仕事の効率を上げるメモの取り方

  • メモがうまく取れない
  • メモで仕事の効率を上げたい

こんな悩みに答えます。

仕事ではメモを取ることが当たり前。

上司からの作業指示や会議の議事録など、備忘録としてメモはとても重宝するアイテムです。

でもメモの魅力は備忘録だけではありません。

この記事では、メモを取るコツを紹介しています。

ぜひメモの取り方を覚えて仕事の効率をアップさせましょう!

メモの取り方初級編

メモの取り方初級編は、メモがうまく取れない方向け。

効率よくメモを取るための練習法を紹介します。

最初は話全てをメモする

メモがうまく取れない方は、相手の話を全てメモするつもりで書いてください。

「すべて書くのは思考停止と同じ」

という意見もありますが、メモには当てはまりません。

なぜならメモを取るには、

  1. 相手の話を聞く
  2. 話を理解する
  3. 文字として書き出す

というステップを踏まなければいけないからです。

しかも「聞く」「理解する」「書く」をほぼ同時に行わなければ、正確なメモは取れませんよ。

つまりメモを取るには、相当な慣れが必要な行為。

なので、メモがうまく取れないときは、相手の話を全てメモするつもりで、書くことが大切です。

日付は必ず書く

メモを取るときは、必ず日付を書きます。

理由は、メモを見返したときに、何時とったものか把握するため。

メモを取った日付がないと、いつメモしたものかがわからなくなります。

これでは内容は理解できても、緊急度などが分かりません。

なのでメモを何時とったのか把握するために、日付は必ず書くようにしましょう。

メモの取り方中級編

メモの取り方中級編は、メモを取ることに慣れてきた方向け。

より効率よくメモを取る方法を紹介します。

単語でメモを取る

メモを取ることに慣れてきたら、単語でメモを取ります。

単語でメモを取ることで接続詞を省くことができ、より効率的になります。

といっても「会議」とか「提出」とだけ書いても、意味が分からなくなるだけ。

後で見たときに意味が分かるように、「12日、AM10、第二会議室、営業戦略会議、資料前日配布」という書き方をします。

この書き方なら、「12日AM10時から第二会議室で営業会議がある。資料は前日に配布する。」と、読み取れますよね。

つまり単語でメモを取るとは、効率よくメモを取るためのテクニックです。

なので、メモを取ることに慣れてきたら、ぜひ単語でのメモにもチャレンジしてください。

複数の色を使う

メモを取るときに複数の色を使うようにします。

例えば中心になる内容は「黒」
日付や場所などは「赤」で書くなどです。

色を分けることでより内容を理解しやすくなります。

重要な単語を赤にする。
その時感じたことは緑で書く、など、いろいろ試してみてください。

メモの取り方上級編

メモの取り方中級編は、単語でメモが取れるようになった方向け。

メモをより実践的に使う方法を紹介します。

話を理解するためにメモを取る

備忘録としてではなく、話の骨格を見極めるためにメモを取ります。

なぜなら人の話は、いろいろな話題に飛び火しやすいもの。
話をしている本人でさえ、内容をまとめられずに話をしていることがほとんどです。

ですがメモを活用すれば、まとまりのない話から趣旨を見極め、より正確に把握することができます。

内容ごとにメモを分ける

まとまりのない話のメモを取るときのコツは、上の画像のように内容ごとに書く場所を変えること。

イメージはパソコンのフォルダです。

例えば議題が「売上について」の会議なら、「売上について」が親フォルダになります。
そして親フォルダの中に、「対策」「原因」などのサブフォルダを作っていきます。

さらに「対策」の中に、新規開拓・売上アップ・営業力強化などのフォルダが入ります。

こうしてフォルダのように分けてメモを取れば、今何の話題について話しているかが一目瞭然。

これが内容ごとにメモを書く場所を変える、ということです。

理解を深めやすくなる

パソコンのフォルダのようにメモを書けば、話の趣旨をより正確に把握できます。

すると全体像把握しやすくなり、理解も深まります。
また問題点にも気が付きやすくなるのです。

これはメモでロジックツリーを書いているようなもの。

ロジックツリーとは本質的な問題を絞り込むときや、解決策を考えるときに用いられるフレームワークのこと。

なので、パソコンのフォルダのようにメモを書けば、全体像が把握しやすくなり、本質的な問題に気が付きやすくなるのです。

メモの取り方番外編

メモの取り方番外編では、メモを使って考えを深める方法を紹介します。

やり方は簡単。

考えを深めたいこと(単語や出来事など)をノートの中心に書き、その周りに関連する言葉を書き込んでいくだけ。

例えば、資料作成の効率化について考える場合は、中心に「資料作成を効率化するには」と、書きます。

そしてその周りに効率化する方法を思いつく限り書いていくだけです。

「テンプレートを作っておく」「関連する資料をネット上に保管する」「常に使えそうな画像を集める」「エクセルで計算式を作っておく」などですね。

書いた内容でさらに深く考える

思いつく限りの方法を書き出したら、次は書いた内容の1つを中心に持っていき、さらに書き続けます。

「資料作成を効率化するには」であれば、書き出した「関連する資料をネット上に保管」を中心に持っていきます。

そして「クラウドを使って共有化する」「メモアプリで写真が保管できるものを探す」など、思いつく限り書いていきます。

これを繰り返すことで、自分でも驚くほど考えを深めることができます。

最後にまとめる

一通り考えを出し尽くしたら、使えそうな内容をピックアップしてノートにまとめます。

この方法は考えを深めることができるので、プレゼン資料や企画書を作成するときにも使えますよ。

メモ帳を使い分ける

一言でメモ帳といっても、種類がたくさんあります。

  • ポケットサイズのメモ帳
  • 裏紙を使ったメモ紙
  • 付箋
  • ノート
  • アプリ

これらのメモ帳を使い分けることで、より効率よくメモが取れるようになります。

ポケットサイズのメモ帳

ポケットサイズのメモ帳の良いところは、持ち運びができること。

ポケットに1冊入れておけば、いつでもどこでもメモを取ることができます。

作業指示をメモしたり、アイディアを書き留めておくのに便利です。

裏紙を使ったメモ紙

裏紙を使ったメモ紙の利点は、お金がかからないこと。

なので一時的に覚えておきたいことをメモするのに便利です。

例えば転記するときの覚書(伝票番号や漢字など)に使うなど。

紛失する確率が高いので、重要なメモには向きません。

付箋

付箋のメリットは貼れること。

ノートに貼ることで、付箋を使って内容をまとめることができます。
また伝言を伝えるときも、風邪で飛んでいきにくいので重宝します。

複数の色があるので、内容によって使い分けてもいいですよね。

ノート

ノートは保管しやすいので、会議の議事録やメモの清書に便利。

打合せなどではメモを取りながら内容をまとめることもできます。

少し大きいので携帯に向かいことがデメリット、

ですが、大きく使えるので、打合せや会議では欠かせないアイテムです。

スマホアプリ

スマホアプリは常に持ち運びができ、枚数を気にせずに書けることがメリット。

バックアップが取れるアプリなら、メモを長期間保存しておくことができます。

ただアプリによって使い勝手が大きく違うので、自分好みを探すのが少し大変かも。

またスマホに理解のない上司や同僚だと、遊んでいると勘違いされることもあります。

とは言え「画像保管」「手書き」など、いろいろな方法でメモが取れるアプリは、ものすごく便利です。

私はこのアプリを使っているので、良ければ参考にしてください。

Google Keep - メモとリスト

Google Keep – メモとリスト
開発元:Google LLC
無料
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最後に

メモを上手に取るには、ある程度の練習が必要です。

なので、最初は相手の話を全てメモする気持ちで書いてください。

続けていくうちに慣れてきて、要点だけメモが取れるようになります。

そこまで来たら単語でメモを取ったり、構造で分けたりすると、よりメモが上手になります。

メモがうまく取れれば仕事の効率は格段に上がるものです。

ぜひメモを活用して、仕事のできる人になってください。