ビジネスメールメールの基本的な書き方

ビジネスメールの書き方は、いろいろなサイトで紹介されています。

なので、少し調べれば基本的な書き方は理解できるはず。

ところが…。

転職してから失礼なメールをいただく回数が増えています。

読み手のことを考えていないとか、やけに上から目線のメールが頻繁に届くのです。

あまり頻繁に失礼なメールが届くと、働くことが少しだけ疲れてしまいます。

ということで、ぼくが考えるビジネスメールの基本的な書き方を紹介します。

ビジネスメール基本の形

ビジネスメールには基本になる形があります。

  1. 宛名
  2. 挨拶
  3. 名乗り
  4. 要旨(目的・理由)
  5. 詳細
  6. 結び
  7. 署名

まず大切なのは、基本の形を守ることです。

ひとつずつ簡単に説明します

宛名

まず宛名を書きます。

書き方は次のようなイメージです。

  • 株式会社ことり商事
  • 営業本部長
  • 山田和夫様

最初に社名を書きます。

相手の会社名は(株)や(有)のように略しません。

また名前に「様」をつけるので、会社名に「御中」はつけません。

挨拶

つぎに挨拶をします。

すでに取引のある会社の方へのメールでは、「いつも大変お世話になっております。」が基本。

取引のない会社の方へのメールでは、「お世話になります。」が基本です。

社内メールの場合は「お疲れ様です。」と書きましょう。

名乗り

挨拶をしたら自分の名前を名乗ります。

基本は会社名と自分の名前を書きます。

  • 株式会社山猫産業の宮島です。

初めてメールを送る場合は、「株式会社山猫産業の宮島と申します」のように「~と申します」と書きます。

要旨(目的・理由)

自分の名前を名乗ったら、メールを送った目的・理由を書きます。

例えば「お見積もりをお願いします」「打合せの日程をご相談いたします」などです。

最初に要旨を書くことで、メールの目的が理解しやすくなります。

返信が欲しい場合は「ご返信をお願いいたします」といった一文を入れてください。

詳細

要旨を書いたらいよいよ本文です。

本文はまず「結論」
次に「詳細」を書きます。

詳細は6W1Hを抑えると書きやすくなります。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • Whom(誰に)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How to(どのように)
  • How many(どれだけ)
  • How much(いくらで)

また内容によっては箇条書きを使った方が、わかりやすくなることもあります。

例えば会議の案内や見積もり依頼などですね。

  • 品名:ABCフレーム
  • 材質:SUS304
  • 数量:100個
  • 希望納期:12月2日
  • 見積回答希望日:10月5日中

結び

結びには、詳細で伝えた内容が強調されるような言葉を使いましょう。

  • ご検討をよろしくお願いいたします。
  • 今後ともよろしくお願いいたします。

署名

最後に会社名や住所、電話番号を書いたプロフィールを署名として書きます。

ほとんどのメールソフトは署名を作っておく機能があるので、利用してください。

  • 会社名、部署名
  • 名前
  • 住所
  • 電話、FAX番号
  • メールアドレス
  • HPのURL

ビジネスメールのNG事項

さて、メールの基本的な書き方を覚えたところで、やってはいけないことを紹介します。

ビジネスメールの基本的なマナーになりますから、ぜひ覚えてください。

挨拶を省かない

メールに慣れてくると、挨拶を省く方が出てきます。
ですが、挨拶を省くのはNGです。

挨拶なしでいきなり本題が書いてあると、命令されているような印象を受けるもの。

社外メールであれば「お世話になります。」
社内メールなら「お疲れ様です」と、必ず一言添えてください。

名前は必ず名乗る

挨拶と同じように、名前を書かないのもNGです。
なぜなら名前がないと、誰からのメールかわからないから。

なかには文章の最後に書けばいいと思っている方もいますが、これもNGです。

例えばスマホでメールを読むと文章が縦長になりますよね。
つまり、最後までスクロールさせないと、誰からのメールかわからないのです。

相手を混乱させないためにも、挨拶の後にならず名乗るようにしましょう。

冗談を書かない

関係が親密になってくると、ビジネスメールなのに冗談を書く方がいます。

ですが、ビジネスメールで冗談を書くのはNGです。
とくに相手の身の回りにあるものや、体の特徴で冗談を書くのは最悪です。

なぜなら文章は、読む人によって受け取り方が違うから。

あなたが冗談で書いた文章も、相手が「馬鹿にされた」と感じたら、大変なことになりますよね。

とくにメールは重要なことが書かれていると、削除したくでもできません。

つまり腹立たしい冗談の書かれているメールを、何度も読んでしまうことになるのです。

メールを見るたびに怒りを思い出していたら…。

知らない場所で嫌われてしまう可能性さえあります。

なので、ビジネスメールで冗談を書かないようにしましょう。

結びに「以上」を使わない

メールの結びに「以上」を使うのは、あまりお勧めできません。

なぜなら「以上」で終わると、上から指示されているように感じるからです。

これは、結びに「以上」を書いたメールを、声を出して読めばわかること。

普段会話をするときに、「以上!」と言って話を終える人はいませんよね。

「以上です。よろしくお願いします」とか「以上になります。ご検討をお願いします」とか、何か言葉が続くはずです。

「以上」で話が終わるときは、相手に命令されたか、怒らせた時くらいじゃないでしょうか?

与える印象があまりよくないので、メールの結びに「以上」は使わないようにしましょう。

メールは送信する前に読み返す

最後に一番大切なことを書きます。

メールは送信する前に読み返すようにしてください。

できれば声を出して読むとベスト。
小声でも構いません。

声を出して読むことで、メールのニュアンスをつかみやすくなります。

読んだ相手がどう感じるかもイメージしやすくなりますし、何よりおかしな文章に気が付きやすくなるものです。

ビジネスメールだからと型にはまった文章をただ送るより、ずっと印象の良いメールが書けるようになりますよ。

最後に

ビジネスメールの基本的な形は次の通り。

  1. 宛名
  2. 挨拶
  3. 名乗り
  4. 要旨(目的・理由)
  5. 詳細
  6. 結び
  7. 署名

仕事のできる方は大体この形でメールを書いてきます。
例外はほとんどありません。

あとは次のメールのNG事項に注意して書けば、メールで失敗することはほとんどなくなるはず!

  • 挨拶を省かない
  • 名前は必ず名乗る
  • メールに冗談を書かない
  • 結びに「以上」を使わない

少しでも失礼なメールがなくなることを願っています。