仕事が終わらないときの対処法

仕事が終わらない

自分の能力を超える量の仕事がある。
あるいはイレギュラー(ミスやクレームなど)が発生し、思ったように仕事が進められないなど、色々な理由から、仕事が終わらなくて困ることがあります。

仕事が終わらないとき、ほとんどの人は残業をしてでも終わらせようとしますよね。

任されたからには頑張りたい。
仕事ができない奴だと思われたくないなどの気持ちも、人を頼れない原因になっているようです。

ですが、頑張っても終わらない量の仕事を続けていると、肉体的にも精神的にもつらくなってしまうもの。

どこかで仕事量を調整しないと、あなたの体がもちません。

そこでこの記事では、毎月100時間以上の残業を10時間以下に減らした経験を元に、仕事が終わらない時の対処法を紹介しています。

大切なのは終わらない原因を明確にすること

仕事が終わらない時に大切なことは、仕事が終わらない原因を明確にすることです。

原因が明確になれば、対応を考えることができます。
上司やお客さんと相談して、終わる仕事量に調整することもできるでしょう。

ですが「仕事が終わらない」と悩んでいる方ほど、原因を把握していないことが多いようです。

ではどうやって仕事が終わらない原因を明確にすればいいのか、その方法を紹介します。

仕事以外に原因を持っていかない

仕事が終わらない原因を明確にするとき、やってはいけないことが、仕事以外に原因を持っていくことです。

例えば…

  • 人手不足
  • 作業量が多い
  • 作業スピードが遅い

…などですが、人手不足などは仕事が終わらない原因になりません。

なぜなら、「人手不足」「作業量」などを原因に上げても、対処のしようがないからです。

「人が少ないから終わりません!」と上司に言っても、いきなり人は増えませんし、上司としても「募集しているから」としか言えないのです。

仕事が終わらない原因は「時間」と「作業」で探す

仕事が終わらない原因を明確にするときは、「時間」と「作業」で考えます。

仕事に必要な作業を細分化する

まず仕事に必要な作業を細分化します。

市場調査、ゴールの設定、企画書の作成、会場の手配など、仕事を進めるための作業を一覧で書き出してください。

仕事に必要な作業時間を見積もる

次に仕事に必要な作業時間を見積もります。

正確な時間を出すことは不可能なので、経験からざっくりと時間を見積もってください。

仕事の「作業」「時間」「期限」を一覧にする

仕事の「作業」と「時間」を明確にしたら、「期限」を追加して一覧表にします。

一覧表は縦軸が「仕事」、横軸が「時間」です。
スケジュール表を作るイメージで、時間に作業を割り当ててください。

表にすると原因が明確になる

任されている仕事を一覧にすることで、仕事が終わらない原因が明確になります。

例えば…

  • 作業が重複している
  • 仕事の期限が短い
  • 会議などで時間が取られる

…などですね。

整理した内容を元に上司と相談

仕事が終わらない原因が明確になったところで、上司に対応を相談します。

相談は一覧表を元に進めてください。
そして、仕事が終わらない原因を無くすために、対処法を提案することが大切です。

例えば…

  • 期限を延ばせる仕事がないか
  • 重複する作業を誰かに回してもらえないか
  • 簡単な仕事はほかの人に任せてもらえないか

…などです。

仕事が終わらない原因が明確になれば、上司も対応を考えやすくなります。

また期限に仕事が間に合わなければ上司も困るため、何かしらの対応を取ってもらえるはずです。

仕事が終わらないのを自分の責任にしない

仕事が終わらない人を見ると、「仕事が終わらないのは自分の責任」だと、考えている方が多いようです。

任された仕事に責任を持つことは、すごく大切なことです。
ですが、仕事が終わらない時に責任を問われるのは、「会社」だということを忘れないでください。

つまり「期限までに仕事が終わらない」=「無責任な会社」だと考えられてしまうのです。

であれば、「終わらないのは自分の責任」だと考えて仕事を抱え込むのではなく、状況を上司に説明して、早めに対応を取るべきなのです。

常に上司と仕事の進行状況を共有する

上司の仕事はマネジメントをすること。

つまりチームや部署の状況を把握し、仕事を滞りなく進めて利益を出すことです。

上司がマネジメントを行うには、任されたチームの状況を把握しないといけません。

逆に言えば、上司に状況を把握してもらえば、仕事をスムーズに進めるために、助けてもらえるのです。

任された仕事をきちんと終わらせたいのであれば、常に上司と仕事の進行状況を共有しましょう。

「一人で終わらせないのは恥ずかしい」と思うかもしれません。

ですが上司としては、期日までに仕事が終わらない方が問題なのです。

だからこそ、上司と仕事の進行状況を常に共有するようにしてください。

上司と情報を共有することで、結果として仕事を進めやすくなり、結果も出しやすくなります。

最後に

仕事が終わらない時は、堂々と上司を頼ってください。

と言ってもただ「終わりません」と報告しても、上司としては困ってしまいます。

上司を頼るときは、何が原因でどうすれば終わるのか、「報告」と「提案」を同時に行うことが大切。

期限ぎりぎりになってから「終わらない…どうしよう…」と焦るよりも、早めに対応を取った方がスムーズに仕事が進みますよ。

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