忙しすぎてチェックを起こったった結果。イベントで大失敗

忙しすぎてチェックを怠った結果

私はイベントの企画と運営の仕事を行っています。

お客様の要望に沿ってイベントを企画し、内容をプレゼンで発表した結果、イベントが採用されれば運営を任される、という仕事です。

当然ライバルもいますから、イベントの企画はかなり気合を入れて作ります。

当時の私は実績を順調に積み上げていき、イベント運営の責任者を任されていました。

それは冬の寒い時期に行った、ある複合施設のグランドオープンを飾るイベントでのことです。

このイベントを受注するために、1年以上前からイベントの企画を考え、何度もプレゼンを行ってきました。

ですが、取引先からなかなかOKをもらうことができずにいました。

やっとOKが出たときは、すでにイベントの直前。

そのため、イベントの準備をする時間が、予定通り取れなかったのです。

複合施設のグランドオープンを飾るイベントですから、開催日は決まっています。

なので、時間がないと泣き言をいうことはできません。

開催日に間に合わせるために、資材の発注やブースの設営、運営の段取りや手配などをハイスピードで行っていく必要がありました。

そんな忙しい準備を行っているときです。

上司から、イベントの準備と並行して、後輩の育成を行うように命じされたのです。

正直な話、グランドオープンまで日数がなかったので、後輩の育成を任されるのは嫌でした。

教える余裕もありませんし、下手をすれば足手まといになってしまうからです。

ですが、上司の強い要請だったこと、人手不足で残業時間が増えていたこともあり、後輩を受け入れることにしました。

後輩と一緒に作業を行ってみると、まじめに働いているように思えました。

なので、後輩の傍について教えるのではなく、作業指示を出しながら様々な作業を行ってもらうことにしたのです。

というよりは、私自身の仕事が忙しくて、後輩にかまっている余裕がなかったのが本音です。

報告だけしてもらえれば、問題は起きないだろうと考えていたのです。

ところが…。

後輩に作業指示を出すものの、完了の報告がなかなか上がってきません。

それどころか、周りの作業員たちが「あの後輩は仕事をしない」とまで言い出したのです。

しかも悪いことに、後輩が仕事をしていないことに気が付いたのは、グランドオープンの2週間前。

追い込みをかけ、みんなで忙しく働いているときです。

とてもじゃありませんが、後輩の勤務態度を正している余裕はありませんでした。

「とにかく作業を終わらせて、グランドオープンを成功させること」

このことしか頭になかったのです。

準備期間が短くきつい仕事が続きましたが、何とかグランドオープンに間に合わせることができました。

段取りもイベント直前まで取引先や従業員と入念な打ち合わせを行い、間違いがないことを確認。

くす玉や設備などの動作チェックは、手が回らなかったので後輩や従業員にチェック指示を出しました。

当日の進行マニュアルも完成し、作業モレもありません。

「絶対に成功する」

この時はそう確信していました。

ところが…。

イベント当時に問題が起こってしまったのです。

それはオープニングセレモニーが最高潮に達した時のこと。

主催者がオープニングのくす玉を割ろうと紐を引いたところ…なぜかくす玉が割れません!

「なかなか割れませんね」

という、困った司会者の言葉がスピーカーから響きます。

慌てた私は急いで二階に駆け上がり、無理やりくす玉をたたき割りました。

幸い二階はお客さんからは見えない位置だったため、「ちょっと割れにくいくす玉」で済みました。

が、取引先の方々はカンカンに怒っています。

オープニングのくす玉が割れなかったことで、「縁起が悪い」と思われてしまったのです。

じつはこのくす玉は、上司から預かった後輩が用意したものでした。

しかも一度も割れるかどうかを確認せずに、ただ設置しただけだったのです。

最終チェックも後輩が行っていたため、くす玉は設置から本番まで、一度もテストされていなかったのです。

一度も割れるかどうか確認していないくす玉では、割れなくて当然です。

適当な仕事をした後輩を思いきり怒りたい気分でしたが、最終チェックまで任せてしまった私にも責任があります。

「後輩は仕事をしない」と聞いていたのに…。

と、何度も後悔しましたが、いまさらどうにもなりません。

幸いなことに、イベント自体はものすごく好評でした。

くす玉が割れないハプニングはあったものの、イベントは好評だったことからプラスマイナスゼロで、お咎めなしになったのです。

くす玉が割れなかったことは、すべて私に責任があります。

後輩が設置したのであれば、別の人にチェックを指示することで防げたミスです。

「作業の確認は同じ人にやらせてはいけない」

これは、私の作業確認の原則になっています。




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