メモを取るのに仕事ができない人への対処法

メモを取ることだけに集中してしまい、肝心の仕事がおろそかになってしまう。

そんな方と一緒に働いていると、イライラしてきますよね。

ぼくも昔メモを取っても仕事ができない、段取りをつけておいても仕事をやらない人と、一緒に働いたことがあります。

当時は本当にイライラして、一緒に働くことが心の底から嫌でした。

ですがどんなにイライラしても、相手の性格や行動を変えることはできません。

怒りを相手にぶつけても、感情のままに相手を注意しても、仕事ができるようにはならないのです。

よく聞いてください。
重要なのは自分の考えを変えること。

相手に期待することをやめて、期待通りに動くように働きかけることです。

できない・覚えないを前提に考える

おそらく気が付いているはずです。
メモを取るのに仕事ができない人に期待しても、あなたが疲れるだけだということに。

なので、まずは考えを改めましょう。

その人は仕事を覚えるためにメモを取っているんじゃない、メモを取ることが仕事だと思っているんだと。

だから仕事ができなくて当たり前、仕事を覚えていなくて当たり前。

メモを見て自分で考え行動できる人だと、思ってはいけないのです。

進捗状況を確認する

メモを取るのに仕事ができない人に仕事をさせるには、逐一進捗を確認することが大切。

実際ぼくは、作業と時間の指示を同時に出し、逐一進捗を確認していました。

指示だけで終わらせると自分が苦労する

一番の問題は、指示だけで終わらせると自分が苦労することです。

何しろメモを取るだけで仕事ができないわけですから、細かく確認を入れないとすべて自分に跳ね返ってきます。

仕事が自分に戻ってくることを防ぐには、進捗を細かく確認するしかない。

そして進みが遅い場合は、都度対策を取っていくしかないのです。

進捗を確認すればフォローは最小限で済む

また進捗を確認すれば、フォローも最小限で済みます。

あまりにも仕事の進みが遅いときは、人手を増やすこともできるでしょう。

また時間内に終わらないことが分かれば、早めに残業の指示と申請ができます。

そして目に余るほど仕事が遅ければ、状況を上司に相談しやすくなるのです。

つまり進捗状況を細かく確認することは、仕事を時間内に終わらせるだけではなく、自分の身を守る防衛手段にもなるわけです。

作業内容の確認にメモを使わせる

といっても、あまり常に目を光らせているのも大変ですよね。

なので最低限の教育として、作業内容の確認にメモを使うように指示しておきましょう。

つまり…

  • わからなくなったらメモを見る
  • それでもわからなければすぐに聞く

…ことを徹底させるのです。

この程度のこともできないのであれば、従業員として完全に失格です。

上司や会社に状況を報告すれば、雇い続ける必要はないと判断されるでしょう。

上司に相談する

さて、メモを取るのに仕事ができない人を相手にするときは、上司を巻き込むことが大切なポイント。

常にどんな仕事ぶりでどんな問題があるのか、上司に報告・相談してください。

もちろん報告や相談が愚痴になってはいけません。

あくまでも期待する仕事に対してどんな仕事ぶりなのか、今後どうすればいいのかを相談するのです。

一人で背負込むと気が重くなる

上司に報告・相談するのは、ストレスを減らすためでもあります。

なぜならメモを取るのに仕事をしない人を相手にしていると、ものすごくストレスを感じるからです。

それこそぶん殴りたくなるほど、頭にくることもあるでしょう。
いや、ぼく自身本気で殴ってやろうかと思たことが、何度もありました。

だからこそ、上司に報告・相談することが大切。

上司が状況を理解していると、自分自身の負担が減り、ストレスを減らすことができます。

上司を巻き込むことで判断をゆだねられる

さらに上司を巻き込むことで、いざという時の判断をゆだねることができます。

つまり、このまま働いてもらうのか、ほかの部署に異動させるのか、それとも辞めてもらうのかの判断です。

人事にかかわる判断をするには、普段の仕事ぶりを把握していなければいけません。

突然報告をされても、翌日に対策を取ることは不可能なのです。

だからこそ、上司を巻き込んでおくことが大切。

常に報告と相談を受けていれば状況を理解していますから、上司としても判断をしやすくなりますよね。

最後に

今回は以上です。

ぼくがメモを取るのに仕事ができない人と働いたときは本当に最悪でした。

当時は何とか仕事を回すために、様々な対策を取ったものです。

最後には1日にやるべき作業の手順を書いた紙を渡し、必要な道具などを全て一か所にまとめ、仕事が遅くても終わるように段取りをつけるところまでやりました。

そこまでやっても指示を出しても、まるでつまみ食いのように少しずつ手を付けるだけで、一向に仕事が進まない。

そんな状況に散々頭を悩ませたことを覚えています。

なので、自分のストレスを減らすために上司を巻き込むことは、すごく大切なポイントです。

上司が関わってくれるだけで、自分では取ることができない対策も打てるようになりますから。