集中して張りつめていた糸が切れたようなあの無気力感。
こんな時は少しでも早く仕事を終わらせて家に帰りたい。そして、好きなことに没頭したいですよね。
この記事では仕事を早く終わらせるコツを紹介します
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タスク管理はメールを使う
メールは記録を残す意味合いでも、とても便利なツールです。
まず仕事の依頼を受けたら、勘違いを無くすために、内容をメールに記載し送信します。
そして受信フォルダへ移動。
もちろんお客様から受信したメールも、処理が終わるまで受信フォルダに入れておきます。
あとは処理が終わったメールから、自社名や取引先ごとに分けた受信ボックスへ移動させるだけ。
こうすることで、受信フォルダを見ればどんな仕事が残っているのか一目でわかります。
処理が終わっていない仕事が何なのか、受信ボックスに残っているメールの量で把握できますし、付箋やToDoリストに転記する必要がなくなるのが利点ですね。
すぐにやる
仕事は「指示されたとき」「依頼があったとき」に、すぐに取りかかることが大切です。
「あとでやろう」「まだ期日まで時間がある」
などと考えてしまうと、仕事が溜まる原因にもなります。
量が増えてしまうと焦りますよね。
すつと思うように仕事が進まなくなり、さらに仕事が増えていきます。
悪循環にハマるきっかけにもなりますから、「すぐやる」ことが大切です。
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時間を決める
1つの仕事にかける時間を決めておきましょう。
10分なら10分。2時間なら2時間と、決めた時間内に終わらせることが大切。
時間を決めずに仕事をしていると、つい無駄話をしたり関係のない仕事に手を付けたりしてしまいます。
最初からきっちりと決めることは難しいですが、数をこなせば高い精度で管理できるようになります。
二度手間を防ぐ
仕事を指示されたとき、分からないことや曖昧なことはその場で確認し、ゴールも確認しておきます。
共通の認識とするために、指示を受けた内容と期日はメールで返信しておきましょう。
こうすることで、認識違いや勘違いを防ぐことができ、二度手間を減らすことができます。
すぐ聞く
仕事を進める中で分からないことが出てきたら、一人で考えずに、すぐに確認することも大切。
自分で考えることも大切ですが、考えてばかりいては仕事が進まなくなります。
指示を出した人や優秀な社員に確認して、効率よく仕事を進めましょう。
人の手を借りる
言い方を変えると「仕事を人にふる」です。
1人で仕事を抱え込むとどうしても終わらなくなることがあります。簡単な事務処理や誰でも出来る雑務は手の空いている人に任せましょう。
また、自分が得意でないことも誰かに手伝ってもらうことで早く進むようになります。
管理職でなくても適材適所を意識して、人の手を借りることは大切なことです。
休むときは休む！
働きっぱなしだと疲れます。
たまに休憩時間を潰してまで働いている人がいますが、休まずに働いても仕事が早く終わることはありません。
昼休憩や10分休憩など、休めるときは必ず休む！これが意外と効きます。
お昼に10分ほど寝るとさらに効果的。
仕事を早く終わらせるにはやる時はやる、休むときは休む。このメリハリが大切です。
関連記事：昼休みにたった10分の昼寝をするだけで、午後の仕事に集中できる
1つの仕事に集中する
１つの仕事に集中し、余計な情報が入ってこないようにしています。
例えば案件Aを行っているときに、案件Bの話をされると、案件Aに向かっていた集中力が途切れてしまいますよね。
そして案件Aに戻ったとき、もとの集中力まで高めるのにかなり時間がかかります。
なぜなら、関心が違う方向に向いてしまうからです。
案件Aを行っているときは、案件Aだけ集中したほうが、間違いなく早く終わります。
今取り組んでいる仕事に集中しているときは、たとえお客さんからの電話でも後でかけ直すようにして、集中力を切らさないようにしましょう。
関連記事：「仕事に集中できない」時に集中力を上げる方法を7つ紹介
まとめ
仕事を早く終わらせるコツは次の８つ。
- メールでタスク管理する
- すぐにやる
- 時間を決める
- 二度手間を防ぐ
- すぐ聞く
- 人の手を借りる
- 休むときは休む
- 1つの仕事に集中する
聞いてみると当たり前のことですが、実践するとなると意外と難しいはず。
まずはできることから1つずつでも試してみてください。
