仕事を断るちょっとしたコツ

自分のペースで仕事を進めるには、できない仕事を断ることも大切なこと。

ですがいざ断ろうと思っても、なかなか難しいものですよね。

嫌われたらどうしよう、断ったら迷惑かな…などと考えてしまい、なかなか断れない方も多いはず。

そこでこの記事では、仕事を断るちょっとしたコツを紹介。

悪い印象を与えずに断ることができますから、ぜひ参考にしてください。

仕事を断るのは相手のためでもある

まず知っておいてほしいのは、仕事を断るのは相手のためでもある、ということ。

なぜならきっぱりと断ることで、相手も次の手段を検討できるからです。

中途半端に検討すると余計嫌われる

例えば新しい仕事を頼みたいときに、相手が「少し考えます」とか「持ち帰って検討します」と言ったらどう思いますか?

きっと「やってくれるかもしれない」「検討する余地があるなら期待していいかな」と、相手に期待する気持ちが生まれますよね。

でも「検討した結果、本件はお断りいたします」と言われたら?

ぼくなら、「断るなら検討するとか言うな!」と多少でも憤りを感じます。

つまりできない仕事に「できるかもしれない」という含みを持たせると、余計嫌われてしまうのです。

無駄に引き受けると相手に迷惑がかかる

また、すでにキャパオーバーしているのに新しい仕事を引き受けると、期日までに間に合わない可能性があります。

もし期日までに仕事が終わらなければ、相手にも迷惑ですよね。

「間に合わないなら引き受けないでくれ」「最初にできないと言ってくれればいいのに」と、思う方もいるはずです。

相手のためを思って引き受けたのに、印象が悪くなる。
しかも相手に迷惑を掛けてしまうとなれば、本末転倒としか言えません。

つまり、仕事を断るのは自分のためだけではなく、相手のためでもある、ということです。

仕事を断るちょっとしたコツ

ということで、相手のためにもできない仕事はきっぱりと断りましょう。

ではどうやって断れば角が立たずにすむのか。

仕事を断るちょっとしたコツを紹介します。

できない理由を明確に伝える

まず大切なのは、その仕事ができない理由を明確に伝えることです。

ポイントは「明確に」伝えること。

例えば…

今AとBの仕事を抱えています。
期日まで時間がないことと、毎日残業もしているため、新しい仕事に手が回りません。

…といった具合に、

ただ「できません!」といえば角が立ちます。

なので、仕事を断るときは理由を明確に伝えてください。

相手に配慮する

「理由を明確に伝える」といっても、自分のことだけで断ると相手も気分が悪いもの。

なので、相手に配慮して断るようにしましょう。

例えば…

今AとBの仕事を抱えています。
期日まで時間がないことと、毎日残業もしているため、新しい仕事に手が回りません。
この状況で仕事を引き受けてしまえば、あなたに迷惑を掛けることになります。

…と、「あなたに迷惑を掛けたくない」という一言を添えます。

これだけでもだいぶ印象が変わるものです。

代替え案を出す

相手に配慮した言葉をつけても、「断られた!」という印象を持つ方は多いもの。

少しでも印象をよくするために、代替え案を出すことも大切です。

例えば…

  • 来週からでよければできます
  • ほかにできる人を探しましょうか?
  • 期日を伸ばしていただければできます。

…などですね。

ただ断るのではなく、代替え案を出すことでより印象が良くなります。

一言添えて断る

そして最も大切なことは、一言添えて断ること。

  • せっかく声をかけていただいたのに申し訳ございません
  • ご期待に沿えず申し訳ございません

自分が悪いわけではないのに「申し訳ございません」と言うのは抵抗があるかもしれません。
(というか、ぼくは言いたくありません…。)

ですが一言お詫びの言葉を添えるのは、良くも悪くも日本の文化です。

この一言があるかどうかで、印象が天と地ほど変わるのも事実。

なので、仕事を断るときは、一言添えるようにしてください。

まとめ

さて、まとめます。

まず仕事を断るのは自分のためでもあり、相手のためでもある、ということ。

仕事を断ることで、余計な負担を強いられずに済みますし、相手も別の方法を検討することができます。

変に期待させるよりも、できないものはできないと断ったほうが、お互いのためです。

そして角を立てずに仕事を断るポイントは次の4つ。

  • 理由を明確に伝える
  • 相手に配慮する
  • 代替え案を出す
  • 一言添える

この4つのポイントを押さえれば、角を立てずに仕事を断ることができます。