在庫管理の基礎は業務の流れを整えること

在庫管理の基礎は業務の流れを整えること

在庫管理は入庫と出庫の流れを整理し、従業員全員が理解・徹底していないとできません。

と、新しい勤め先に通いだしてから、しみじみ感じています。

なぜなら新しい勤め先では、材料の手配や入荷時の検品方法、納品書の扱いが統一されていないからです。

そのため、在庫置き場を指定しても、どうしても「誤差」が生じてしまいます。

つまり在庫管理をきちんと行いたいのなら、在庫の流れをきれいに整理しないといけないのです。

発注業務が定型化されていないとミスが発生する

会社に材料や商品の在庫を持つには、まず発注しないといけません。

発注しなければ材料や商品は入荷しませんから、当たり前の話です。

言い方を変えれば、在庫管理は発注の段階から始まっていると、言えます。

ぼくが今まで経験した会社で、一番ひどかったケースは、発注依頼を口頭、あるいはメモ書きで済ませていることです。

口頭で発注を依頼すると、どこかで発注モレが発生します。

そして決まって、「言った」「聞いてない」という不毛な言い争いが起こるものです。

また、メモ書きで依頼する場合も、メモの紛失や書き忘れなどが起こりやすくなります。

つまり発注業務は定型化しないとミスが発生し、結果として在庫数がずれる原因になります。

発注業務を定型化するには

理想的な流れとしては、「発注依頼書」のような決まったフォームを作成し、統一された品名・品番で手配すること。

書類という形をとり、依頼者が押印するようにすれば、そこに責任が生じます。

責任が生じれば依頼ミスや発注モレなどは、かなり防げるのです。

発注でミスが発生すると、在庫に大きな影響を与えます。

いつ、何を、いくつ発注し、納期はいつなのか。

誰が見ても一目でわかるように管理することが必要です。

納品業務をおろそかにすると在庫がずれる

納品時の検品を、適当に行っている会社は意外と多いもの。

入荷した品物の数を数えずに受領印を押したり、入荷時の検査を行わずに在庫として置いてしまったり。

身に覚えのある方も、多いのではないでしょうか。

納品業務は、発注した品物が間違いなく入荷しているかを確認するためのもの。

検品や検査を行わずに在庫にしてしまうのは、「不良品でも数量不足でも、なんでも受け入れます」と公言していることと同じです。

不良品や数量不足で受け入れていれば、当然在庫が狂いますよね。

納品業務をきちんと行うには

納品業務をきちんと行うには、検品や検査を行う担当者を決めることです。

もちろん検品・検査方法はマニュアルとして定型業務化します。

また、納品物と納品書の置き場所を1か所に決め、あちらこちらで受け取らないようにすることも大切。

なぜなら受け取る場所が複数あると、対応する人も複数になってしまうからです。

納品場所は1か所に固定し、検品・検査の担当者を決める。

これだけで、納品業務の質が大きく変わるはずです。

在庫置き場を決めないと無駄な在庫ができる

入荷した後の在庫は、置くべき場所を決めておかないと管理できません。

なぜなら置き場の決まっていない在庫は、管理する人の気分でいろいろな場所に置かれてしまうからです。

例えば…

  • いつもおいている場所がいっぱいで置けない
  • 運びたいが通路がふさがっていて持っていけない
  • 忙しいから一時的に別の場所に置いた

…などの理由で、適当においてしまうのです。

適当に在庫を置かれると、実際の在庫数が把握できなくなります。

すると、本当は在庫があるのに、追加で発注してしまい、無駄な在庫が増えてしまうのです。

在庫置き場の考え方

在庫管理を行うのなら、置き場所は1か所に決めるべきです。

とはいえ1か所ならどこに置いてもいい、というわけではありません。

在庫置き場を決めるときは、作業の動線を考慮して、無駄な動きが起こらないようにします。

出庫管理を行わないと在庫が消える

在庫を使うときは、いつ・だれが・何個使ったのかを、管理する必要があります。

つまり出庫管理を行うのです。

出庫管理を行わないと、「お客さんに言われたから」「別の場所で使うから」などの理由で、知らないうちに在庫が減っていきます。

冗談のように聞こえるかもしれませんが、実際に「これもらってくよー」と言って、持って行ってしまう方もいるのです。

なので、在庫を管理するのなら、出庫管理は絶対に必要です。

簡単な出庫管理の方法

一番簡単な出庫管理は、在庫の前にノートを用意し、持ち出したら記入してもらうこと。

従業員のモラルにゆだねることになりますが、ノートがあるとないとでは雲泥の差が出ます。

少なくとも、出庫管理で最低限必要な情報(いつ・だれが・何個使ったのか)は、管理できるはずです。

管理者を決めないとなぁなぁになる

最後に一番大切なことは、在庫の管理者を決めること。

在庫の管理者は、不足してきたら購買に発注を依頼し、入荷したら決められた場所にしまう方のことです。

もちろん在庫の出庫管理も、在庫の管理者が行います。

ポイントは、現場の人に任せてしまうこと。

間接部門の方が在庫管理を行おうとしても、実態をつかむのが難しく、管理しきれないものです。

その点現場の人であれば、何に使うのか、どのくらいで発注すればよいのかを理解していますよね。

責任を持たせるという意味でも、現場の方に在庫管理を任せると、うまくいきやすいようです。

最後に

在庫管理は業務の流れを整えないとできません。

新しい勤め先では、発注と納品の業務がめちゃくちゃなので、今ある在庫が本当にあっているのかどうか、さっぱりわからなくなっています。

つまり「今ある在庫」を管理するには、「これから手配する在庫」と「今入ってきた在庫」、そして「これから使う在庫」を管理しないといけないということ。

そのためには、発注から納品、出庫までの業務フローを、統一しないといけないのです。

すごく当たり前の話なのですが、意外とできていない会社が多い。

そしてできていない会社ほど、エクセルファイルやシステムで何とかしようとするものです。

もし在庫管理で悩んでいるのなら、きちんとした業務の流れができているのかどうか、確認したほうが良いかもしれません。




おすすめコンテンツ

職場のカギの受け渡しをミスったり、検査を怠って大きな損失を出してしまったり…。

今はベテランとして働いている方でも、新人の頃はいろいろな失敗をしているものです。

そんな他人の仕事の失敗談を、不定期で更新中!

>>>仕事の失敗談