会議の議題(アジェンダ)を事前に送付する理由

忙しい時間を空けてまで会議に参加したのに、何の意味もなかった。

だらだらと時間だけかかる会議に参加して、「これ、何の意味があるの?」と思っている方も多いはず。

ぼくも先日、開始5分前に議題が送られてくる会議に参加しましたが、本当に時間の無駄でした。

中身のある会議を行うには、最低限議題を事前に送付するべきです。

でないと、大勢の時間を無駄にすることになります。

ということで、この記事では会議の議題(アジェンダ)を、事前に送付する理由を説明します。

議題を事前に送付する理由

意義のある会議を行うには、最低限事前に議題を送付する必要があります。

逆に言えば、事前に議題のわからない会議は、開催するだけ無駄です。

準備をする時間できる

事前に議題を送る最大のメリットは、準備する時間が作れることです。

足りない知識を補える

準備する時間があれば、議題について足りない知識を補うことができます。

担当者に手順を確認したり、実績のある方に質問することもできるでしょう。

ぼくが今日参加した会議は、作業の問題点を洗い出し、改善しようというもの。
ですが議題が送られてきたのは、会議開始の3分前でした。

なので会議が始まってから、現在の作業手順を確認したり、だれがどの作業を行っているのか確認したりする人が多数出現。

結局現状確認だけで1時間以上の時間がとられてしまったのです。

事前に議題が送付されていれば、現状確認に時間を割く必要はありません。

つまり、会議当日までに足りない知識を補うことができるのです。

質問を用意できる

足りない知識を補うことができれば、問題を把握するための質問も用意できます。

用意できるというよりは、現状を把握したときに感じる矛盾や疑問を、質問として用意できるわけです。

質問が用意されていれば、会議はより内容に深いものになります。

考える時間ができる

議題を事前に送付することで得られる最大のメリットは、考える時間が取れることです。

会議直前…あるいは会議開始後に議題を提示されても、ほとんどの方は困ってしまいます。

そんな会議で意見や質問を求められても、話の出来る方はまずいないでしょう。

だから多くの会議は特定の人が話をするだけで、中身のないものになってしまうのです。

議題を事前に送付して参加者に考えてもらう。

たったこれだけのことで、会議が有意義で意味のあるものになるのです。

無駄な時間を省ける

そして議題を事前に送付することで、無駄な時間を省くことができます。

会議の内容によっては、電話一本…あるいは少し話しをするだけで解決することもあるのです。

というのも、先日ぼくが参加した会議はまさにこれでした。

電話でも対面でも何でもいいので、たった一言「この部分を重点的にやってくれ」と言ってくれれば、解決した話だったのです。

ですがこの結論に至るまで、現状把握で1時間、問題点の説明で1時間。
そして結果をまとめるのに30分の時間がかかりました。

本来なら10分もかからずに終わる内容…。

なのに事前に議題を送付しなかったことで、2時間半…いや、参加者全員で考えればとんでもない時間が無駄になったのです。

議題を事前に送付することは、無駄な時間を省くことにもつながります。

当日に議題がわかる会議は無駄

はっきり言いますが、当日に議題がわかる会議は無駄です。

そんな会議はやればやるほど時間を浪費していきます。

しかもほとんどの会議は、事前に議題のわからないものばかり。

おそらく担当者が「会議の日までに議題をまとめればいい」と勘違いしているからでしょう。

本来議題は会議の1週間以上前に連絡しておくもの。

当日に議題がわかる時点で、会議として成り立っていません。

つまり当日に議題がわかる会議は、やるだけ無駄なのです。

最後に

無駄な会議に参加していると、貴重な時間を浪費することになります。

そしてその無駄な時間は、参加者が増えるほど多くなっていくのです。

例えば無駄な時間が2時間あったとしたら…。

参加者が5人なら10時間。
10人なら20時間もの時間を無駄にしたことになります。

つまり、事前に議題のわからない会議は、ただ時間を垂れ流すだけでしかないのです。

なので会議を開催するときは、最低限事前に議題を連絡するようにしてください。