実地棚卸で抑えるべきポイント

実地棚卸で抑えるべきポイント

実地棚卸は在庫の数を数えるだけというとても単純な作業です。

ですが単純な作業だからこそミスが発生しやすくなります。

ぼくは転職の数だけ違う会社の棚卸を経験しています。

その中には、ありえない方法で棚卸を行う会社もありました。

ありえない方法で棚卸を行えば、決算の結果が信用できないものになり、最悪の場合は会社の信用を失うことになりかねません。

ということで、この記事では実地棚卸で抑えるべきポイントを紹介しています。

棚卸期間中は業務をすべて停止する

棚卸を行う期間は業務をすべて停止します。
なぜなら業務を行いながら棚卸を行うと、在庫が動いてしまい、正確な数を把握することができなくなるからです。

工場であれば生産を停止する。

商品の出荷は棚卸が終わってから行う。

荷受けは行わない。
どうしても行う必要がある場合は、荷受け後に棚卸除外品の札を貼っておく。

取引先には事前に棚卸の案内を送付し、棚卸期間中に出荷や荷受けがないようにすることも大切です。

預かり品や預け品を把握する

預かり品や預け品は棚卸の前に調べておきます。

預かり品には棚卸除外品の札を貼り、カウントしないようにしてください。

預け品は取引先に書面で棚卸を依頼し、在庫数を確認する必要があります。

遅くても棚卸の1週間前までには、「棚卸ご協力のお願い」などのタイトルで、預け品の棚卸を依頼してください。

カウントのルールを統一する

実地棚卸で一番大切なことが、カウント方法を統一することです。

カウント方法が統一されていないと、Aさんは数えているのにBさんは数えない、といった現象がおこります。

カウント方法が異なれば当然在庫もずれてしまうものです。

在庫管理が重さや長さであれば、カウントも重さや長さでのカウントになります。

個数で管理しているのであれば、使いかけをカウントするかどうかも決めないといけません。

カウントのルールは正確な棚卸を行う上で絶対に必要なこと。

手を抜かずに、商品群ごとにカウント方法を明確にしておきましょう。

在庫を整理する

実地棚卸をスムーズに行うには、事前の在庫整理が欠かせません。

なぜなら在庫が混在していると、戻す作業に時間がとられてしまうからです。

本来であれば棚卸だから整理するのではなく、常日頃から整理整頓を行っておきたいものです。

全員で行うという意識を持つ

棚卸は全員で行うものです。

自分の担当箇所が終わったら終わり、ではなく、手が空いたらほかの個所を手伝うようにしてください。

とはいえ言葉で言っても動かない人がいるのも事実。

なので、手が空いたら責任者に報告することをルール化し、責任者が手伝いの指示を出すようにすると、スムーズに作業が進みます。

仕掛は工程表で判断できるようにする

仕掛品は工程表と照らし合わせて確認します。

ぼくが依然務めていた会社では、工程表の出来が悪く、仕掛品の判断ができないケースがありました。

当然棚卸もめちゃくちゃで、ある時期には期末在庫がマイナスになることもあったほどです。

仕事がどこまで進んでいるのかを把握するためにも、工程表はきちんと作ることが大切。

これは棚卸のためではなく、日々の仕事を進めるためにも、重要なポイントです。

棚卸がおかしいと利益が分からなくなる

棚卸がおかしいと、利益を正確に把握できなくなります。

以前、「面倒だから棚卸除外品にする」と言い出すような上司と棚卸を行ったことがあります。

当然棚卸の結果がおかしくなり、後々役員会で問題になりました。

棚卸で在庫が増えると会社の利益が減り、支払う税金が少なくなります。

逆に在庫が減ると会社の利益が増え、支払う税金は多くなります。

極端な話をすれば、実際には赤字なのに棚卸の在庫が少なければ、帳簿上では利益が出てしまうこともあるのです。

つまり、棚卸はできるだけ正確に行わないと、思わぬ損害が発生してしまうのです。

最後に

棚卸で抑えるべきポイントを紹介しました。

実際に棚卸を管理している人からすれば、どれも基本中の基本という内容です。

ですが会社によっては、基本中の基本すらできないケースが多々あります。

基本を押さえなければ、正確な棚卸を行うことはできません。

この記事が棚卸で悩んでいる方の参考になれば幸いです。




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