・手配書への記入 0.5時間

分解した作業を見ると、似たようなことを何度もやっていることがわかります。

仮日程の作成を手配書で行えば、30分は短縮できそうですよね。
仮日程の修正と負荷確認を同時に行うことでも時間を削減できそうです。

とまぁこんな感じで、仕事を分解していけば問題点を見つけやすくなる。
問題点がわかれば対策も取りやすくなるわけです。

結果として、仕事の効率が上がっていきます。

ビジネスでも使える

分解思考はビジネスでも使えます。

例えば…そうだな。
利益を増やしたい! と思ったとき、何をしますか?

販売数を伸ばす、という人もいれば、単価を上げる、という人もいますよね。
あるいは仕入れ値を下げる、という人もいるかもしれません。

これも、利益を分解すればわかります。

利益=(売値―仕入れ値)×販売数―費用

利益を分解すると、単純に販売数を増やしても、費用が高ければ利益は増えない、ということがわかります。
仕入れ値を下げれば利益が増えることもわかりますよね。

ちなみに本来は、数字を入れて考えるんですよね。

100(利益)=(50(売値) – 30(仕入))×15(販売数) – 200(費用)

こんな感じです。
数字をいれることで、問題のありそうな場所を見つけやすくなります。

例えば上の式なら、費用がちょっと高すぎる気がしますよね。
なら、費用を下げられないか、さらに分解して考えることもできます。

こんな感じで、分解して考える方法は、仕事だけじゃなくビジネスでも使えるんです。
もちろん、普段の生活でも使えるんですよ。

大きく分けて細かくしていく

ということで、いろいろ便利な分解思考ですが、実際に使おうとすると意外と難しいんです。
なぜなら考え方にコツがあるから。

そのコツは、大きく分けてから細かくしていくこと、です。

例えば最初に紹介した仕事の分解。

普段の仕事をざっくりと分けてから、問題のありそうな仕事をさらに分解しましたよね。
これが、大きく分けてから細かくしていく、という意味です。

わかりやすくするために、数字で表しますね。

例えば20になる計算式を求める場合。

20 = 5 x 4
20 = 10 x 2
20 = 2 x 5 + 10

とまぁ、いろいろと思いつくはずです。
これが、大きく分ける、ということ。

もし20を最初から細かくすると、こんな感じになります。

20 = 1 +3 +2 + 2 + 1 + …

これだと細かすぎて、どこに手を付けていいのか分からなくなりますよね。

なので、最初はできるだけ大きく分ける。

20 = 2 x 5 + 10

で、問題のありそうな場所。
上の数式なら10をさらに細かくしていきます。

10 = 2 x 3 + 1 + 2 + 1

ここまでくれば、3に問題がありそうだって、なんとなく目星がつきますよね。

最初は大きく分ける。
そして徐々に細かくしてく。

これが、分解思考を上手に使うコツです。

大きく分けることでモレを防げる

大きく分けるのには、もうひとつ意味があります。
それは、考えモレを防ぐこと。

例えば、自分の仕事を分解する場合。
いきなり細かく分けると、何が何だか分かりにくくなります。

こんな感じで。

・手配書の確認 0.5時間
・仮日程の作成 0.5時間
・現場の負荷確認 1時間
・仮日程の修正 0.5時間
・手配書への記入 0.5時間
・新人への作業指示 0.5時間
・進捗状況の確認 0.3時間
・メール返信の作成 0.5時間
・発注先の確認 0.2時間
・発注書の印刷 0.1時間

もはや、何が何だかわかりませんよね。

いきなり細かく分けるとものすごく分かりにくい。
しかも細かすぎて、モレがあるのかどうかもわかりません。

だから、最初は大きく分ける。

発注書の確認、発注書の印刷、発注書の送付…じゃなくて、発注書理で分けるんです。

集客で悩んでいるなら、

認知→関心→検索→行動…

といった具合に、お客さんが集まるまでの行動でざっくり分けます。
(ちなみAISASで分けています)

ざっくり分ければ、全体を把握することができますよね。

しかも!

考えモレを防ぐ効果もあるんです。

最後に

ということで、分ければ分かる!
困ったら分解して考えよう、でした。

分解思考はいろいろなところで使える考え方。

例えばマッチ。
マッチって箱に入って売っていますよね。

なので、分解するとマッチと箱に分けることができる。

でも不思議なもので、マッチといわれると箱に意識が向かないんです。

ロウソクもそうですよね。
ふつうは箱に入って売っています。

だから、分解すればロウソクと箱になるんです。

え?
それが何の役に立つのかって?

要は、分解することで気が付きにくかったことにも気が付けるよ、ってことです。
つまり、分ければ分かるわけです。

すごく面白い考え方なので、ぜひ活用してみてください。

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