会議は人選が重要!必要な人と必要ない人の基準

会議は人選が大切

意義のある会議を行うには、人選がすごく大切。

というのも、僕が先日参加した会議は人選がめちゃくちゃで、会議と呼べるものではなかったからです。

人選がめちゃくちゃだと、会議の中身もめちゃくちゃになります。

下手をすると自分の意見だけを主張する人が現れ、意見がまとまらなくなってしまうのです。

会議に必要ない人

では最初に、ぼくが思う会議に必要のない人をまとめます。

  • 発言しない人
  • 自分の意見だけを主張する人
  • 議題に関係のない人
  • 人の話を聞かない人
  • 否定しかしない人

簡単に説明しますね。

発言しない人

会議で発言しない人は、いないのと同じこと。

「内容を把握してほしい」という意図があるかもしれませんが、把握するだけなら議事録を配布すれば済む話。

会議は議題について建設的な意見を交わし、方向性を決める集まりです。

発言をしない時点で、いる意味がありません。

自分の意見だけを主張する人

自分の意見だけを強固に主張し続ける人は、はっきり言って邪魔です。

周りの意見に耳を傾けず、自分の意見に固執されてしまうと、話が進まなくなります。

こういった人は、会議で意見交換するのはなぜか。
なぜ会議が行われるのかを、理解していないといえるでしょう。

意見があるだけましですが、進行の妨げになるようなら邪魔でしかありません。

議題に関係のない人

よく見かけるのが「議題に関係のない人」を呼ぶ会議。

上司だからとか、参加したいといわれたからとかいう理由で、議題に関係のない人を参加させないこと。

なぜなら関係のない人は、現状を理解するために「今それを聞く?」という質問を繰り返すからです。

そして結果として何も意見を出さず、質問するだけで終わります。

関係ない人ですから、呼ぶ理由がありませんよね。

人の話を聞かない人

人の話を最後まで聞かない人がいると、建設的な意見交換はできません。

また人の話を最後まで聞かない人は、自分の意見だけを主張したり、人の意見を否定したりする人が多いのも特徴。

こういった人がいると、建設的な意見交換ができず、会議の意味がなくなります。

否定する人

人の意見を否定する人も会議には必要ありません。

「否定するならほかの意見を出せばいい」と考える方もいますが、そもそも意見を否定すること自体が間違いです。

会議では様々な意見を出し合って相談し、将来に向けた意思決定をする場です。

そして意見を否定する行為は、意見を出すなと言っているのと同じ。
つまり会議自体を否定しているようなものなのです。

そんな意見を否定する人は、会議に必要ありません。

会議に必要な人

では会議に必要な人とは、どんな人なのでしょうか。

ぼくが思う会議に必要な人は「いないと困る人」です。
というか「いないと困る人」以外は、呼ぶ必要ないと考えています。

例えば会議の参加者を考えたとき、次の3つにグループ分けをします。

  1. いないと困る人
  2. いたほうがいい人
  3. いなくていい人

この時会議に呼ぶかどうか悩むのが、必要ないかもしれないけどいたほうがいいかな、という2番の人です。

はっきり言って2番の「いたほうがいい人」が、会議にいなくても困ることはありません。

いたほうがいい人を呼ばない理由

なぜいたほうがいい人を会議に呼ばないのか。

それは「いたほうがいい人」は会議の議題に関心が薄く、発言をほとんどしません。

また「いたほうがいい人」を集めだすと、会議の人数がどんどん多くなっていきます。

発言の薄い人が大勢集まった会議では、建設的な意見交換が望めなくなります。

なのでいたほうがいい人は会議に呼びません。

いたほうがいい人を集めても無駄

先日ぼくが参加した会議では、いたほうがいい人を片っ端から参加させていました。

結果として20人ほど参加する会議になったのですが…。

会議で発言したのは20人のうち4人だけ。
しかも内容は議事録を読めば把握できるものばかり。

結果として16人分の時間を無駄にしてしまったのです。

いないと困る人だけで十分

無駄に人数の多い会議を何度も経験していると、本当に必要な人だけで行ったほうが良いことに気が付きます。

本当に必要な人だけで会議を行えば、人数も時間も最低限で済みます。

また建設的な意見が出やすくなり、会議の場が有意義なものになりやすいのです。

会議に必要なのは「いないと困る人」だけ。

ほかの方を会議に呼ぶ必要は一切ありません。

まとめ

さてまとめます。

まず会議に必要のない人は…

  • 発言しない人
  • 自分の意見だけを主張する人
  • 議題に関係のない人
  • 人の話を聞かない人
  • 否定しかしない人

…です。

これらの人は会議の邪魔になることが多いので、呼ぶ必要はありません。

そして会議に必要な人は「いないと困る人」だけです。

会議は人選を間違えるとグダグダになります。

それを避けるためにも、人選はすごく需要なポイントです。